Remont a ulepszenie środka trwałego - jaka jest różnica?

Jak już niejednokrotnie o tym pisaliśmy, przepisy nie są jednoznaczne a niekiedy w ogóle brakuje uregulowania niektórych zagadnień w ustawach. Nic więc dziwnego, że zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi tak często głowią się, w jaki sposób dokonać rozliczenia na gruncie prawa podatkowego. Jedną z takich kontrowersyjnych kwestii jest ustalenie, czy mamy do czynienia z remontem czy ulepszeniem środka trwałego. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się właśnie analizą różnic pomiędzy nimi.

Ulepszenie środka trwałego – jak należy je rozumieć?

Przedsiębiorcy najczęściej posiadają środki trwałe, które są przez nich wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej. O tym, ile i jakie to będą to środki, najczęściej decyduje profil prowadzonej działalności gospodarczej i sam przedsiębiorca. Z różnych powodów dokonuje się napraw, czy trwałych zmian w posiadanych środkach i wówczas powstaje pytanie czy to był remont czy ulepszenie? Ustawodawca nas nie rozpieszcza i podaje nam jedynie w ustawie o podatku dochodowym (PIT) definicje ulepszenia, natomiast nie wspomina o remoncie. Zobaczmy w takim razie, jak zdefiniowane jest ulepszenie:

Definicja ulepszenia w ustawie o PIT
Przebudowa	Zmiana parametrów środka trwałego. Przykładowo zamontowanie instalacji gazowej w samochodzie firmowym
Rozbudowa	W wyroku NSA sygn. akt II OSK 2484/14 z dnia 15.06.2016 r. Sąd wskazał, że pod pojęciem rozbudowy należy rozumieć zmianę charakterystycznych parametrów istniejącego obiektu budowlanego, jak kubatura, powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość. Przykładowo może to być dobudowa piętra lub wybudowanie tarasu w już istniejącym budynku
Rekonstrukcja	Jest to odtworzenie całkowicie lub częściowo zużytych środków trwałych. Przykładowo może to być wymiana monitora w zestawie komputerowym
Adaptacja	Nadanie nowych cech użytkowych. Przykładowo może to być zmiana przeznaczenia lokalu użytkowego na hotel
Modernizacja	Unowocześnienie środka trwałego. Przykładowo może to być zamontowanie klimatyzacji w lokalu użytkowym

Środki trwałe uważa się za ulepszone, jeżeli suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza kwotę 10.000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

Jak należy rozumieć remont środka trwałego?

Pojęcie remontu nie zostało niestety zdefiniowanie w ustawach podatkowych. Na gruncie prawa budowlanego remont ma na celu przywrócenie stanu pierwotnego. Jak można przeczytać w jednej z interpretacji nr 0111-KB2-1.4010.24.2022.2.PB z dnia 05.05.2022 r. remont następuje w wyniku eksploatacji środka trwałego przez przedsiębiorcę i jest wynikiem zużycia. Przeprowadzenie remontu ma charakter odtworzeniowy, który nie zmienia charakteru pierwotnego środka trwałego. Materiały stosowane przy remoncie mogą, a nawet powinny odpowiadać aktualnym standardom technologicznym, należy brać pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny.

W innej interpretacji z dnia 03.12.2021 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.490.2021.1.EJ sprawa dotyczyła remontu kapitalnego w spółce energetycznej. Firma przeprowadzała remont kapitalny urządzeń służących do wytworzenia i przesyłu energii i zadała pytanie, czy tego typu działania kwalifikują się jako remont czy ulepszenie. Przedsiębiorstwo stało na stanowisku, że jest to remont i z tym stanowiskiem zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). W uzasadnieniu wskazano m.in., że remont kapitalny następuje w toku eksploatacji środka trwałego i co do zasady jest wynikiem jego zużycia, nie powoduje, że ulegną zmianie cechy czy funkcje środka trwałego, pomimo tego że zostaną zastosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym.

Niestety praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy zakres wykonanych prac świadczy o wykonanym remoncie, czy może mamy już do czynienia z ulepszeniem, co powoduje wzrost ich wartości użytkowej.

Dlaczego tak ważne jest ustalenie, czy mamy do czynienia z remontem czy ulepszeniem?

Ustalenie czy mamy do czynienia z remontem, czy z ulepszeniem jest niezmiernie ważne z uwagi na sposób zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku remontu środka trwałego poniesione wydatki zostaną od razu ujęte do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku ulepszenia środka trwałego dochodzi do wzrostu jego wartości i poniesione wydatki będą odnoszone do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne, a więc będą rozłożone w czasie. Jeśli się tak zdarzy, że w trakcie roku podatkowego, w różnych miesiącach, dokonamy zakupów, których wartość jednostkowa nie przekracza 10.000 zł, ale ich suma w skali roku już tak, to należy pamiętać, że będzie to ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne.

Jak widać prawidłowe przyporządkowanie wydatków będzie kluczowe do rozliczania kosztów podatkowych. Nic więc dziwnego, że w obrocie jest tak wiele różnego rodzaju interpretacji podatkowych i wyroków sądowych.

Remont a ulepszenie – jaka jest różnica?

Można chyba pokusić się o stwierdzenie, że granica pomiędzy remontem a ulepszeniem jest bardzo cienka, stąd tyle wątpliwości. W jednym z wyroków NSA z dnia 26.01.2016 r. sygn. akt II FSK 2919/13 można przeczytać, jak w orzecznictwie sądowym są interpretowane te dwa pojęcia. Różnica pomiędzy nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że w przypadku remontu podejmujemy działania, które zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych, ich naprawy. W wyniku remontu przywracamy pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego. Natomiast w przypadku ulepszenia dochodzi do istotnych zmian cech użytkowych, poprzez dokonanie przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środka trwałego. Przez ulepszenie dochodzi do unowocześnienia, często takie zmiany mogą powodować zupełnie inne wykorzystanie środka trwałego niż było jego pierwotne przeznaczenie.

Remont a ulepszenie
Remont	Ulepszenie
Przywrócenie pierwotnego stanu technicznego środka trwałego. Najczęściej dochodzi do naprawy, która przywraca wartość użytkową	Istotna zmiana cech użytkowych środka trwałego. Dokonanie przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środka trwałego

Nie ma przeciwwskazań, żeby w jednym zadaniu inwestycyjnym występowały zarówno wydatki o charakterze remontowym, jak i ulepszeniowym. O kwalifikacji podatkowej będzie decydowała ocena danego wydatku, a nie całego projektu. Z takim stanowiskiem można się spotkać w interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.24.2022.2.PB z dnia 28 kwietnia 2022 r.

Remont czy ulepszenie – studium przypadków

Poniżej opiszemy kilka różnego rodzaju przypadków, z którymi się można spotkać w praktyce ze wskazaniem, w jaki sposób powinny zostać zakwalifikowane podatkowo.

Charakter prac	Opis	Kwalifikacja
Ocieplenie ścian budynku	Wykonanie ocieplenia budynku podnosi jego wartość użytkową, zwiększa jego wartość początkową	Ulepszenie
Wymiana podłogi	Najczęściej przy wymianie podłogi dochodzi do zastosowania nowych pod względem technologicznym materiałów. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że takie działania nie zmieniają faktu, że mamy do czynienia z remontem	Remont
Montaż klimatyzacji	W takim przypadku, jeśli budynek nie posiadał wcześniej klimatyzacji, będzie to ulepszenie środka trwałego	Ulepszenie
Wymiana dachu	Nawet jeśli przy wymianie dachu dojdzie do zasadniczej zmiany rodzaju wykorzystanych materiałów, to i tak taka czynność powinna być kwalifikowana jako remont	Remont
Wymiana uszkodzonej części w środku trwałym	W takim przypadku nie zawsze uda się udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wiele zależy od tego, jakie materiały zostały zużyte. Załóżmy, że będzie to maszyna, w której zepsuł się silnik i trzeba zakupić nowy, to czy będziemy mówili o remoncie lub ulepszeniu zadecydują parametry nowego silnika. Jeśli będą one takie same, jak poprzednio – to będzie to remont. Natomiast jeśli parametry będą znacząco odbiegały od dotychczasowych, to najprawdopodobniej dojdzie do ulepszenia	Remont lub ulepszenie
Montaż instalacji gazowej w samochodzie firmowym	W przypadku zamontowania gazu w pojeździe traktuje się, że mamy do czynienia z ulepszeniem	Ulepszenie
Wymiana oświetlenia	Jeśli dojdzie do wymiany oświetlenia ze starego typu na nowy uznaje się, że mamy do czynienia z remontem	Remont
Malowanie budynku	Czynności polegające na malowaniu w żaden sposób nie zwiększają wartości użytkowej budynku, a więc traktujemy, że mamy do czynienia z remontem	Remont

Ważne!

Ulepszenie – wydatki będą ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne
Istnieją pewne wyjątki, co do kwoty wydatków na ulepszenie w wysokości 10.000 zł. W niektórych przypadkach również zakupy związane z ulepszeniem poniżej 10.000 zł będą księgowane w kosztach, jako odpis amortyzacyjny. Warto zapoznać się z akapitem poniżej, który opisuje to zagadnienie.
Remont – wydatki będą od razu zaliczane do kosztów podatkowych.

Remont i ulepszenie środka trwałego a limit 10.000 zł – studium przypadków

Wspomniana w dzisiejszej publikacji kwota 10.000 zł powinna zostać jeszcze przeanalizowana pod kątem jej zakwalifikowania do kategorii remont lub ulepszenie. Otóż w tym zakresie w grę wchodzi kilka czynników, które będą to determinowały. Tak naprawdę przy dokonywaniu remontu ustawodawca nas nie ogranicza, co do wysokości poniesionych nakładów. Widać to najlepiej po opisanych w tabeli powyżej przykładach. W mało którym przypadku tam wskazanym poniesione wydatki na remont nie przekroczą kwoty 10.000 zł. Jednak dla pełnego zobrazowania przedstawimy takie sytuacje na konkretnych liczbach.

Przykład 1

Przedsiębiorca musiał dokonać remontu pomieszczeń biurowych. Prace polegały na malowaniu pokoi, w niektórych pomieszczeniach zostały wymienione podłogi. Całkowity koszt przeprowadzonych prac wyniósł 40.000 zł. Pomimo tego, że koszt znacznie przekroczył 10.000 zł, to i tak przeprowadzone prace zostaną potraktowane, jako remont i zaliczone jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast jeżeli chodzi o ulepszenie środka trwałego sytuacja wygląda nieco inaczej. Otóż jeżeli nakłady poniesione na ulepszenie nie przekraczają 10.000 zł, to przedsiębiorca nie ma obowiązku zwiększać wartości początkowej środka trwałego, tylko taki wydatek może odnieść bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Co się jednak stanie jeśli w trakcie roku poniesionych zostanie kilka wydatków, które mieszczą się w definicji ulepszenia, ale jednostkowy wydatek nie przekracza 10.000 zł?

Przykład 2

W marcu 2022 r. przedsiębiorca dokonał modernizacji maszyny przemysłowej ujętej w środkach trwałych na kwotę 6.000 zł. Wydatek ten został ujęty bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Okazało się, że w sierpniu dokonano zakupu kolejnej części do tej maszyny za kwotę 7.000 zł i ten wydatek również mieści się w definicji modernizacji. Łączna kwota wydatków na modernizację maszyny w 2022 r. wyniosła 13.000 zł, a więc mamy już do czynienia z ulepszeniem środka trwałego. W takim przypadku przedsiębiorca w sierpniu powinien dokonać wyksięgowania kwoty 6.000 zł z kosztów podatkowych i zwiększenia wartości początkowej środka trwałego o 13.000 zł. Począwszy od miesiąca września 2022 r. powinny być dokonywane odpisy amortyzacyjnej od zwiększonej wartości środka trwałego. Jeśli okazałoby się, że środek został już w pełni zamortyzowany odpisów dokonuje się od kwoty ulepszenia, z zastosowaniem dotychczasowej metody amortyzacji i stawek amortyzacyjnych.

Ważne!

Nakłady w kwocie powyżej 10.000 zł na remont środka trwałego mogą być zaliczone jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów.
Nakłady poniżej 10.000 zł na ulepszenie środka trwałego można również jednorazowo odnieść w koszty uzyskania przychodów. Jednak jeśli przedsiębiorca zdecyduje, że chce takie ulepszenie amortyzować, to przepisy mu tego nie zabraniają.
Jeżeli jednak kwota częściowych wydatków na ulepszenie nie przekracza 10.000 zł, jednak ich suma w skali roku podatkowego przekroczy tę kwotę, to uznajemy, że zostało przeprowadzone ulepszenie, które podlega amortyzacji.

Remont a ulepszenie – podsumowanie

Temat poruszany w dzisiejszej publikacji jest tzw. delikatnej natury, ponieważ jak nietrudno zauważyć w wielu przypadkach nie jest wcale prosto odnieść się do tego, czy mamy do czynienia z remontem czy z ulepszeniem. Pamiętajmy, że w związku z kwalifikacją do ulepszenia istotna będzie również kwota poniesionego wydatku. Jednak w tym miejscu zwraca się również uwagę, żeby nie doprowadzać do sztucznego dzielenia takich wydatków, bo może to zostać zakwestionowane przez organ podatkowy. Trzeba pamiętać, że odpisy amortyzacyjne, szczególnie w przypadku budynków, mogą być dokonywane przez wiele lat. Pamiętajmy również, że kwota wydatków może przekroczyć 10.000 zł w przypadku remontu. Nie pozbawia to przedsiębiorcy prawa do zaliczenia poniesionych nakładów jednorazowo w koszty uzyskania przychodów. Ważna jest również informacja o jednorazowych kwotach wydatków na ulepszenie poniżej 10.000 zł. W takich przypadkach nie muszą one być amortyzowane, tylko od razu zaliczone do kosztów. Jeśli jednak w trakcie roku podatkowego przedsiębiorca dokona kilku zakupów poniżej 10.000 zł, których suma w skali roku przekroczy 10.000 zł a dotyczy to ulepszenia, to w takim przypadku pozostaje naliczanie odpisów amortyzacyjnych. Z punktu widzenia rozliczeń w podatku PIT potraktowanie danego wydatku jako remont, który jeśli będzie zakwestionowany przez fiskusa i uznany jako ulepszenie, dojdzie do zaniżenia dochodu do opodatkowania w danym okresie rozliczeniowym. A to oznacza, że przedsiębiorca będzie musiał dopłacić podatek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę, niewykluczone są inne konsekwencje. Mając powyższe na uwadze każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą i znajdzie się w takiej sytuacji powinna dokładnie ustalić, czy jest to dla niej remont czy ulepszenie. Jak zawsze, w dwuznacznych sytuacjach, zaleca się występowanie z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej.