Zryczałtowany podatek dochodowy, z dostępnych form opodatkowania dochodów w prowadzonej działalności gospodarczej, jest najprostszy w swojej konstrukcji. Podstawowa różnica na tle pozostałych polega na tym, że nie rozliczamy kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej firmie. W dzisiejszej publikacji napiszemy kilka informacji na temat dokumentowania sprzedaży w ryczałcie ewidencjonowanym i dodatkowych ewidencji.

Jakie ewidencje ma obowiązek prowadzić przedsiębiorca na ryczałcie?

Przepisem, który reguluje zasadę prowadzenia niezbędnych ewidencji na ryczałcie jest Rozporządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Podstawowe ewidencje prowadzone na ryczałcie:

1. Ewidencja przychodów.
2. Wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja przychodów

• data uzyskania przychodu,
• numer dokumentu na podstawie, którego dokonano wpisu,
• wysokość obowiązujących stawek ryczałtu,
• ogólna kwota przychodów.

Wpisy dokonywane w ewidencji przychodów muszą być dokonywane w porządku chronologicznym, nie później niż w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podstawę wpisów w ewidencji przychodów będą stanowiły:

• faktury,
• faktury VAT RR,
• dzienne zestawienie faktur,
• dowody wewnętrzne,
• dokumenty celne,
• raporty dobowe lub miesięczne z kas fiskalnych.

Ewidencja może być prowadzona ręcznie lub w programie informatycznym. W przypadku ewidencji ręcznych powinna być ona ponumerowana i zbroszurowana. Natomiast w sytuacji prowadzenia w systemie teleinformatycznym musi być dodatkowo:

• określona na piśmie szczegółowa instrukcja obsługi programu,
• zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów,
• dane muszą być przechowywane na nośnikach zabezpieczonych przed ich zniszczeniem.

Bez względu na to w jakiej postaci prowadzona jest ewidencja przychodów musi być rzetelna i niewadliwa.

Ewidencja zostanie uznana za rzetelną i niewadliwą również w sytuacji, gdy:

1. Niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy.
2. Brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło przedsiębiorcy prowadzenie ewidencji.
3. Błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki i wynika to wprost z posiadanych dowodów.

Dokonywanie wpisów w ewidencji przychodów na przykładach

Przykład 1

Pani Michalina wybrała ryczałt do opodatkowania swoich przychodów. Pierwszy przychód w działalności w miesiącu maju 2022 r. został osiągnięty 20 maja i został udokumentowany fakturą. Pani Michalina powinna wpisać przychód do ewidencji najpóźniej do 20 czerwca 2022 r.

Przykład 2

Pani Aneta w prowadzonej działalności gospodarczej realizuje dostawy najczęściej na rzecz przedsiębiorców. Niekiedy jednak zdarza się transakcja z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Ze względu na limit sprzedaży na rzecz niepodatnika pani Aneta nie musi posiadać kasy fiskalnej. W opisanej sytuacji sprzedaż w ewidencji przychodów powinna być udokumentowana na podstawie dowodu wewnętrznego, który jest wystawiany w oparciu o zestawienie sprzedaży bezrachunkowej. Pani Aneta może dokonać księgowania takiej sprzedaży w ewidencji przychodów zbiorczo raz na miesiąc, po jego zakończeniu.

Przykład 3

Pan Andrzej ma zainstalowaną kasę fiskalną, na której ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych. W takim przypadku podstawą zapisów w ewidencji przychodów będą dobowe wydruki z kasy fiskalnej lub sporządzony po zakończeniu miesiąca raport okresowy.

Wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Obowiązek prowadzenia wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wynika z przepisów Rozporządzenia. Zgodnie z tym dokumentem ewidencja powinna zawierać co najmniej poniższe dane:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),
• wartość początkową,
• przyjętą stawkę amortyzacyjną,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Środek trwały stanowiący majątek firmy będzie znajdował się na wykazie aż do czasu jego sprzedaży, likwidacji, wycofania z działalności gospodarczej lub wystąpienia innych okoliczności. W ewidencji musi być odnotowana data i przyczyna zaistnienia powyższych sytuacji. Na wykazie znajdą się wszystkie środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa przekracza 10.000 zł. Jest to kwota netto dla płatnika VAT i brutto dla przedsiębiorcy, który korzysta ze zwolnienia z VAT. Nie ma obowiązku ujmowania na wykazie składników firmowych, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł, ale nie jest to zabronione.

Jeżeli przedsiębiorca podejmie decyzję o zmianie formy opodatkowania z zasad ogólnych na ryczałt, to wówczas ewidencja środków trwałych prowadzona na PKPiR stanie się wykazem środków trwałych na ryczałcie.

Zmniejszenia przychodów

Pomimo że przedsiębiorcy na ryczałcie nie rozliczają kosztów uzyskania przychodów, to istnieje pewna ograniczona kategoria kosztów, która może pomniejszać przychody do opodatkowania a należą do niej:

1. Składki na ubezpieczenia społeczne zapłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą.
2. 50% zapłaconej składki zdrowotnej – ustawa Polski Ład 2.0 obowiązująca od 1 lipca 2022 r., zapłaconej za przedsiębiorcę i osobę współpracującą.
3. Strata powstała w działalności gospodarczej za lata ubiegłe.
4. Ujemne różnice kursowe powstałe od przychodów.
5. Ulga na złe długi.

Ad. 1 Składki na ubezpieczenia społeczne