Czy zakup klimatyzacji można rozliczyć w kosztach firmy?

Jest upał. Żar się leje z nieba. Ocierasz pot z czoła. Ciężko lub wręcz niemożliwie pracować w takich warunkach. Ulgą byłby chłodniejszy powiew powietrza, ale pogoda nawet o tym nie myśli, więc ty myślisz jak tu myśleć oraz pracować w takich realiach. Kupujesz klimatyzację. To teraz przeczytaj, czy zakup klimatyzacji można rozliczyć w kosztach firmy.

Rodzaje klimatyzacji

Na początku przedstawmy główne rodzaje klimatyzacji, które mają znaczenie w kontekście rozliczania firmowego. I tak wyróżniamy:

1. klimatyzacją przenośną (samodzielny przedmiot) – rozliczamy wg zasad przewidzianych dla środków trwałych lub wyposażenia,
2. klimatyzację o charakterze przenośnym, która wymaga zamontowania na ścianie, jednak bez ingerencji w bryłę lokalu, zamontowanie w taki sposób, że jej odłączenie nie spowoduje uszczerbku ani dla budynku, ani dla samego urządzenia – traktujemy jako odrębny przedmiot (rozliczamy wg zasad przewidzianych dla środków trwałych lub wyposażenia),
3. klimatyzację trwale wbudowaną w ścianę budynku, jako stałe przyłączenie do obiektu – rozliczamy wg zasad przewidzianych dla ulepszania środków trwałych (jeśli posiadamy prawo własności do lokalu) lub inwestycji w obcym środku trwałym (jeśli jest wbudowywana w obiekt, który nie jest naszą własnością np. montujemy w wynajmowanym biurze).

Ukrycie pod listwami maskującymi kabli, przewodów itp. nie oznacza, że klimatyzacja jest trwale połączona z budynkami. Taką klimatyzację traktujemy jako tę o charakterze przenośnym wymagającej zamontowania.

Czy klimatyzacja może być kosztem firmowym?

Aby odpowiedzieć na pytanie, czy klimatyzacja może być kosztem firmowym, trzeba najpierw powiedzieć, co jest kosztem uzyskania przychodu w działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztem uzyskania przychodu (k.u.p) są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania tego przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

A zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie przychodu (albo zabezpieczenie/zachowanie ich źródła).

Przy czym, obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności każdorazowo spoczywa na przedsiębiorcy.

Klimatyzacja nie jest wydatkiem wyłączonym z kosztów na podstawie art. 23 ustawy, stąd jeśli została ona nabyta na potrzeby prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności zarobkowej, a nie na cele prywatne i jest on w stanie to uargumentować to może ona stanowić koszt firmowy.

Klimatyzacja w mieszkaniu, w którym jest prowadzona działalność

O ile klimatyzacja zakupiona do wynajmowanego biura, czy innego pomieszczenia wykorzystywanego wyłącznie na cele działalności (magazyn, sklep, gabinet itp) nie wzbudza większych wątpliwości, to takie już mogą się pojawić ze strony urzędu skarbowego, jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę w mieszkaniu i jego część wydziela na prowadzenie działalności gospodarczej.

Zadając wprost do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) pytanie, czy można zaliczyć w koszty klimatyzację jeśli jest ona w mieszkaniu, w którym jest prowadzona działalność, otrzymujemy różne odpowiedzi w zależności od formy zadanego pytania (pisemnie lub telefonicznie).

Na infolinii, konsultant nam odpowiada, że zakup klimatyzacji (urządzenie przenośne) w obliczu potężnych upałów nie jest kwestionowany ze strony urzędów, i wydatek taki w całości można rozliczyć w kosztach, nawet jeśli część mieszkania wykorzystujemy do działalności gospodarczej.

Z kolei, w drodze pisemnej (chat KIS) konsultant KIS na to samo pytanie, odpowiada, że “nie ma na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków do kosztów podatkowych należy brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu podatnika, jak również fakt czy wydatek ten zostałby poniesiony, gdyby podatnik ten nie prowadził działalności gospodarczej”.

Drążąc temat i zadając kolejne pytanie, czy przedsiębiorca, który prowadzi firmę w mieszkaniu i uzna zakup klimatyzacji jako wydatek firmowy, może zaliczyć w koszty wartość proporcjonalną w stosunku do części mieszkania, jaką wykorzystuje na prowadzenie działalności, konsultant odpowiada, że “może być nawet 100% wydatku, jeżeli przedsiębiorca zakupuje klimatyzację, bo np. świadczy taki rodzaj usług przy których ważna jest temperatura w pomieszczeniu, a ustawodawca nigdzie nie wskazuje, że powinna to być proporcja – ważny jest związek przyczynowo skutkowy”. Zastrzegając jednak dalej, że jest to ogólna informacja w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, a oceny w zakresie stanu faktycznego powinien samodzielnie dokonać przedsiębiorca.

W razie niepewności, czy dany wydatek może być kosztem podatkowym należy jednak samodzielnie skontaktować się z Krajową Informacją Skarbową lub złożyć wniosek o udzielenie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Jak można rozliczyć klimatyzację w firmie?

Sposób rozliczenia klimatyzacji, która została przyporządkowana jako wydatek na cele firmowe, zależy od jej wartości, przewidywanego okresu użytkowania oraz rodzaju klimatyzacji.

Dla urządzeń przenośnych (nabywanych dla własnego, jak i wynajmowanego lokalu), rozliczenie wygląda następująco:

• jeżeli wartość klimatyzacji przekracza 10 000 zł i przedsiębiorca zamierza jej używać na cele firmowe przez co najmniej rok – wtedy klimatyzację należy wpisać do ewidencji środków trwałych oraz amortyzować,
• jeśli koszt klimatyzacji jest równy lub niższy 10 000 zł i przewidywany okres używania to dłużej niż rok – wtedy można ją rozliczać albo bezpośrednio w kosztach albo wpisać do ewidencji środków trwałych i amortyzować,
• jeśli przewidywany czas użytkowania klimatyzacji w firmie to krócej niż rok, wtedy można ją rozliczyć bezpośrednio w kosztach niezależnie od jej wartości.

W przypadku klimatyzacji, która będzie trwale przyłączona, wbudowana na stałe:

• do budynku, do którego posiadamy prawo własności – należy ją potraktować jako ulepszenie środka trwałego, jeśli nakłady na nią są większe niż 10 000 zł. Jeśli kwota jest niższa lub równa, wtedy można ją rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu.
• do wynajmowanego lokalu – podlega ona rozliczeniu jako inwestycja w obcym środku trwałym, jeśli koszt klimatyzacji przekracza 10 000 zł. W przeciwnym razie można ją rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu. Pamiętaj jeszcze, że jeśli system klimatyzacyjny ma być przyłączony do cudzego budynku – wymagana jest zgoda właściciela.

Jako wartość/koszt klimatyzacji należy rozumieć całkowitą cenę, jaką musimy zapłacić za klimatyzację, czyli cenę samego urządzenie, ale i koszty związane z jego zakupem, np. montaż. Co jeszcze należy wziąć pod uwagę przeczytasz w artykule: Środki trwałe w działalności a wartość początkowa.

Amortyzacja klimatyzacji

Dla klimatyzacji, która ma charakter środka trwałego, dostępne są następujące metody amortyzacji:

• równe odpisy co miesiąc, czyli amortyzacji liniowa,
• nierównomierne odpisy miesięczne, z podwyższonym współczynnikiem, czyli amortyzacja degresywna,
• cały odpis w jednym miesiącu, czyli amortyzacja jednorazowa:
• dla fabrycznie nowych środków trwałych, z limitem: 100 000 zł (art. 22k ust. 14-21) lub
• dla nowych lub małych podatników PIT, z limitem 50 000 euro, forma pomocy de minimis (art. 22k ust.7-14),
• odpisy tylko tylko w tych miesiącach, w których klimatyzacja jest faktycznie używana, czyli amortyzacja sezonowa.

Stawka amortyzacji dla klimatyzacji to 10%, a numer KŚT “653” – Urządzenie klimatyzacyjne.

Powyższe zasady mają również zastosowanie do inwestycji w obcym środku trwałym. Zaś w przypadku ulepszenia własnego środka trwałego – o poniesione wydatki na klimatyzację, należy zwiększyć wartość początkową lokalu/budynku i od niej dokonywać odpisów ze stawką amortyzacji właściwą dla danej nieruchomości.