Czy pracodawca może skrócić termin wykorzystania zaległych urlopów?

Zdarza się, że pracownik nie wykorzysta całego urlopu w bieżącym roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni przechodzą w takiej sytuacji na kolejny rok. Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? Czy pracodawca może sam zdecydować o końcowym terminie rozpoczęcia urlopu lub wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody? Przeczytaj artykuł, a poznasz odpowiedzi na te pytania.

Zaległy urlop – do kiedy trzeba wykorzystać?

Pracownikowi, w zależności od stażu pracy, przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku. Zgodnie z art. 168 Kodeksu Pracy (dalej: k.p.), urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września kolejnego roku. Termin ten zostanie dochowany wtedy, jeśli pracownik rozpoczyna urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego. Nie ma zatem znaczenia, jak długo będzie trwał urlop pracownika, o ile pierwszy jego dzień przypadnie nie później niż w ostatnim dniu września.

Przepisy nie precyzują, którego urlopu – aktualnego czy zaległego, należy udzielić w pierwszej kolejności, ale wypracowała to doktryna. Przyjmuje się, że najpierw zdejmuje się pracownikowi dni wolne z zaległego urlopu, a kiedy ten zostanie wykorzystany – z tego na rok bieżący. Potwierdził to Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 9.05.2013 r. (sygn. akt II PK 199/12), w którym zauważył również, że dopilnowanie, aby pracownik wykorzystał zaległy urlop, leży w gestii pracodawcy.

Przykład 1

Pani Elwira pracuje w systemie 5-dniowego tygodnia pracy (poniedziałek – piątek) i przysługuje jej 26 dni urlopu wypoczynkowego. W 2021 r. wykorzystała 20 dni, a więc 6 dni przeszło jej na kolejny rok. W 2022 r. naliczył jej się urlop na rok bieżący, tj. kolejne 26 dni. Panie Elwira po raz pierwszy i jedyny w 2022 r. wzięła urlop od 28 września do 11 października. Razem jest to 14 dni kalendarzowych, ale wypadają w tym okresie 2 weekendy, które nie pomniejszają wymiaru urlopu Pani Elwirze, dlatego dni urlopowych wyszło 10.

W związku z tym, że pierwszy dzień urlopu przypadł przed końcem 30 września, jako pierwszy w kolejności został rozliczony zaległy urlop (6 dni), a dopiero później 4 dni z urlopu za 2022 r. Pani Elwira nie wykorzystała w 2022 r. już żadnych dni urlopowych, dlatego na 2023 r. przeszło jej 22 dni (26 dni – 4 wykorzystanych dni = 22 dni przeniesionych na kolejny rok).

Czy możliwe jest skrócenie terminu na wykorzystanie zaległego urlopu?

Pracodawca nie ma prawa w regulaminie (ani innym zakładowym postanowieniem) skrócić terminu na wykorzystanie zaległego urlopu. Nadrzędne są przepisy k.p., które mówią, że zaległy urlop, można odebrać do 30 września następnego roku.

Jednak pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez zgody tego pracownika. Wynika to poniekąd z brzemienia art. 168 k.p., w którym przeczytamy: urlopu niewykorzystanego (…) należy pracownikowi udzielić.

Przepis można interpretować w ten sposób, że pracodawca ma za zadanie udzielić urlopu i jednocześnie nie musi się w tej kwestii porozumiewać z pracownikiem (gdyż przepis nie zawiera żadnych wytycznych dotyczących konieczności uzgodnienia urlopu z pracownikiem).

Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 7.05.2007 r. (sygn. akt II PK 313/07), w którym powołał się na przytoczony przepis i wskazał, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, a udzielenie urlopu nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące.

Urlop wypoczynkowy jest prawem każdego pracownika. Jego nieudzielenie (lub skrócenie) to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym podlegające karze grzywny od 1 000 do 30 000 zł (art. 282 § 2 k.p.).

Skrócony termin wykorzystania zaległych urlopów – podsumowanie

Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku. Nie może w żaden sposób (np. w regulaminie) zmienić tego terminu, za to ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop bez porozumienia z nim. Innymi słowy – może mu narzucić termin wykorzystania urlopu, a pracownik nie może się sprzeciwić. Podkreślamy – dotyczy to wyłącznie zaległego urlopu.