Zagraniczne podróże służbowe są bardzo powszechne, podróżują zarówno pracownicy, jak i właściciele firm. Pomimo to, jak przychodzi do księgowania dokumentów otrzymanych z takiej podróży, to często księgowi lub przedsiębiorcy mają dylemat jak je ująć. Dlatego też w dzisiejszej publikacji poruszamy temat rozliczania w PIT i VAT biletów kolejowych i autobusowych za przejazdy z Polski i z powrotem.
Kiedy bilet jest fakturą?
Jak się okazuje nie zawsze musimy posiadać fakturę, żeby móc z niej odliczyć podatek VAT. Tak właśnie jest w przypadku biletów kolejowych czy autobusowych, wynika to wprost z Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Można w nim przeczytać, że bilet jednorazowy za przejazd na dowolną odległość tymi środkami komunikacji jest uznawany za fakturę pod pewnymi warunkami.
Uznanie biletu za fakturę jest możliwe o ile posiada:
- Numer i datę wystawienia
- Imię, nazwisko, nazwę wystawcy i NIP wystawcy biletu
- Opis rodzaju usługi
- Kwotę podatku
- Kwotę należności ogółem
Otrzymanie takiego biletu przez przedsiębiorcę upoważnia czynnego podatnika VAT do odliczenia podatku VAT, o ile na nim wystąpi. Tak jest w przypadku, kiedy bilet jest wystawiany w Polsce przez polskiego przewoźnika, sprawy się nieco komplikują, kiedy wychodzimy poza granice kraju, ale o tym będzie więcej w dalszej części.
Opodatkowanie usług transportu pasażerów w VAT
Zaczniemy od miejsca świadczenia usługi transportowej, po tę informację zajrzymy do ustawy o podatku VAT, w której przeczytamy:
Miejscem świadczenia usług transportu pasażerów jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości
|
Oznacza to, że jeżeli transport odbywa się przez dwa lub większą ilość krajów, to podatek VAT jest płacony w każdym z nich, z uwzględnieniem przejechanych kilometrów. W takich przypadkach będą stosowane stawki VAT, jakie obowiązują w tych krajach
|
Miejsce opodatkowania w podatku VAT oznacza, że w tym miejscu trzeba będzie rozliczyć podatek VAT, dlatego tak ważne jest właściwe rozpoznanie miejsca świadczenia przy usługach transportu pasażerów.
Rozliczanie biletów kolejowych lub autobusowych za przejazdy transgraniczne w VAT
Pod pojęciem przejazdów transgranicznych mamy na myśli te, które przebiegają częściowo w Polsce a częściowo poza Polską. Zobaczmy więc jakie jest podejście praktyczne do tego tematu. Bilet kolejowy czy autobusowy można zakupić zarówno u polskiego, jak i zagranicznego przewoźnika. Ponadto coraz częściej widzimy, że wielu zagranicznych przedsiębiorców rejestruje się na potrzeby VAT w Polsce. Dlaczego o tym wspominamy, otóż będzie to ważne na gruncie rozliczeń w VAT. Poniżej przeanalizujemy kilka przypadków, w których opiszemy jak rozliczyć podatek VAT.
Przykład 1
Pani Karolina kupiła bilet kolejowy od polskiego przewoźnika na trasie Warszawa-Berlin. W takim przypadku trasa przebiega w części przez Polskę i Niemcy. Na otrzymanym bilecie znajdzie się kwota za przejazd w Polsce z naliczonym podatkiem VAT 8% i za przejazd w Niemczech z niemieckim podatkiem VAT. W tym przypadku prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego za przejazd w Polsce będzie przysługiwało na zasadach ogólnych, natomiast co do niemieckiego VAT, to obecnie organy podatkowe stoją na stanowisku, że nie można go odliczyć ani ująć w kosztach w PIT.
Temat rozliczania podatku VAT, który znajduje się na zagranicznych dokumentach został szczegółowo opracowany w
podlinkowanej publikacji.
Przykład 2
Pani Olga zakupiła bilet autobusowy od przewoźnika zagranicznego, który jest zarejestrowany do VAT w Polsce a więc posiada polski numer NIP. Bilet obejmuje przejazd na trasie Wrocław-Paryż. W tym przypadku trasa będzie przebiegała przez Polskę, Niemcy i Francję a to oznacza, że VAT będzie naliczony w każdym z tych krajów. Jeżeli chodzi o polski VAT, to pani Olga odliczy go na zasadach ogólnych, natomiast w przypadku VAT niemieckiego i francuskiego nie będzie miała takiego prawa.
Przykład 3
Pan Filip udaje się w podróż do Włoch przez Czechy i Austrię. Bilet autobusowy zakupił u zagranicznego przewoźnika, który nie jest zarejestrowany do VAT w Polsce. W tym przypadku na wystawionym bilecie odcinek przebiegający przez Polskę nie wystąpi podatek VAT – będzie to import usług, który podlega pod procedurę odwrotnego obciążenia w VAT. W tym przypadku pan Filip wykaże import usług w polskim JPK_V7 w części przejazdu przez Polskę, natomiast unijny VAT nie będzie mógł być odliczony ani zaliczony do kosztów podatkowych.
Bilet kolejowy lub autobusowy zakupiony u polskiego przewoźnika lub zagranicznego, który jest zarejestrowany do VAT w Polsce, daje prawo do odliczenia VAT od przejazdów na polskim odcinku trasy
|
Zagraniczny VAT za przejazdy przez inne kraje UE nie podlega odliczeniu ani nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów
|
Rozliczanie biletów kolejowych lub autobusowych za przejazdy transgraniczne w PIT
Jeżeli chodzi o rozliczenie biletów w kosztach w PKPiR, to w zasadzie wnioski wynikają z wcześniejszych ustaleń. Mianowicie jeżeli na bilecie będzie polski lub unijny podatek VAT, to w kosztach znajdzie się kwota netto. W pierwszym przypadku przedsiębiorca pomniejszy VAT należny o VAT naliczony z biletu, natomiast w drugim przypadku pozbawiony jest tego prawa. Dodatkowo podatek VAT nie znajdzie się w kosztach w PIT.
| Rozliczenie biletów kolejowych i autobusowych w PIT
|
Bilet może być uznany za fakturę, o ile posiada dane opisane w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur
|
Jeżeli biletu nie można uznać za fakturę, to należy sprawdzić w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR, czy zakres danych jest wystarczający, żeby uznać go za dokument potwierdzający poniesienie wydatku
|
Jeżeli chodzi o rozliczanie podróży służbowej, to należy pamiętać, że część wydatków może się znaleźć również na dowodzie wewnętrznym, jeżeli nie będą spełniały wymogów, żeby uznać je za dowód księgowy
|
Bilety z polskim i unijnym podatkiem VAT są księgowane w kwocie netto w PKPiR
|
Podsumowanie
Rozliczanie biletów kolejowych czy autobusowych za przejazdy za granicę i z powrotem nie powinny już stanowić problemu. Kiedy bilet jest uznawany za fakturę a kiedy nie, wynika wprost z przepisów. Zasada opodatkowania w VAT jest taka sama, bez względu na to czy wyjeżdżamy z Polski, czy wracamy do kraju. Kluczowe będzie kto jest wystawcą/usługodawcą – firma zarejestrowana do VAT w Polsce czy za granicą. Usługa transportu pasażerskiego jest opodatkowana w VAT na zasadach szczególnych, opisaliśmy na przykładach jak to powinno być interpretowane. Podsumowując polski VAT będzie można odliczyć na zasadach ogólnych a VAT naliczony w innym kraju nie będzie mógł być odliczony ani ujęty w kosztach w PIT. W jednym i drugim przypadku wydatek w PKPiR będzie księgowany w kwocie netto.
Małgorzata Jagusiak 
Jakie oczekiwania mają pracownicy i jak na nie odpowiedzieć? Raport ADP Research Institute
Adam Sawicki
Transakcja trójstronna – uproszczone rozliczenie a obowiązki sprawozdawczo-ewidencyjne stron
Jaki obowiązuje limit do VAT w kontekście zmian w zakresie WSTO?
Rozliczenie PIT — jakie ulgi będą obowiązywały w 2024? Rozmowa z księgowym
Krzysztof Janoś
