Biuro Informacji Gospodarczej

Prawie każda firma doświadcza większych lub mniejszych problemów finansowych. Dla jednych jest to tylko przejściowa sytuacja, dla innych stan, który czasami może prowadzić do bankructwa. Zatory płatnicze spowodowane nieuregulowaniem w terminie zobowiązań utrudniają prowadzenie działalności gospodarczej. Im przedsiębiorstwo większe tym lepiej radzi sobie na rynku. Prowadzenie firmy wymaga przede wszystkim dobrego zarządzania wierzytelnościami. Bardzo często pozyskując nowego klienta przedsiębiorcy zapominają o ryzyku zawieranych nowych transakcji. Jak chronić swoją firmę przed niewypłacalnymi kontrahentami? Z pomocą przychodzi Biuro Informacji Gospodarczej.

Przede wszystkim trzeba sprawdzić rzetelność kontrahenta

Podstawowym czynnikiem wpływającym na rozwój przedsiębiorstwa są rzetelni kontrahenci, którzy wywiązują się z zobowiązań płatniczych na czas. Warto przed nawiązaniem współpracy i podpisaniem umowy zweryfikować partnera biznesowego w biurze informacji gospodarczej (BIG). Fakt, iż rzetelnie wywiązuje się z innych płatności zwiększa prawdopodobieństwo, że również płatności z tytułu naszej transakcji ureguluje w terminie.

Co to jest informacja gospodarcza

Biuro Informacji Gospodarczej, gromadzi informacje gospodarcze na temat rzetelności płatniczej przedsiębiorców i konsumentów. Ze względu na to, iż BIG-i gromadzą informacje gospodarcze, każdy przedsiębiorca ma możliwość przekazania danych (informacji negatywnych) na temat swojego dłużnika – innego przedsiębiorcy do Ewidencji Dłużników. Natomiast w przypadku konsumentów, ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczej szczegółowo określa podmioty, które mogą przekazywać informacje gospodarcze na ich temat. Prawo przekazywania informacji o zadłużeniu konsumentów mają m.in: banki, zakłady ubezpieczeń, SKOK-i, firmy leasingowe i factoringowe, operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy mediów, a także firmy pożyczkowe, wydawcy kart płatniczych, spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe, firmy świadczące usługi przewozu w komunikacji publicznej oraz operatorzy telewizji satelitarnej i kablowej.

Dane osobowe

BIG-i są zobowiązane do posiadania i przestrzegania Regulaminu Zarządzania Danymi zatwierdzonego w drodze decyzji ministra właściwego do spraw gospodarki po zasięgnięciu opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a także przestrzegania Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.). Informacje gospodarcze mogą być:

negatywne, czyli o niespłaceniu zobowiązań,
pozytywne, czyli o rzetelnym spłacaniu zobowiązań,
zawierać informację o próbie posłużenia się wobec przedsiębiorcy dokumentem podrobionym lub cudzym.

W Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej: InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A., Krajowy Rejestr Długów i Europejski Rejestr Informacji Finansowej.

Jak nawiązać współpracę z BIG

Aby mieć możliwość sprawdzania kontrahentów należy podpisać umowę z biurem, na podstawie której uzyskuje się login i hasło do Systemu BIG. Po dopełnieniu formalności za pomocą wyszukiwarki internetowej lub rozwiązania serwer-serwer przedsiębiorca może generować raporty z informacjami gospodarczymi na temat potencjalnych kontrahentów. Taki raport zawiera sumę i rodzaj zobowiązania, informacje o dacie powstania zaległości i walucie oraz branży jaką firma reprezentuje. Biura Informacji Gospodarczej dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomogą w przeprowadzeniu całego procesu. Są to m.in: formularz wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do Biura Informacji Gospodarczej, pieczątka do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia dłużnika w ewidencji oraz powiadomienie o umieszczeniu informacji gospodarczej na jego temat w Biurze Informacji Gospodarczej. Wezwania do zapłaty wysyła przedsiębiorca, natomiast powiadomienie jest dokumentem, które do dłużnika wysyła biuro listem poleconym lub zwykłym na adres do korespondencji wskazany przez dłużnika lub na adres zameldowania. Aby można było przekazać informacje o zadłużeniu musi ono spełniać określone kryteria. W przypadku konsumenta musi być to kwota minimum 200 zł, a w przypadku przedsiębiorcy 500 zł. Wymagalność takiego zobowiązania powinna wynosić minimum 60 dni.

Etapy procesu wyglądają następująco:

1. Podpisanie umowy z BIG-iem oraz uzyskanie loginu i hasła do Systemu BIG.
2. Przejście szkolenia z obsługi systemu.
3. Wysłanie do dłużnika listem poleconym wezwania do zapłaty z informacją o zamiarze umieszczenia informacji gospodarczej na jego temat w Ewidencji Dłużników BIG, w przypadku nie uiszczenia przeterminowanej wobec wierzyciela należności.
4. Po upływie 60 dni od daty wymagalności należności i 30 dni od daty wysłania wezwania do zapłaty opatrzonego informacją o możliwości przekazania danych dłużnika do BIG, można przekazać negatywnej informacji gospodarczej do BIG –u
5. Po zalogowaniu do Systemu BIG na podstawie uzyskanego loginu i hasła można wpisywać dłużników do Ewidencji Dłużników.
6. Poinformowanie dłużnika o wpisaniu go do Ewidencji Dłużników powiadomieniem listownym wysyłanym przez BIG.

Kontrola na bieżąco rzetelność kontrahentów

Można również skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta. W tym przypadku przedsiębiorca będzie otrzymywał informacje o każdej zmianie w bazie biura informacji gospodarczej, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania. Usługa ta pozwala w bezpieczniejszy sposób nawiązać współpracę z tym kontrahentem, którego sytuacja płatnicza zmieniła się na pozytywną.

Skuteczność działań BIG

Skuteczność działania wg informacji BIG wynosi nawet do 70 %. Już sam fakt poinformowania dłużników o zamiarze umieszczenia jego danych w Ewidencji Dłużników sprawia, że 45 % z nich spłaca swoje zobowiązania. Jeśli dług zostanie spłacony do zera przedsiębiorca ma obowiązek usunięcia dłużnika z ewidencji. W ciągu 14 dni musi poinformować BIG o tym fakcie lub usunąć je samodzielnie. BIG-i aktualizują swoje dane co 7 dni, dlatego nie ma obawy, że ktoś zostanie tam wpisany na wieczność. Nie poinformowanie biura o dokonanej spłacie zadłużenia przez dłużnika grozi karą do 30 tys. zł.

Raport o sobie

Z faktu znalezienia się w bazie biura informacji gospodarczej można budować swój pozytywny wizerunek. Bowiem oprócz informacji negatywnych biura posiadają także bazę informacji pozytywnych czyli o terminowym regulowaniu płatności przez przedsiębiorców i konsumentów. Umieszczanie informacji pozytywnych może zaowocować również w momencie starania się o kredyt w banku lub pożyczkę. Instytucje finansowe również weryfikują potencjalnych klientów i po uzyskaniu takich informacji zaproponują niższe oprocentowanie lub korzystniejsze warunki spłaty. W celu zweryfikowania informacji na swój temat każdy przedsiębiorca i konsument ma możliwość pobrania raportu o sobie. Tak jak warto wiedzieć jakie informacje na nasz temat posiada biuro, tak również użyteczna może być informacja jakie podmioty czerpały z biura informacje na nasz temat. Można skorzystać z rejestru zapytań, w którym znajdziemy informacje kto i kiedy pytał o nas.

Konsekwencje dla dłużnika

Biura Informacji Gospodarczej współpracują z instytucjami finansowymi: bankami, funduszami pożyczkowymi i poręczeniowymi, firmami leasingowymi i pożyczkowymi oraz z operatorami telefonii komórkowej i stacjonarnej. Podmioty te sprawdzają rzetelność płatniczą i terminowość w wywiązywaniu się z zobowiązań swoich potencjalnych klientów. Z tego powodu znalezienie się w Ewidencji Dłużników może utrudnić lub uniemożliwić uzyskanie kredytu w banku lub pożyczki, zakup telefonu, pralki na raty. Fakt ten może również skutkować odmówieniem sprzedaży usług lub otrzymania ich na mniej korzystnych warunkach A więc umieszczenie w rejestrze dłużników jest dotkliwą karą dla wszystkich korzystających z usług finansowych – od kredytów, zakupów ratalnych, po wspomniany już leasing i faktoring, usług telekomunikacyjnych, multimedialnych, wynajmu mieszkania czy lokalu biurowego. Firmy i instytucje świadczące podobne usługi weryfikują zdolność płatniczą potencjalnych klientów i z dużą rezerwą traktują tych, którzy widnieją w rejestrze dłużników. W efekcie albo żądają dodatkowych zabezpieczeń, albo wręcz odmawiają podpisania umowy.

Korzyści ze współpracy

Biura Informacji Gospodarczej prowadzą także tzw. rejestry dokumentów zastrzeżonych. Jest to kolejny sposób na weryfikację danych. Często zdarzają się sytuacje brania kredytów na czyjeś nazwisko czy sprzedaży nie swoich nieruchomości. Z prawnego punktu widzenia tego typu sprawy są często trudne do udowodnienia. Ten problem może dotknąć praktycznie każdego i lepiej być przezornym. W BIG można zweryfikować takie informacje i uniknąć tego typu problemów.

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.