Czy wirtualne biuro może być siedzibą firmy? Co z rejestracją do VAT?

×

Mimo że ustawa nie zakazuje wprost, aby wirtualne biuro było siedzibą lub adresem działalności gospodarczej, a same wirtualne biura są legalne, to warto mieć na uwadze poniższe kwestie.

Jaki adres trzeba podać w CEIDG?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma do uzupełnienia w CEIDG następujące adresy:

• Adres miejsca zamieszkania

  Podanie tych danych jest obowiązkowe. Należy tu wskazać faktyczne (prawdziwe) i aktualne miejsce zamieszkania. Podany w tym miejscu adres nie jest udostępniany w bazie przedsiębiorców w CEIDG, a jedynie przekazywany do wiadomości urzędu skarbowego i ZUS/KRUS. Nie ma znaczenia miejsce zameldowania.

• Adres do doręczeń

  Podanie tych danych jest obowiązkowe. Adres do doręczeń to adres korespondencyjny. Możemy tu wskazać adres polski, dowolnego państwa UE, oraz Liechtensteinu, Norwegii, Islandii, Szwajcarii, a także posługiwać się skrytką pocztową. Opcja doręczenia pism na skrytkę pocztową jest możliwa tylko na terenie Polski. Wskazany w tym miejscu adres jest upubliczniany w bazie przedsiębiorców w CEIDG.

  Należy pamiętać, aby regularnie odbierać korespondencję – niektóre pisma po awizowaniu, nawet jeśli nie zostaną odebrane, będą uznane za doręczone, jeśli zostały wysłane na adres do doręczeń wskazany w CEIDG.

  Jako adres do doręczeń można również podać wirtualne biuro.

• Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej

  To miejsce, gdzie jest prowadzona firma, podejmowane są czynności zarządcze, toczy się życie firmy. Może to być biuro, sklep, magazyn, prywatne mieszkanie itp. Adres stałego miejsca wykonywania działalności musi znajdować się na terenie Polski i jest on udostępniany we wpisie publicznym w CEIDG.

  W przypadku podania stałego miejsca wykonywania działalności, zasadniczo przyjmuje się, że jest to siedziba firmy.

  Jeśli mamy stałe miejsce wykonywania działalności, to podanie tego adresu jest obowiązkowe. Jeśli takiego nie posiadamy (np. świadczymy usługi u klientów) – należy wybrać opcję “Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Wtedy do celów podatkowych i ubezpieczeniowych przyjęty zostanie adres miejsca zamieszkania, a jedynym widocznym dla każdego adresem w wyszukiwarce przedsiębiorców CEIDG będzie adres do doręczeń.

• Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej

  Jeśli mamy dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej (np. filię, oddział, kolejne biuro, sklep, magazyn, pawilon), to podajemy także ich adres.

• Adres przechowywania dokumentacji podatkowej

  To miejsce, w którym rzeczywiście będzie znajdowała się dokumentacja firmy. Może to być adres biura księgowego, jeśli zdecydujemy się na taką obsługę. Jeśli korzystamy z usług księgowości internetowej, nie podajemy tu adresu firmy księgowej z usług której korzystamy, a właściwy adres przechowywania oryginalnych dokumentów (faktur, ewidencji podatkowych itd). Adres ten nie jest upubliczniany w rejestrze przedsiębiorców CEIDG.

  Adres	Czy obowiązkowy z CEIDG?	Czy widoczny publicznie w CEIDG?
  Miejsce zamieszkania	TAK	NIE
  Miejsce do doręczeń	TAK	TAK
  Stałe miejsce prowadzenia firmy	TAK, jeśli istnieje	TAK, jeśli istnieje
  Dodatkowe miejsca prowadzenia firmy	NIE	TAK, jeśli podano we wniosku
  Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej	NIE	NIE

 
• Adres do e-Doręczeń

  Od 1 stycznia 2025 roku wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń jest obowiązkowym elementem wniosku o wpis do CEIDG dla jednoosobowych działalności, natomiast posługiwanie się tak utworzonym adresem będzie obowiązkowe od 1 października 2026. Więcej na ten temat napisaliśmy w artykule: e-Doręczenia dla przedsiębiorców.

• Skrytka pocztowa

  Jeśli nie chcemy odbierać korespondencji pod adresem miejsca zamieszkania i nie mamy innego adresu, możemy podać adres skrytki pocztowej. Wynajmiemy ją od Poczty Polskiej (usługa jest płatna od 90 zł za rok).

  Skrytkę pocztową można porównać do np. Inpostu, z tym że w tym pierwszym przypadku mamy swoją stałą, indywidualną skrytkę – zawsze w tym samym miejscu i zawsze ten sam „box”.

  Jak dokładnie działa skrytka pocztowa, przeczytamy na stronie Poczty Polskiej.

  Jako adres do doręczeń można podać wyłącznie skrytkę pocztową – taka możliwość jest jednak dostępna tylko przy składaniu wniosku w urzędzie, elektronicznie nie ma takiej możliwości.

Siedziba firmy a adres prowadzenia działalności

Odniesienie do siedziby znajdziemy w art. 41 Kodeksu cywilnego, który mówi, że: „Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający”. A zatem jest to miejscowość, w której zarząd osoby prawnej, takiej jak przedsiębiorstwo lub spółka, wykonuje swoje obowiązki i podejmuje wiążące decyzje dotyczące firmy.

Siedziba firmy to miejscowość, w której znajduje się zarząd osoby prawnej. Natomiast miejsce prowadzenia działalności to lokalizacja, w której odbywa się realizacja codziennych zadań, spotkania z kontrahentami itp.

Tutaj należy zaznaczyć, że w ujęciu prawniczym rozróżnia się określenia:

• adres siedziby – jest to wskazanie konkretnego adresu, przykładowo: ul. Grabiszyńska 241G, 53-234 Wrocław;
• siedziba – to wskazanie samej miejscowości, w przykładzie powyżej siedziba spółki to Wrocław.

Zauważmy jednak, że cytowany przepis Kodeksu cywilnego (który znajduje się w dziale „Osoby prawne”) dotyczy osób prawnych, a nie jednoosobowych działalności gospodarczych (które są osobami fizycznymi), dlatego pojęcia związane z siedzibą firmy nie odnoszą się formalnie do jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG).

Aby dokonać rozróżnienia w JDG siedziby firmy od miejsca prowadzenia działalności możemy posiłkować się unijnym Rozporządzeniem. W artykułach 10 oraz 11 czytamy, że:

• miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest miejsce, gdzie funkcjonuje naczelny zarząd przedsiębiorstwa. Przy ustalaniu tego miejsca bierze się pod uwagę lokalizację podejmowania kluczowych decyzji zarządczych oraz miejsce posiedzeń zarządu. Jeśli te kryteria nie pozwalają na jednoznaczne określenie siedziby, kluczowe staje się miejsce podejmowania istotnych decyzji dotyczących ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem;
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej to dowolne miejsce, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czy świadczenie usług. Fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Przytoczone wyżej Rozporządzenie dotyczy jednak rozróżnienia pojęć w kontekście stosowania przepisów VAT, czyli określenia miejsca opodatkowania.

Wirtualne biuro jako adres firmy?

W przepisach nie znajdziemy informacji wprost, czy podatnik, który jako miejsce wykonywania działalności lub jako adres siedziby podaje adres wirtualnego biura, może zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Pomocna może tu być utrwalająca się linia interpretacyjna sądów (wyroki Wojewódzkich, jak Naczelnych Sądów Administracyjnych) wskazująca, że podawanie jako adresu działalności, adresu wirtualnego biura nie może być przesłanką wykluczającą możliwość zarejestrowania się do VAT.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że podając taki adres w zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT, można znaleźć się na celowniku urzędu skarbowego – kilkanaście lat temu wiele firm korzystających z adresu wirtualnego biura dla swojej „działalności” dokonywała oszustw podatkowych, była firmami-krzakami. Stąd adres wirtualnego biura podawany w VAT-R może budzić wątpliwości niektórych urzędników co do uczciwości podatników, choć ze względu na postępującą technologię mogą one być już rzadsze, jednak wciąż jest typowane jako wskaźnik większego ryzyka oszustw przy analizach urzędów.

W środowisku prawniczym znane są wyroki sądów, które podtrzymywały decyzję urzędu skarbowego o odmowie pewnej spółce rejestracji jako podatnika czynnego VAT, ze względu na to, że między innymi jako adres prowadzenia działalności podawała siedzibę z adresem wirtualnego biura. Ta okoliczność spowodowała, że urząd zaczął baczniej przyglądać się firmie. Weryfikacja spółki przez urząd doprowadziła do wykrycia większej liczby nieprawidłowości w działaniu spółki, a w konsekwencji do odmowy rejestracji do VAT.

Profesor Witold Modzelewski (były wiceminister finansów) stwierdza, że podczas rejestracji do VAT zasadnicze znaczenie ma to, gdzie znajduje się siedziba firmy, miejsce prowadzenia działalności lub zamieszkania podatnika. Te dane są najważniejsze, dlatego muszą być materialne, twarde i rzeczywiste.

Ponadto doradcy podatkowi wskazują, że jeśli wirtualne biuro służy tylko za skrytkę pocztową, to urzędy mogą mieć pewne wątpliwości, czy jest możliwe nawiązanie kontaktu z przedsiębiorcą. A brak kontaktu z firmą jest jedną z przesłanek do wykreślenia podatnika z rejestru VAT.

W świetle powyższego, mimo że adres wirtualnego biura nie wyklucza możliwości rejestracji do VAT, a wirtualne biuro jest legalne, to eksperci podatkowi doradzają, aby przy rejestracji jednak rozważyć, czy podanie adresu wirtualnego biura nam nie zaszkodzi, ponieważ może to nie być bezpieczne rozwiązanie. Choć wszystko zależy od konkretnego urzędu skarbowego, jak do tej sprawy podejdzie.

Rejestracja do VAT a adres firmy

Przy rejestracji do VAT istotne jest, gdzie znajduje się siedziba firmy, miejsce prowadzenia działalności albo zamieszkania podatnika.

Zgłoszenie do VAT (VAT-R) należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego ze względu na:

• miejsce zamieszkania – w przypadku osób fizycznych;
• siedzibę firmy – w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, jak np. spółka cywilna;
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – w przypadku podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadających na tym terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

W informacji dodatkowej zgłoszenia rejestracyjnego do VAT należy podać m.in.:

• adres miejsca zamieszkania lub nazwę, siedzibę i adres siedziby wnioskodawcy,
• dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu – w przypadku adresów siedziby i miejsc prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku korzystania z biura wirtualnego niezbędne jest upewnienie się, że podmiot oferujący takie usługi ma uprawnienia do wynajmu lokalu. Jeśli zaś prowadzący biuro wirtualne jest właścicielem lokalu, można mieć pewność co do tytułu prawnego do lokalu.

Warto mieć na uwadze, że urząd odmawia rejestracji do VAT, jeśli m.in.:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• firma nie istnieje,
• nie można skontaktować się z przedsiębiorcą lub jego pełnomocnikiem.

Na który adres będzie do mnie przychodzić korespondencja?

W zależności od rodzaju pism mogą one przychodzić na inne adresy:

• pisma z ZUS – na wskazany w deklaracjach ZUS ZUA/ZZA adres korespondencyjny;
• pisma z urzędu skarbowego – na adres miejsca zamieszkania;
• faktury i inna poczta dotycząca prowadzenia działalności gospodarczej – na adres do doręczeń.

A jaki adres podawać na fakturach?

Na fakturze powinien być podawany adres siedziby działalności gospodarczej podatnika zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą będzie to zatem adres zamieszkania.

Jeśli jednak w zgłoszeniu CEIDG podaliśmy stałe miejsce prowadzenia działalności, to ten adres powinien figurować na fakturach, jeśli zaś go nie mamy – faktury powinny zawierać adres miejsca zamieszkania.

Zacytujmy interpretację podatkową: Jaki adres należy wskazać w fakturze VAT (sygn. IPTPP1/443-128/14-4/AK):

• „[…] należy stwierdzić, iż na fakturze powinien być podawany, co do zasady adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, w rozumieniu ustawy o VAT.
• Przepisy nie precyzują jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsca zamieszkania czy głównego miejsca prowadzenia działalności – jeśli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać w fakturze.
• W związku z powyższym przyjąć należy, iż będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być co do zasady adres zamieszkania.
• Jednakże w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności.
• Nie ma też przeszkód aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem że nie zakłóca to czytelności faktury”.

Uzupełniająco dodajmy jeszcze, że spółki cywilne oraz handlowe wpisane do KRS na fakturze powinny wskazać adres siedziby działalności gospodarczej zgodny z formularzem VAT-R, czyli adres siedziby.

Wirtualne biuro a siedziba firmy – podsumowanie

Zbierając razem powyższe informacje, zauważamy, że:

• adres wirtualnego biura można podawać jako adres do doręczeń w CEIDG;
• adres wirtualnego biura może być adresem miejsca prowadzenia działalności, pod warunkiem że oprócz samego adresu wynajmowana jest również przestrzeń, w której realizowane są działania związane z działalnością gospodarczą;
• sam adres pocztowy wirtualnego biura nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej/ adres prowadzenia działalności.

Stan prawny na dzień: 13.02.2025 r.