Co musisz zapewnić pracownikom pracującym w trudnych warunkach? Rozliczenie kosztów

Trudne warunki pracy - omówione zagadnienia:

W naszej strefie klimatycznej temperatura powyżej 30 stopni celsjusza w okresie letnim jest dużym obciążeniem dla organizmu. Z roku na rok ilość letnich dni z taką temperaturą jest coraz większa, głośno mówi się o zmianie klimatu. W ślad za tym zmniejsza się ilość opadów, to dodatkowo wpływa na odczuwanie wysokiej temperatury. Dla wielu osób nie są to sprzyjające warunki szczególnie jeszcze, gdy charakter pracy wymaga przebywania w takich temperaturach. Tak samo mało komfortowa będzie praca w niskich temperaturach. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem obowiązków pracodawcy wobec pracowników pracujących w trudnych warunkach, zarówno w wysokich, jak i niskich temperaturach.

Podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie BHP

Przedsiębiorca, który wchodzi w rolę pracodawcy, ma szereg dodatkowych obowiązków wynikających, chociażby z przepisów ustawy Kodeks pracy.

Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy w zakładzie pracy i ponosi za to pełną odpowiedzialność

Pracodawca jest obowiązany zapewnić nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych

Z rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów wynika komu i jakie przysługują

W podlinkowanej publikacji zostało omówione kiedy i jakie posiłki i napoje przysługują.

Trudne warunki pracy w czasie upałów

W okresie letnim cyklicznie mówi się o fali upałów, wówczas gdy temperatura powietrza zaczyna oscylować w okolicy 30 stopni. W takich trudnych warunkach atmosferycznych pracodawcy powinni zapewnić pracownikom maksymalną ochronę. Praca w czasie upałów jest uciążliwa dla wszystkich. Do tego wszystkiego dochodzi ryzyko zagrożenia życia i zdrowia pracowników, których organizmy mogą różnie reagować na wysokie temperatury. Szczególnie niebezpieczne jest dopuszczenie do przegrzania organizmu, który wówczas jest narażony na omdlenia, zawały serca czy udary. Rolą pracodawcy jest zapewnienie takich warunków pracy, które pozwolą tego uniknąć. Nie ma co prawda przepisów, które w sposób szczegółowy regulowałyby ten temat, mowa jest jedynie o zapewnieniu napojów.

W czasie upałów pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom napoje jeśli:

w warunkach gorącego mikroklimatu charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego powyżej 25ºC,
na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28ºC,
praca na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10ºC lub powyżej 25ºC

Pod pojęciem napojów należy rozumieć zapewnienie wody dla każdego pracownika lub innych napojów. Przy niskich temperaturach powinny być zapewnione ciepłe napoje

Wymagane jest też zainstalowanie w oknach urządzeń chroniących przed nadmiernych nasłonecznieniem pomieszczeń

Zapewnienie klimatyzacji w pomieszczeniach, w których temperatura spowodowana procesami technologicznymi jest stale wyższa niż 30°C

Praca nad nowymi rozwiązaniami systemowymi

Na dzień dzisiejszy nie ma jeszcze opracowanych szczegółowych rozwiązań systemowych, co do obowiązków pracodawców w stosunku do pracowników w czasie upałów. Jak można przeczytać na stronach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, toczą się dyskusje na temat obciążenia cieplnego pracowników. Z uwagi na coraz cieplejsze miesiące letnie wskazane byłoby wypracowanie systemu prac legislacyjnych, który uwzględnia zmiany klimatu w środowisku pracy. W ocenie ekspertów szczególnie narażeni są mężczyźni i kobiety po 50 roku życia.

Co jeszcze pracodawca może zapewnić pracownikom w czasie upałów?

Wielu pracodawców podejmuje działania, które mają poprawić komfort pracy pracowników. Nie wynika to wprost z przepisów, ale z ich dobrej woli, ponieważ wydajność pracowników w dobrych warunkach jest o wiele wyższa niż w mniej sprzyjających. Dodatkowo każdy pracodawca zdaje sobie sprawę, że za każde zdarzenia w zakładzie pracy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, więc lepiej zapobiegać niż leczyć, jak mówi popularny slogan.

W czasie upałów pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom napoje, jeśli temperatura przekracza 25°C lub 28°C

Dobrowolne działania pracodawców w czasie upałów mogą polegać przykładowo na:

instalowaniu klimatyzacji,
skróceniu czasu pracy pracowników,
robieniu dodatkowych przerw w pracy,
wysyłanie pracowników na pracę zdalną

Uwaga!

Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia, muszą mieć zapewnione przerwy w pracy wliczane do czasu pracy. Wykaz takich prac ustala pracodawca po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami (art. 145 ustawy Kodeks pracy)

Przykład 1

W zakładzie pracy obowiązuje regulaminowy czas pracy od godz. 7 do 15-tej. Z uwagi na falę upałów pracodawca postanowił wprowadzić skrócenie czasu pracy do godz. 14.

Przykład 2

W firmie obowiązuje czas pracy od godz. 8 do 16-tej. Charakter wykonywanej pracy pozwala zmienić ramowe godziny pracy pomiędzy 6 a 16-tą. Jeśli pracownik przyjdzie do pracy na 6-tą, to skończy odpowiednio o 14-tej.

Przykład 3

Z uwagi na wysokie temperatury pracodawca postanowił zainwestować w klimatyzowane pomieszczenie, w którym pracownicy mogą spędzić dodatkowe 30 minut, poza przerwami wynikającymi z Kodeksu pracy. Może to być jednorazowa przerwa lub np. 3 przerwy po 10 minut.

Przykład 4

Pracodawca wydał zarządzenie, z którego wynika, że osoby, które skarżą się na problemy zdrowotne, mogą w czasie upałów kończyć pracę godzinę wcześniej.

Przykład 5

Pracodawca zakupił wentylatory do każdego pomieszczenia biurowego, a w pomieszczeniach szczególnie nasłonecznionych w ciągu dnia zainstalował klimatyzację.

Podane przykładowe zachowania pracodawców nie są obowiązkowe, ale często stosowane przez firmy zatrudniające pracowników. Dzięki takim rozwiązaniem pracownicy mogą lepiej wykonywać swoje obowiązki, ponieważ ich organizmy nie są dodatkowo przeciążone zbyt wysoką temperaturą.

Trudne warunki pracy w czasie niskich temperatur

Żyjemy w klimacie umiarkowanym, a więc rozkład temperatur w ciągu roku jest urozmaicony, od wysokich po niskie, znacznie poniżej 0°C lub na tyle niskie, że w pomieszczeniach pracy czy na dworze robi się bardzo zimno. Zobaczmy więc, o czym powinni pamiętać pracodawcy w okresach zimowych. W Rozporządzeniu w sprawie przepisów BHP opisane zostały podstawowe obowiązki pracodawców, jakie mają zachować w zakładach pracy przy niskich temperaturach.

W pomieszczeniach pracy należy zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają

W pomieszczeniach pracy temperatura nie powinna być niższa niż 14°C

W pomieszczeniach biurowych i takich, gdzie jest wykonywana lekka praca fizyczna temperatura nie może być niższa niż 18°C

W przypadku pracy na powietrzu przepisy nie podają granicy niskiej temperatury, w której można wykonywać zadania służbowe, mowa jest jedynie o tym, że powinny być tak usytuowane, żeby pracownicy byli chronieni przed:

opadami,
silnym wiatrem,
spadającymi przedmiotami,
niska lub wysoką temperaturą

Przy pracach wykonywanych na otwartej przestrzeni lub w nieogrzewanych pomieszczeniach pracodawca ma obowiązek, wynikający z Rozporządzenia, zapewnić pracownikom pomieszczenia, które pozwoli:

schronić się przed opadami,
ogrzać się,
zmienić odzież.

W takim pomieszczeniu temperatura nie może być niższa niż 16°C

W broszurze PIP można przeczytać, że przy pracy na otwartej przestrzeni pracodawca zapewnia pracownikom odpowiednią odzież ochronną:

przed zimnem, gdy temperatura jest poniżej 5°C,
przed chłodem, gdy temperatura jest poniżej -5°C

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów w okresie zimowym, za który uważa się okres od 1 listopada do 31 marca, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom posiłki profilaktyczne, jeśli praca jest wykonywana na otwartej przestrzeni jeśli wysiłek fizyczny w ciągu jednej zmiany przekracza:

1500 kcal dla mężczyzn,
1000 kcal dla kobiet

Pracodawca zapewnia pracownikom pracującym na otwartej przestrzeni napoje przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C

Przykład 6

W celu zapewnienia odpowiedniej temperatury pracy w pomieszczeniach biurowych pracodawca zakupił grzejniki olejowe, z których pracownicy mogą korzystać jeśli temperatura w pomieszczeniu spada poniżej 20°C.

Przykład 7

Firma budowlana prowadzi prace w różnych temperaturach, również przy bardzo niskich. Pracodawca zarządził, że przy temperaturze otoczenia poniżej -5°C pracownicy mogą skorzystać z dodatkowych przerw w pracy i ogrzać się w pomieszczeniu socjalnym. W tym czasie pracownicy mają nieograniczony dostęp do ciepłych napoi.

Przykład 8

Pracodawca zajmuje się utrzymaniem dróg i chodników, prace są wykonywane przez cały rok, również w sezonie zimowym. Pracownicy mają zapewniony mobilny barakowóz, w którym mogą się ogrzać i spożyć ciepły posiłek zapewniony przez firmę.

Wydatki na dobre warunki pracy w kosztach firmy

Nikt chyba nie ma wątpliwości, że wydatki związane z zapewnieniem pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy stanowią dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Nie ma przy tym większego znaczenia, czy to będzie koszt wody w czasie upałów, czy może instalacja klimatyzacji lub zakup wentylatorów. Wszystkie tego typu działania mają nierozerwalny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą zabezpieczeniu źródła przychodów przedsiębiorcy.

Koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej mogą rozliczyć tylko ci, którzy wybrali skalę podatkową lub podatek liniowy i prowadzą PKPiR. Trzeba jedynie pamiętać, żeby wydatek był właściwie udokumentowany, najlepiej fakturą. Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT zaliczy do kosztów wydatek w kwocie netto, natomiast podatnik VAT zwolniony w kwocie brutto. W przypadku ryczałtu przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT, o ile jest płatnikiem podatku.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji opisany został temat, który dotyczy zabezpieczenia pracowników, w okresie trudnych warunków panujących na stanowisku pracy. Chodzi w szczególności o pracę w trakcie upalnego lata, kiedy temperatury zaczynają przekraczać 30°C.

Pracodawca musi pamiętać, że pomieszczenia, w które szybko się nagrzewają i nie ma w nich klimatyzacji, jeśli temperatura będzie powyżej 28°C, to już w tym momencie ma przede wszystkim obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę. Przepisy nie nakładają innych obowiązków, z tym że pracodawca może dobrowolnie wprowadzić dodatkowe rozwiązania, które poprawią komfort pracy.

W czasie trwających upałów pracodawcy dość powszechnie wprowadzają skrócenie dnia pracy, popularna jest 1 godzina w ciągu dnia. Można wprowadzać większą ilość przerw lub zaproponować, o ile jest to możliwe pójście na pracę zdalną. Każda decyzja jest z przychylnością i wdzięcznością przyjmowana przez pracowników.

Dodatkowe przerwy w pracy wliczane do czasu pracy obowiązują na stanowiskach pracy w warunkach szczególnie uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia, wynika to wprost z przepisów.

W okresie zimowym, od 1 listopada do 31 marca, pracodawca musi z kolei pamiętać o zapewnieniu pracownikom odpowiednich temperatur w pomieszczeniach pracy, które nie mogą spaść poniżej 14°C a w pomieszczeniach biurowych poniżej 18°C.

Praca w terenie i w nieogrzewanych pomieszczeniach wymaga, żeby pracodawca zapewnił pracownikom ochronę przed opadami, wiatrem i niską temperaturą. Pracownicy muszą mieć zapewnione pomieszczenie, w którym mogą się przebrać, ogrzać, schronić przed deszczem. Praca w niskich temperaturach rodzi jeszcze obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów w określonych okolicznościach.

Pracodawca powinien pamiętać, że pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego w sytuacji, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom.

Trwają prace nad wprowadzeniem regulacji systemowych, które mają narzucić określone obowiązki na pracodawców, szczególnie w okresach upałów. Na razie toczą się rozmowy na ten temat, być może w niedługim czasie pojawią się jakieś projekty zmian i jak tylko się pojawią, to na pewno o nich poinformujemy.

Pracodawcy powinni wiedzieć, że za nieprzestrzeganie przepisów BHP grożą im sankcje finansowe od 1.000 zł do 30.000 zł. To jednak nie wszystko narażenie życia lub zdrowia pracownika zagrożone jest karą pozbawienia wolności do lat 3, o czym jest mowa w ustawie Kodeks karny.

Stan prawny na dzień: 09.09.2024 r.