Czy numer NIP jest potrzebny przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana (lub działalność bez rejestracji) to udogodnienie dla osób, które chcą sprawdzić swój pomysł na biznes lub są świadome, że ich przychody będą niewielkie, a mimo to, chcą w legalny sposób dorobić do domowego budżetu. Wśród wielu pytań dotyczących działalności nierejestrowanej często pojawia się pytanie o obowiązek nadania numeru NIP. Czy prowadząc działalność bez rejestracji potrzebny jest NIP? Odpowiemy na to w niniejszym artykule.

Działalność nierejestrowana – podstawa prawna

Działalność nierejestrowana uregulowana jest w art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców. Nazwana jest tam po prostu “działalnością”. Aby można było powiedzieć o przedsiębiorcy, że wykonuje działalność nierejestrowaną, muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki (art. 5 ust. 1 ustawy):

• przychód z działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (Od 1 lipca 2023 roku jest to 2700 zł, w 2024 roku, ze względu na dwukrotny wzrost płacy minimalnej, również limit dla działalności nierejestrowanej zmieni się dwukrotnie: od stycznia do końca czerwca wynosi 3 181,50 zł, a od lipca do grudnia 2024 r. limit wzrośnie do 3 225 zł.),
• przedsiębiorca w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywał działalności gospodarczej.

Jeśli przychód z działalności przekroczy wskazany limit, to działalność ta staje się działalnością gospodarczą, a przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować się w ciągu 7 dni w CEiDG.

Inaczej mówiąc – dopóki przychody przedsiębiorcy mieszczą się w limicie, nie musi on rejestrować firmy, zatem prowadzi działalność (nierejestrowaną), która w myśl ustawy Prawo przedsiębiorców nie jest działalnością gospodarczą.

Obowiązek identyfikacyjny

Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników przewiduje, że każdy podmiot o statusie podatnika i będący płatnikiem (zalicza się do nich osoby prowadzące działalność nierejestrowaną) ma obowiązek ewidencyjny (art. 2 ust. 1 ustawy).

Do ewidencji konieczne jest posiadania identyfikatora podatkowego. Są ich dwa rodzaje:

• numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej,
• NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

Zgodnie z przedstawionymi faktami numerem PESEL mogą posługiwać się osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i niezarejestrowane jako podatnicy podatku VAT. Z tego wynika, że osoba prowadząca działalność bez rejestracji, nie ma obowiązku ubiegania się o NIP, gdyż wystarczy jej PESEL. To prawda, ale od tej zasady istnieje wyjątek związany z tym, że w pewnych sytuacjach, prowadząc działalność bez rejestracji, trzeba zarejestrować się do VAT. Niżej rozwijamy tę kwestię.

Działalność nierejestrowana a ustawa o VAT

Jak mówi art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (zwana dalej ustawą o VAT) działalność gospodarcza to wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z tą definicją osoby, które prowadzą działalność nierejestrowaną, prowadzą działalność gospodarczą.

Z kolei w art. 15 ust. 1 ustawy o VAT przeczytamy, że podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W wielkim uproszczeniu można powiedzieć, że z perspektywy ustawy podatnikiem VAT może być zarówno zwykła osoba fizyczna nieposiadająca działalności gospodarczej, jak i osoba fizyczna ją posiadająca lub inny podmiot.

Art. 96 ust. 1 ustawy mówi, że podatnicy VAT są zobowiązani zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne do podatku VAT.

Zwolnienie podmiotowe i zwolnienie przedmiotowe w VAT

Ustawodawca przewidział dwa rodzaje zwolnień z VAT:

• Zwolnienie podmiotowe (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) – dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Przedsiębiorca ma prawo zrezygnować ze zwolnienia w dowolnym momencie.

Mówiąc inaczej – dopóki przedsiębiorca nie przekroczy limitu sprzedaży, ma prawo nie rejestrować się do VAT (może też zarejestrować się dobrowolnie), ale po przekroczeniu 200 000 zł musi się zarejestrować z mocy prawa.

Przykład 1

Pani Mirella, pasjonatka krawiectwa, chce dorobić, świadcząc sąsiadom usługi drobnych przeróbek ubrań. Zakłada, że jej przychód miesięczny nie przekroczy 500 zł, więc kwalifikuje się jako działalność nierejestrowana. Jednocześnie obejmuje ją zwolnienie podmiotowe, gdyż sprzedaż będzie mniejsza niż 200 000 zł rocznie.

• Zwolnienia przedmiotowe (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) to zwolnienie z VAT ze względu na rodzaj prowadzonej sprzedaży. Obejmuje ono m.in. usługi medyczne, edukacyjne, finansowe, ubezpieczeniowe. Ten rodzaj zwolnienia jest odgórny. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca zarejestruje się do VAT, to i tak wymienione usługi będą zwolnione z opodatkowania.

Przykład 2

Pan Roman zamierza prowadzić działalność nierejestrowaną polegającą na udzielaniu korepetycji. Udzielanie korepetycji to usługa edukacyjna objęta zwolnieniem przedmiotowym. Tym samym pan Roman nie ma obowiązku rejestrować się do VAT. Jeśli jednak zdecyduje się na rejestrację, pozostanie w rejestrze jako podatnik zwolniony, tj. nie będzie płatnikiem podatku VAT.

Dodatkowe warunki wynikające z ustawy o VAT

Wiemy już, że są dwa rodzaje zwolnienia z VAT: podmiotowe i przedmiotowe.
Przedsiębiorcy, których działalność spełnia warunki kwalifikujące do ww. zwolnień nie muszą rejestrować się do VAT.

Jednak ustawa o VAT wyróżnia jeszcze trzecią grupę przedsiębiorców: takich, którzy nie mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego i muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu.

Katalog działalności, które nie mogą być objęte zwolnieniem wymieniony jest w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT i w Załączniku nr 12 do ustawy. Wśród branż objętych obowiązkiem rejestracji są np. przedsiębiorcy zajmujący się handlem metalami szlachetnymi i wyrobami jubilerskimi, handlem z wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość (czyli np. przez Internet) wyrobami kosmetycznymi i toaletowymi, świadczący usługi prawnicze, doradcze, ściągania długów.

Przykład 3

Pani Ewa zamierza prowadzić działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży kosmetyków poprzez internetowy portal aukcyjno-ogłoszeniowy. Będzie działała na niedużą skalę i nie przewiduje przychodów większych niż 1 000 zł miesięcznie. Pani Ewa musi zarejestrować się do VAT, ponieważ jej działalność wyłączona jest ze zwolnienia podmiotowego w VAT na mocy art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

NIP w działalności nierejestrowanej a rejestracja jako podatnik VAT

Z przytoczonego na początku artykułu przepisu (art. 3 ust.1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) wynika, że numerem PESEL mają prawo posługiwać się przedsiębiorcy niebędący zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów, a NIP jest przeznaczony dla pozostałych podmiotów podlegających ewidencji.

Zatem osoba prowadzącą działalność nierejestrowaną, jeśli zarejestruje się jako podatnik VAT (dobrowolnie lub z przepisów prawa nie będzie mogła skorzystać ze zwolnienia do rejestracji) podlega obowiązkowi identyfikacji za pomocą numeru NIP.

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej a NIP

Obowiązek posiadania numeru NIP mają także przedsiębiorcy, których działalność nie podlega pod zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 24 września 2018 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS), o którą wystąpiła kobieta zamierzająca w ramach działalności bez rejestracji świadczyć usługi kosmetyczne. Dyrektor KIS podkreślił, że zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej nie stosuje się w przypadku świadczenia usług kosmetycznych i kosmetologicznych. Aby zarejestrować kasę fiskalną i odnotowywać na niej zdarzenia gospodarcze (sprzedaż usług kosmetycznych) potrzebny jest jednak indywidualny Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) i wnioskodawczyni powinna ubiegać się o jego nadanie.

Podsumowując: zasadniczo z przepisów prawa nie wynika, że działalność nierejestrowana podlega identyfikacji numerem NIP, ale w dwóch sytuacjach – obowiązku stosowania kasy fiskalnej lub braku możliwości skorzystania z podmiotowego zwolnienia z VAT – należy wystąpić z wnioskiem o nadanie NIP.

Jak złożyć wniosek o nadanie NIP?

Osoby prowadzące działalność bez rejestracji muszą wystąpić do Urzędu Skarbowego o nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej poprzez zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 (zaznaczając w nim w części A.4. pkt 2. Osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług – poniżej zrzut z formularza z zaznaczeniem miejsca). Urząd nadaje NIP w ciągu 3 dni od otrzymania poprawnie wypełnionego zgłoszenia identyfikacyjnego. Formularz NIP-7 można pobrać do druku stąd.