Czy i jak można zrezygnować z kasy fiskalnej w 2025

×

Wielu przedsiębiorców chciałaby zrezygnować z posiadania kasy fiskalnej, jednak mają obawy, czy przepisy im na to pozwalają. Kasa fiskalna w firmie, to dodatkowe koszty i obowiązki dla sprzedawcy. W dzisiejszej publikacji zastanowimy się, czy i jak można zrezygnować z kasy fiskalnej w 2025 roku.

Kto ma obowiązek posiadać kasę fiskalną w 2025 roku?

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z ustawą VAT Minister Finansów może wydać Rozporządzenie, w którym zwalnia na czas określony niektóre grupy przedsiębiorców oraz niektóre czynności z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, oraz określa warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa. W 2025 roku obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie obowiązuje do 31 grudnia 2027 roku, czyli w okresie 2025 – 2027.

Z przepisów wykonawczych dowiadujemy się, kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej i kto może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W paragrafie 4 Rozporządzenia wymienione zostały kategorie towarów i usług, które bezwzględnie objęte są obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży.

Z paragrafu 3 Rozporządzenia wynika, że po przekroczeniu limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł również należy zainstalować kasę fiskalną.

Czy można zrezygnować z kasy fiskalnej w 2025 roku?

Przedsiębiorcy, którzy od wielu lat prowadzą ewidencję z wykorzystaniem kasy fiskalnej, zastanawiają się, czy w takiej sytuacji mają prawo zrezygnować z kasy? A jeśli odpowiedź brzmi TAK, jak taka rezygnacja powinna wyglądać?

W przypadku rezygnacji z kasy fiskalnej, jeśli przedsiębiorcy przysługiwała ulga za zakup kasy w kwocie 700 zł, to ma on obowiązek dokonać zwrotu tej kwoty, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestanie użytkować kasę. Zwrotu dokonuje się na rachunek właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca po miesiącu, w którym powstały okoliczności nakładające obowiązek dokonania zwrotu. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą właściwy jest naczelnik urzędu skarbowego zgodnie z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy.

Rezygnacja z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej

W przypadku sprzedaży przez Internet z Rozporządzenia w sprawie zwolnienia sprzedaży z ewidencji na kasie wynika wprost, jakie warunki musi spełniać przedsiębiorca, że móc skorzystać z tego przywileju, mowa jest o tym w załączniku do Rozporządzenia pod poz. 41 i 42. Podobnie jest ze świadczeniem usług.

Przykład 1

Firma A prowadzi sprzedaż wysyłkową wózków dziecięcych. Zamówienia wysyłane są przez firmę kurierską. Płatności są realizowane bezgotówkowo przelewem tradycyjnym lub przez PayU, można też zapłacić kartą płatniczą, czy gotówką firmie kurierskiej, która przelewa środki na rachunek bankowy firmy A. Cała sprzedaż na rzecz konsumentów jest ewidencjonowana w programie księgowym, który pozwala po zakończeniu miesiąca wydrukować zestawienia sprzedaży, które zawierają dane nabywcy, w tym jego adres. Firma A spełnia wszystkie warunki do stosowania zwolnienia z ewidencji na kasie fisklanej.

Organy podatkowe pozwalają na rezygnację z posiadania kasy fiskalnej, jeśli przedsiębiorca spełnia wszystkie warunki z Rozporządzenia w sprawie zwolnień. W jednej z interpretacji podatkowych sygn. 0111-KDIB3-2.4012.60.2022.1.MN z dnia 21.03.2022 r. opisany został stan sprawy, z którego wynika, że przedsiębiorca chce zrezygnować z kasy fiskalnej, aby tylko wystawiać faktury przy sprzedaży internetowej. Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że może zrezygnować z kasy fiskalnej, o ile nie dokonuje dostawy towarów i usług wymienionych w § 4 Rozporządzenia i spełnia warunki z załącznika do Rozporządzenia.

Przykłady towarów, które nie mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej: paliwa, części i akcesoria do pojazdów silnikowych, komputery, laptopy, tablety, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe, perfumy, węgiel.

Sprzedaż mieszana a kasa fiskalna – stanowisko organów podatkowych

Od kilku lat zauważalna jest tendencja przechodzenia od sprzedaży stacjonarnej do sprzedaży online. Te trendy były szczególnie widoczne w okresie pandemii i cały czas się utrzymują. Przy sprzedaży stacjonarnej trudno jest obejść obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Ale może być również prowadzona sprzedaż stacjonarna i internetowa, powstaje pytanie, czy w takim przypadku cała sprzedaż musi być nabijana na kasę fiskalną?

W jednej z interpretacji podatkowych sygn. 0112-KDIL3.4012.434.2022.2.AK z dnia 11.01.2023 r. opisana została sytuacja, w której przedsiębiorca posiada dwie lokalizacje firmy – jedną stacjonarną, w której świadczy usługi i przyjmuje płatności gotówkowe, a druga prowadzona jest w formie sprzedaży wysyłkowej i spełnia wszystkie wymagania pozwalające na skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W tej sytuacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się, że w jednej lokalizacji przedsiębiorca musi mieć kasę fiskalną, a w drugiej może skorzystać ze zwolnienia ewidencjonowania na kasie, skoro spełnia ku temu warunki.

Jak zrezygnować z kasy fiskalnej?

Do przeprowadzenia procesu rezygnacji z kasy fiskalnej trzeba się dobrze przygotować. Kończąc pracę na kasie fiskalnej, musimy współpracować z serwisantem i przekazać stosowne informacje do urzędu skarbowego.

Czynności, jakie musi wykonać przedsiębiorca przy rezygnacji z kasy fiskalnej:

1. Na koniec ostatniego dnia pracy kasy należy wystawić:
   • raport dobowy,
   • raport miesięczny.
2. Po wystawieniu raportów dokonać zmiany pracy kasy na tryb “do odczytu”.
3. Serwisant dokona odczytu pamięci kasy fiskalnej, który polega na wystawieniu raportu podsumowującego wszystkie raporty dobowe wystawione za pośrednictwem kasy.
4. Z odczytu należy sporządzić protokół.
5. Protokół, raport podsumowujący i wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia.

Jak złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej?

Wzór wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej stanowi załącznik do Rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Złożenie takiego wniosku osobiście czy listownie nie powinno sprawiać problemów, zobaczmy, jak przesłać wniosek przez e-Urząd Skarbowy. Na stronie podatki.gov.pl dostępna jest instrukcja składania pisma ogólnego do urzędu skarbowego.

Po zalogowaniu na konto e-US należy wybrać i wypełnić “Pismo ogólne”:

^{Zrzut z portalu e-US}

Dane identyfikacyjne zostaną automatycznie pobrane z systemu.

Należy wskazać rodzaj pisma, krótko czego pismo dotyczy i załącznik plik z wypełnionym wnioskiem o wyrejestrowanie kasy fiskalnej:

^{Zrzut z portalu e-US}

Następnie należy zaakceptować i wysłać pismo:

^{Zrzut z portalu e-US}

W kolejnym kroku potwierdzamy wysyłkę pisma:

^{Zrzut z portalu e-US}

Na ekranie pojawia się informacja o przyjęciu pisma ogólnego przez e-Urząd Skarbowy:

^{Zrzut z portalu e-US}

Status dokumentu będzie widoczny w “Dokumentach wysłanych”:

^{Zrzut z portalu e-US}

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji został omówiony temat rezygnacji z kasy fiskalne w 2025 roku.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych po przekroczeniu limitu sprzedaży na ich rzecz co do zasady mają obowiązek zakupu kasy fiskalnej. W przypadku dostaw towarów i usług wymienionych w § 4 Rozporządzenia w sprawie zwolnień obliguje do ewidencji od pierwszej sprzedaży i nie wchodzę w grę żadne zwolnienia, przykładowo: wyroby elektroniczne, nośniki danych cyfrowych i analogowych, świadczenie usług taksówek, opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, naprawy pojazdów silnikowych.

Przedsiębiorca jak się okazuje ma możliwość rezygnacji z kasy fiskalnej jeśli spełnia warunki z Rozporządzenia w sprawie zwolnień. Najczęściej mówi się o zwolnieniu z ewidencji przy sprzedaży wysyłkowej, przedsiębiorcy chętnie korzystają z tego przywileju.

Warto pamiętać, że nawet w sytuacji, kiedy przedsiębiorca posiadał wcześniej kasę fiskalną, to, o ile spełnia warunki do zwolnienia, to może w każdej chwili zaprzestać ewidencjonowania, ale musi o tym fakcie w stosownych terminach zawiadomić urząd skarbowy. Na tej podstawie kasa fiskalna zostanie wykreślona z ewidencji kas.

Stan prawny na dzień: 02.02.2025 r.