Co można rozliczyć w kosztach organizując galę lub inny event firmowy?

Firmy chcą tworzyć pozytywny wizerunek zarówno w oczach swoich pracowników, ale również kontrahentów. Najlepszym sposobem są spotkania w luźnej atmosferze, ale nie brakuje również imprez przygotowanych na okoliczność jubileuszu czy innego ważnego wydarzenia dla firmy. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się rozliczaniem w kosztach organizacji gali lub innego eventu firmowego.

Jak rozumieć pojęcie eventu firmowego?

Słowo event pochodzi z angielskiego i oznacza wydarzenie, jest to więc pojęcie bardzo ogólne. Jak zajrzymy do internetu, to można przeczytać, że jest to forma komunikacji z dedykowaną grupą odbiorców, wspomina się również o evencie marketingowym, którego kolebką jest Europa Zachodnia i Stany Zjednoczone. W praktyce często można przeczytać, w szczególności na łamach mediów społecznościowych, o organizacji licznych imprez określanych często mianem eventu. Zasięg takiego wydarzenia może być lokalny, ale często jest kierowany do znacznie szerszego grona odbiorców. Samo nazewnictwo w kontekście omawianej przez nas tematyki nie ma aż tak doniosłego znaczenia. Wszystko o czym będziemy pisali odnosi się do prowadzonej działalności gospodarczej.

Co może stanowić koszty organizacji gali lub eventu firmowego?

Jak w każdym przypadku katalog kosztów, również w kontekście organizacji eventu, jest katalogiem otwartym. Można jedynie wskazać przykładowe koszty, które najczęściej są ponoszone w związku z organizacją imprezy. Wiele na pewno zależy od rozmachu przedsięwzięcia i pomysłowości organizatorów. Poniżej pokazujemy przykładowe koszty organizacji imprez firmowych.

To są tylko bardzo ogólnie sformułowane wydatki, które najczęściej są ponoszone w związku z organizacją imprez firmowych. Oczywiście ich wysokość i różnorodność będzie zależała w dużej mierze od rozmiaru całej imprezy i przeznaczonych na nią środków. W kontekście rozliczania kosztów podatkowych kluczowe będzie ustalenie, czy poniesione wydatki nie posiadają znamion reprezentacji, która jak wiemy nie stanowi kosztu uzyskania.

Koszty reprezentacji – jak rozumieć?

Ze zdefiniowaniem kosztów reprezentacji walczą od lat zarówno przedsiębiorcy, jak i organy podatkowe. Nie jest łatwo uchwycić cienką granicę pomiędzy reprezentacją a reklamą. Nic więc dziwnego, że tak często dochodzi do sporów na tym tle pomiędzy fiskusem a przedsiębiorcą. Próby zdefiniowania tego pojęcia podejmowały niejednokrotnie sądy w wydawanych wyrokach. W jednym z nich sygn. akt II FSK 2141/13 z dnia 28.10.2015 r. NSA ustosunkował się do zarzutów podnoszonych we wcześniejszych rozstrzygnięciach. Podkreślił m.in., że próby zdefiniowania pojęcia “reprezentacji” były podejmowane niejednokrotnie i są rozbieżnie interpretowane w wydawanych orzeczeniach sądowych. Z jednej strony wskazuje się, że reprezentacja to okazałość i wystawność, ale tylko wtedy, gdy wizerunek ten był ponadstandardowy, a z drugiej strony mówi się, że do kosztów reprezentacji należy zaliczyć wszystkie koszty, które mają na celu tworzenie pozytywnego wizerunku firmy. W tym wyroku NSA podkreśla, że dokonując oceny należy kierować się również zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. Pewne kategorie wydatków, które w przeszłości nie były uznawane przez organy podatkowe, obecnie mogą stanowić koszty podatkowe. Oznacza to, że przykładowo wydatki opisane w wyroku takie jak: wynajęcie busa, druk zaproszeń, przygotowanie prezentacji, catering w siedzibie firmy, opłata centrum konferencyjnego, w tym obiadokolacja, nocleg – służą wyłącznie lub przede wszystkim poprawie wizerunku firmy, tym samym mogą stanowić koszt podatkowy.

Takie podejście cieszy przedsiębiorców, którzy ponosząc często wcale nie małe wydatki, mogą obecnie już z większą pewnością ujmować część z nich w kosztach firmy.

Organizacja gali lub innego eventu w kosztach firmy

Uznanie wydatku w kosztach firmy wiąże się z ustaleniem m.in., czy nie znajduje się on w ustawowych wyłączeniach. W tym kontekście chodzi o koszty reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli chodzi o wydatki o charakterze promocji i reklamy firmy, to jak najbardziej mogą być kosztem firmy. Ale jak znaleźć tę granicę pomiędzy reprezentacją a reklamą? O to przecież toczy się ciągły spór pomiędzy fiskusem a przedsiębiorcami.

Jak to podkreśla NSA w wyroku, o którym napisaliśmy powyżej, oceny kwalifikacji wydatków należy dokonywać w oparciu o okoliczności konkretnej sprawy. Nie ma więc możliwości przygotowania poradnika dla przedsiębiorcy, w którym opisane zostaną koszty związane z przygotowaniem eventu możliwe do podatkowego rozliczenia. Bazując na wspomnianym wyroku można pokusić się o stwierdzenie, że przykładowo koszty:

• wynajmu pomieszczeń,
• konsumpcji bez alkoholu,
• oprawy artystycznej,
• wynagrodzenia obsługi,
• hotelu,
• dojazdu zaproszonych gości

mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Jednak pomimo, korzystnych wyroków sądowych dla przedsiębiorców organy podatkowe dość często stoją na odmiennym stanowisku lub nie pozwalają na zaliczenie wszystkich kosztów. Przykładowo w jednej z interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.275.2017.1.JP z dnia 13.12.2017 r. podjęta została tematyka obchodów jubileuszu firmy. Przedsiębiorca zadał pytanie czy wydatki na zorganizowanie konferencji będą stanowiły dla niego koszty uzyskania przychodów. W opisanym stanie faktycznym koszty organizacji imprezy w ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej należy uznać za koszty reprezentacji i nie będa one stanowiły kosztów podatkowych. W uzasadnieniu zostało napisane m.in., że część promująca firmę została przesłonięta przez przygotowaną część konsumpcyjno-rekreacyjną i rozrywkową. W ocenie organu obchody jubileuszu przybrały charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych. W innej interpretacji nr 0111-KDIB1-1.4010.123.2018.1.BS z dnia 14.05.2018 r. Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy w części za prawidłowe i w części za nieprawidłowe. W zapytaniu chodziło o wydarzenia marketingowe, których celem była ekspozycja modelu samochodu aktualnie promowanego przez firmę. Zapytanie dotyczyło następującej kategorii wydatków:

• druków i zaproszeń,
• usług cateringowych,
• nabywania gadżetów z nazwą wydarzenia oraz logo firmy,
• przygotowania materiałów informacyjnych i planów związanych z eventem,
• organizacji nagłośnienia,
• oprawy muzycznej oraz udziału konferansjera,
• reklamowania eventu w mediach,
• wynagrodzenia hostess,
• przygotowania odzieży z logo firmy oraz logo marek sprzedawanych
• samochodów,
• wynajmu lokalu,
• wynajmu wyposażenia (np. stoisko handlowe),
• przygotowanie atrakcji dla odwiedzających wydarzenie,
• zakup namiotów oraz balonów z logo firmy.

W uzasadnieniu Dyrektor KIS napisał m.in, że organizacja wydarzeń marketingowych przeznaczonych dla wyselekcjonowanych klientów nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ noszą one znamiona reprezentacji. Natomiast te skierowane do szerokiego grona odbiorców, dla obecnych i potencjalnych klientów mogą zostać uznane, jako koszty promocji i reklamy, tym samym znajdą się w kosztach uzyskania przychodów. Na tym przykładzie widać, jak dogłębnie powinna zostać przeanalizowana kwestia rozliczenia kosztów organizacji eventu. W aktualnych interpretacjach organy podatkowe wskazują już bardziej liberalne podejście. Mowa o interpretacji z dnia 22.08.2022 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS, w której zadano kilka pytań na temat zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, wśród których znalazły się m.in. wydatki na imprezy integracyjne, zakup drobnych prezentów okolicznościowych dla pracowników czy wydatki na obchody jubileuszu firmy. Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy, że mogą stanowić koszty podatkowe. W interpretacji z dnia 16.06.2021 r. nr 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD zadano kilka pytań odnośnie przekazywania upominków i prezentów z okazji jubileuszu firmy i tutaj Dyrektor KIS uznał stanowisko przedsiębiorcy w części za prawidłowe i w części za nieprawidłowe, po szczegóły odsyłamy do przedmiotowej interpretacji.

Jak widać pomimo pozytywnego dla przedsiębiorców wyroku NSA stanowisko organów podatkowych w dalszym ciągu nie jest do końca jednolite, chociaż widoczny jest progres. Pozostaje mieć nadzieję, że fiskus weźmie pod uwagę zmieniające się realia gospodarcze. To co kiedyś było wyjątkiem dzisiaj staje się normą a przepisy obowiązują wciąż te same, co podkreślają również sądy w wydawanych wyrokach. Końcowo warto podkreślić, że każda sprawa ma charakter indywidualny i tak naprawdę trudno przewidzieć, jakie stanowisko zajmie fiskus.

Podsumowanie

W dzisiejszym artykule podjęliśmy temat kosztów organizacji eventów firmowych. Problematyka rozliczania takich przedsięwzięć bierze się z tego, że ustawa o podatku dochodowym nie definiuje kosztów reprezentacji. Przedsiębiorcy tak naprawdę nigdy nie wiedzą, jaki wydatek urząd uzna za promocję i reklamę a jaki za reprezentację i to stanowi źródło problemu. Jak się okazuje nie ma możliwości definitywnego rozwiązania tej kwestii. O ile sądy podchodzą do tematu dość liberalnie, to organy podatkowe już niekoniecznie. W publikacji przywołane niektóre rozstrzygnięcia, w których zwraca się uwagę na niektóre szczegóły podlegające ocenie przez fiskusa. Niekiedy w wydawanych interpretacjach zapada rozstrzygnięcie uznające prawo przedsiębiorcy do kosztów tylko w części. Temat rozliczania kosztów imprez firmowych jest złożony, co ukazuje niniejszy artykuł. Subtelna granica pomiędzy pojęciem reprezentacji a reklamy tego nie ułatwia. Niemniej jednak wymaga podkreślenia, że podejście organów podatkowych zmieniło się znacząco na korzyść przedsiębiorców i pozostaje mieć nadzieję, że te trendy zostaną utrzymane. Nie wolno jednak zapominać, że każda sprawa podlega indywidualnej ocenie, tak jak to podkreślił sąd NSA w przywołanym wyroku.