Czy można połączyć własną firmę i pracę na etacie? Kompendium 2025

×

Charakterystyka etatu – umowy o pracę

Jako etat rozumiemy zadania wykonywane w ramach stosunku pracy, czyli umowy o pracę (uop).

A zatem stosunek pracy (uop) to wykonywanie określonych zadań w określonym miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. O charakterze umowy o pracę/ stosunku pracy nie świadczy nazwa umowy, ale jej rzeczywisty charakter.

Oznacza to, że jeśli:

• praca jest wykonywana w czasie i miejscu wyzna­czonym przez pracodawcę,
• godziny pracy ustala pracodawca (np. w grafiku lub har­monogramie pracy),
• pracodawca lub inny przełożony (kierownik, brygadzista, mistrz) wydaje polecenia, nadzoruje pracę i rozlicza z jej efek­tów,
• praca jest świadczona osobiście i nie ma możliwości wskazania zastępcy, który zrealizuje część obowiązków,

– to jest to stosunek pracy, który powinien być potwierdzony umową o pracę.

Podporządkowanie pracownika może polegać na określeniu przez pracodawcę czasu pracy i wyznaczeniu zadań, natomiast co do sposobu ich realizacji pracownik ma pewien zakres swobody, zwłaszcza jeśli wykonuje np. zawód twórczy. Taki stosunek również powinien być traktowany jako stosunek pracy.

Pracodawca ponosi:

• ryzyko techniczne – konsekwencje nieświadczenia pracy przez pracownika z przyczyn technicznych, np. przestój;
• ryzyko osobowe – konsekwencje błędów popełnianych przez pracownika;
• ryzyko gospodarcze – związane ze złą kondycją ekonomiczną przedsiębiorstwa;
• ryzyko socjalne – polegające na ponoszeniu przez pracodawcę pewnych ciężarów socjalnych (ZFŚS, wypłata świadczenia urlopowego).

Charakterystyka działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza (zamiennie B2B, samozatrudnienie), to sytuacja, w której dana osoba podejmuje aktywność zarobkową na własny rachunek i na własną odpowiedzialność. Samozatrudniony wykonuje zadania powierzone mu przez osoby trzecie, zleceniodawców w ramach umów B2B.

Umowa B2B (umowa o współpracy) nie jest bezpośrednio uregulowana w przepisach, podlega jednakże ogólnym zasadom Kodeksu cywilnego. Umowa o współpracy B2B to kontrakt zawierany między dwoma podmiotami gospodarczymi, które są uznawane za profesjonalnych uczestników rynku. Często stronami B2B są osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w charakterze wykonawcy (pracownika) oraz firmy zamawiające usługi w charakterze zamawiającego (pracodawcy).

W przypadku przystąpienia do współpracy B2B podmiot „zatrudniający” nie ma obowiązku zapewnienia „pracownikowi” odpowiedniego sprzętu do wykonywania przedmiotu umowy (w praktyce można spotkać się z sytuacjami, w których „pracownik” za symboliczną kwotę „wypożycza” sprzęt od „pracodawcy”).

Samozatrudnienie odróżnia od umowy o pracę między innymi:

Definicja działalności gospodarczej

Ustawa Prawo przedsiębiorców w art.3 wskazuje, że „działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”.

Dla celów podatku dochodowego warto jeszcze sprawdzić, jak działalność gospodarczą definiuje ustawa o PIT, która w art. 5a pkt 6, określa, że za działalność gospodarczą uważa się “działalność zarobkową:

• wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,
• polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,
• polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

– prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych źródeł”.

Kiedy działalność nie będzie uznana za działalność gospodarczą?

Oprócz przesłanek wskazujących, co uważa się za działalność gospodarczą, są jeszcze przesłanki wskazujące, co ją wyklucza. Znajdziemy je w art. 5b ustawy o PIT, który wskazuje, że za działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

• odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie (z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych), ponosi zlecający wykonanie tych czynności,
• czynności są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności,
• wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalności.

Sam wpis w CEIDG, jeśli łącznie są spełnione powyższe warunki, nie świadczy o prowadzeniu działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o PIT.

Zauważmy, że dopiero łączne spełnienie powyższych warunków wyeliminuje prowadzenie działalności gospodarczej. Jeśli naszej działalności dotyczą jeden lub dwa powyższe punkty, to wciąż nasza działalność może mieć miano działalności gospodarczej wg ustawy o PIT.

Czy można pracować na etacie i mieć JDG?

Przepisy nie zabraniają, aby równocześnie pracować na etacie oraz prowadzić działalność gospodarczą.

Łącząc działalność gospodarczą z umową o pracę ważne jest jednak przeanalizowanie zapisów umowy UoP (czasem także umowy o współpracę B2B), czy nie ma tam postanowień o zakazie konkurencji, z których może np. wynikać, że pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec swojego pracodawcy ani świadczyć usług dla konkurencyjnych firm. Taki zakaz może obejmować całkowity zakaz współpracy z innymi podmiotami, które oferują podobne usługi. Sprawdź: Zakaz konkurencji w umowach pracowniczych – branża IT.

Oprócz powyższego w przypadku pracy na etacie i prowadzenia własnej JDG istotne są także aspekty dotyczące formy opodatkowania oraz składek ZUS, co omówimy poniżej.

Jaka forma opodatkowania dla JDG połączonej z etatem?

Przedsiębiorca ma do wyboru trzy formy opodatkowania:

• skalę podatkową – ze stawką podatku 12% dla dochodów do 120 tys. zł oraz 32% powyżej tej kwoty. Kwota wolna od podatku to 30 tys. zł;
• podatek liniowy – z 19% stawką podatku, bez kwoty wolnej od podatku;
• ryczałt – ze stawką zależną od rodzaju działalności, bez kwoty wolnej od podatku.

Na ryczałcie nie można rozliczyć kosztów uzyskania przychodów, na co pozwalają pozostałe formy opodatkowania. Ponadto każda z form ma inny katalog ulg i odliczeń podatkowych oraz różną wysokość składki zdrowotnej.

Nie każda forma opodatkowania będzie jednak dostępna dla początkujących przedsiębiorców w przypadku połączenia JDG z pracą na etacie.

Świadczenie usług dla byłego pracodawcy

Jeśli działalność gospodarcza jest prowadzona na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy w tym samym zakresie co praca na etacie, to w tym samym roku podatkowym nie można wybrać podatku liniowego (musi być skala podatkowa), a ryczałtu nie można wybrać, jeśli od rozwiązania umowy o pracę nie minęły dwa lata. Szczegółowe omówienie wraz z przykładami odnajdziemy tutaj: Świadczenie usług dla byłego pracodawcy na B2B – jaka forma opodatkowania.

Świadczenie usług na rzecz przyszłego pracodawcy

Inaczej ma się sytuacja, jeśli przedsiębiorca nawiązuje umowę o pracę z byłym kontrahentem, z którym wcześniej współpracował w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. W takim przypadku nie dotyczą go ograniczenia co do wyboru formy opodatkowania. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w takim przypadku mamy do czynienia ze świadczeniem usług na rzecz przyszłego pracodawcy, co nie skutkuje utratą prawa do opodatkowania ryczałtem/ podatkiem liniowym.

Przykład 1.

Jan Kowalski współpracował od 1 stycznia 2023 roku ze swoim kontrahentem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, gdzie wybraną przez niego formą opodatkowania był podatek liniowy. W czerwcu 2023 roku zamknął działalność gospodarczą i rozpoczął współpracę z byłym kontrahentem na podstawie umowy o pracę. Będzie wykonywać czynności odpowiadające czynnościom, które wykonywał w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Pan Jan nie jest zobowiązany do „cofnięcia się” i opłacenia podatku z działalności gospodarczej według skali podatkowej.

Przykład 2

Piotr Nowak współpracował od 1 stycznia 2022 roku ze swoim dwoma kontrahentami w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, gdzie wybraną przez niego formą opodatkowania był ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Z jednym z kontrahentów od 1 lipca 2023 roku zakończył współpracę w ramach działalności gospodarczej i rozpoczął współpracę na podstawie umowy o pracę. W ramach tej umowy będzie wykonywać czynności odpowiadające czynnościom, które wykonywał w prowadzonej samodzielnie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Pan Piotr nie traci prawa do opodatkowania ryczałtowego swojej działalności gospodarczej. W czasie gdy stał się pracownikiem jednego z opisanych kontrahentów, przestał jednocześnie świadczyć na jego rzecz usługi w ramach działalności gospodarczej. Nie był zatem zobligowany od 1 lipca 2023 roku opłacać podatku dochodowego z tytułu prowadzonej działalności na ogólnych zasadach.

Ograniczenia w wyborze formy opodatkowania mają za zadanie zapobiegać sytuacjom zastępowania stosunku pracy inną formą zatrudnienia (a nie odwrotnie), przy wykorzystaniu preferencyjnych warunków opodatkowania oraz utrzymaniu dotychczasowego zakresu czynności wykonywanych na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy.

Przykłady oraz odpowiedzi przytoczyliśmy z interpelacji poselskiej nr 5236 oraz odpowiedzi Ministerstwa Finansów.

Jak podatkowo rozliczyć JDG i etat?

Przedsiębiorcy z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej muszą samodzielnie co miesiąc lub co kwartał odprowadzać zaliczki na podatek.

W przypadku umowy o pracę zaliczka na podatek jest również odprowadzana (co miesiąc), jednak pobiera ją pracodawca z wynagrodzenia pracownika i przekazuje do urzędu skarbowego.

Dodatkowo corocznym obowiązkiem jest rozliczenie roczne PIT z uzyskiwanych dochodów. W przypadku połączenia etatu z JDG należy złożyć jedno albo dwa zeznania roczne – w zależności od formy opodatkowania JDG:

• wg skali podatkowej – należy złożyć PIT-36 i wykazać w nim dochody z UoP oraz z JDG;
• podatkiem liniowym – należy złożyć PIT-36L dla dochodów firmowych oraz PIT-37 dla dochodów z etatu,
• ryczałtem – należy złożyć PIT-28 dla przychodów z firmy oraz PIT-37 dla rozliczenia umowy o pracę.

To, na jakim PIT się rozliczyć, opisaliśmy szczegółowo w artykule: Rozliczenie PIT za 2024 – PIT-36, PIT-37, PIT-28 i inne formularze, kluczowe informacje, terminy oraz ulgi.

Możemy spotkać się z sytuacją, że pomimo prawidłowego opłacania podatków w ciągu roku przy rozliczeniu rocznym etatu oraz JDG na skali podatkowej możemy napotkać na niespodziewany podatek do zapłaty. Spowodowane to może być podwójnym uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku w trakcie roku lub koniecznością wykazania podatku od łącznych dochodów na etapie rozliczenia rocznego.

W przypadku opodatkowania działalności gospodarczej skalą podatkową kwota wolna od podatku (w wysokości 30 tys. zł) jest automatycznie uwzględniana w obliczeniach miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek. Nie ma możliwości pominięcia tej kwoty przy rozliczaniu JDG w trakcie roku.

Również pracodawca z tytułu stosunku pracy może uwzględniać w trakcie roku podatek z uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku.

Stąd może się zdarzyć, że kwota wolna od podatku jest obliczana z dwóch źródeł (UoP oraz B2B), jednak przepisy pozwalają uwzględnić ją tylko raz z łącznym limitem 30 tys. zł dla wszystkich źródeł. Jeśli kwota ta została już uwzględniona z paru źródeł w ciągu roku (30 tys. zł × 2), następuje jej wyrównanie („zbicie”) w rocznym zeznaniu do limitu 30 tys. zł.

Inna sytuacja, która może powodować wyższy podatek do zapłaty w rozliczeniu rocznym w przypadku połączenia JDG na skali podatkowej z umową o pracę, polega na tym, że w zeznaniu rocznym PIT podatek oblicza się od łącznych dochodów, co może skutkować przekroczeniem drugiego progu podatkowego (ze stawką podatku 32%), podczas gdy w trakcie roku (w przypadku zaliczek miesięcznych/kwartalnych) dochody są rozliczane oddzielnie (z pominięciem tego drugiego źródła dochodów), co może utrzymywać je (w obu źródłach) w pierwszym progu z 12% stawką podatku.

JDG i etat a składki ZUS

Składki ZUS dzielimy na:

• społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe) – wpływają na świadczenia z ZUS, jak np. emerytura, czy zasiłki chorobowe,
• zdrowotne – zapewniają dostęp do leczenia w ramach NFZ.

W przypadku równoczesnej pracy na etacie oraz samozatrudnienia składki zdrowotne muszą być opłacane z obu źródeł.

Natomiast opłacanie składek społecznych z działalności gospodarczej zależy od wynagrodzenia otrzymywanego z umowy o pracę.

Zobacz także: Działalność gospodarcza a umowa o pracę – jak rozliczyć ZUS

Składki ZUS z tytułu działalności gospodarczej opłaca samodzielnie przedsiębiorca co miesiąc. W działalności gospodarczej na początku prowadzenia firmy można skorzystać z niepłacenia lub z obniżonych składek ZUS. Jakie to ulgi oraz wysokość stawek ZUS opisaliśmy w artykule: Składki ZUS 2025.

Natomiast składki ZUS z etatu są pobierane i opłacane przez pracodawcę, przy czym część tych składek jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, a część pokrywa pracodawca. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika, czyli kwotą, od której oblicza się procentowo wysokość składki, jest wynagrodzenie brutto wraz ze wszystkimi dodatkami pieniężnymi.

* Stopa procentowa jest zależna od liczby osób ubezpieczonych oraz branży, w której działa firma

** Fundusz pracy – tutaj sprawdzisz, kiedy naliczana jest składka na FP i FGŚP

Porównanie obciążeń podatkowych na konkretnych kwotach dla JDG oraz etatu znajdziesz w artykule: Własna działalność czy umowa o pracę? Porównanie możliwości dostępnych w 2025.

Nakaz zamiany B2B na UoP – czy będą nowe uprawnienia dla inspektorów pracy PIP?

W kontekście omawiania tematyki JDG oraz etatu warto na koniec jeszcze wspomnieć o trwających w debacie publicznej od paru miesięcy dyskusjach o nakazie zamiany B2B na etat i nowych uprawnieniach dla inspektorów pracy. Miałby to być element walk z fikcyjnym samozatrudnieniem oraz pokłosie unijnej tzw. dyrektywy platformowej, która zaczęła obowiązywać 1.12.2024 roku, a państwa członkowskie mają dwa lata na jej wdrożenie.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) miałaby zyskać nowe uprawnienia do przekształcania umów cywilnoprawnych (B2B, umów o dzieło, umów zlecenia) w umowy o pracę, jeśli wykazują cechy stosunku pracy. Celem tej zmiany jest zwalczanie nadużyć związanych z zastępowaniem umów o pracę umowami B2B lub tzw. śmieciówkami, dzięki którym pracodawcy unikają większych kosztów, czy opłacania składek ZUS. Inspektorzy PIP mieliby wydawać decyzje administracyjne o natychmiastowym skutku, a pracodawcy będą mieli prawo do odwołania się do sądu. PIP oceniałaby, czy dana umowa wykazuje cechy stosunku pracy, takie jak przede wszystkim podporządkowanie pracodawcy, wyznaczone miejsce i czas pracy.

Aktualnie PIP może jedynie wystąpić do sądu o ustalenie istnienia stosunku pracy.

PIP informuje także, że zmiany miałaby być również wynikiem wdrożenia dyrektywy UE dotyczącej pracowników platform cyfrowych (dyrektywa platformowa). Zgodnie z danymi Komisji Europejskiej większość pracowników platformowych w UE formalnie ma status samozatrudnionych, ale w rzeczywistości wykonuje pracę etatową, co rodzi potrzebę zapewnienia im takich samych praw jak ich etatowym kolegom.

Polska planuje jednak rozszerzyć uprawnienia PIP na wszystkie umowy cywilnoprawne, a nie tylko te dotyczące pracowników platformowych.

Cytując Marcina Staneckiego, Głównego Inspektora Pracy: „Chcemy jednak wyjść poza dyrektywę platformową i mieć możliwości wydawania decyzji nie tylko w zakresie pracowników platformowych, ale dla wszystkich osób, które pracują na podstawie umów cywilnoprawnych. (…) Sam jestem zwolennikiem swobody zawierania umów, to podstawowa zasada wynikająca z prawa cywilnego. Nie jestem więc wrogiem umów cywilnoprawnych, ale chciałbym, żeby w tych sytuacjach, kiedy inspektor stwierdza, że dochodzi do ewidentnego naruszania prawa, miał on możliwość skutecznego reagowania i przeciwdziałania nadużywaniu umów cywilnoprawnych. (…) Uczciwi pracodawcy zwracają nam uwagę, że nie opłaca się być uczciwym, ponieważ ich konkurent zatrudnia wszystkie osoby na podstawie umowy-zlecenia, nie musi im zapewniać odpowiednich warunków BHP, te osoby pracują do utraty tchu, płacą niższe daniny publiczne. Nie chcemy, żeby ktoś, kto zna więcej kruczków prawnych, był w korzystniejszej sytuacji niż ten, kto chce być uczciwy (…)”.

Projekt nadający inspektorom pracy nowe uprawnienia nakazu zamiany B2B w etat jest obecnie w fazie konsultacji i na poziomie wewnętrznych uzgodnień.

Stan prawny na dzień: 7.04.2025 r.