Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa

Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa - omówione zagadnienia:

Pismo z urzędu skarbowego najczęściej wywołuje niekoniecznie miłe uczucia. Niejasne przepisy, ciągła ich zmiana, do tego brak spójności w wydawanych interpretacjach podatkowych czy wyrokach sądowych są głównym winowajcą wszystkich stresów związanych z rozliczeniami podatkowymi. Organy podatkowe mają czas na badanie prawidłowości składanych rozliczeń aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania. W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się, jakie fiskus ma narzędzia i opiszemy czym są czynności sprawdzające a czym kontrola podatkowa.

Co może organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających?

Przedsiębiorcy nie mają czasu na to, żeby analizować wszystkie przepisy podatkowe, których jak wiemy jest tyle, że trudno je zliczyć, a co dopiero znać. Nic więc dziwnego, że rozliczenia podatkowe mogą zawierać pomyłki, które są weryfikowane przez organy podatkowe przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi. Przyjrzymy się, gdzie szukać informacji na temat czynności sprawdzających. Takim mniej znanym aktem prawa jest ustawa Ordynacja podatkowa, w której ustawodawca zamieścił informacje m.in. na temat czynności sprawdzających.

Przeprowadzenie czynności sprawdzających przez urząd skarbowy ma na celu sprawdzenie terminowości:

składania deklaracji,
terminowego regulowania zobowiązań podatkowych

W ramach czynności sprawdzających organ podatkowy m.in.:

weryfikuje poniesione wydatki i koszty,
sprawdza zgodność dokumentów ze złożonymi deklaracjami,
analizuje poprawność złożonych deklaracji,
weryfikuje dokumenty rejestracyjne,
w przypadku zwrotu podatku VAT weryfikuje dokumenty będące podstawą zwrotu

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w złożonych deklaracjach, w szczególności jeśli deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź została wypełniona niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy:

Koryguje z urzędu deklarację, jeśli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5.000 zł.
Zwraca się do podmiotu składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość

W przypadku korekty deklaracji z urzędu organ podatkowy ma obowiązek doręczyć uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o wprowadzonych zmianach oraz pouczeniem o prawie wniesienia sprzeciwu

Na korektę z urzędu można wnieść sprzeciw do organu podatkowego, który jej dokonał, w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji. Wniesienie sprzeciwu oznacza anulowanie korekty

W przypadku braku sprzeciwu korekta deklaracji przygotowana przez urząd wywołuje skutki prawne jak korekta deklaracji złożona przez przedsiębiorcę/osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej

W razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych

Jeśli podatnik korzysta z ulg podatkowych urząd skarbowy w ramach czynności sprawdzających może zwrócić się do niego o okazanie dokumentów lub o złożenie kserokopii dokumentów, na podstawie których dokonywał odliczenia, o ile przepisy wymagają posiadania takich dokumentów

Jeśli badana jest zasadność korzystania z tzw. ulgi mieszkaniowej organ podatkowy, za zgodą zainteresowanej strony, może dokonać oględzin lokalu mieszkalnego lub części tego lokalu, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej deklaracji. Tę samą zasadę stosuje się również w odniesieniu do ulg inwestycyjnych

Jakie czynności są wykonywane w ramach kontroli podatkowej?

Informacje na temat trybu postępowania organów podatkowych w przypadku kontroli podatkowej również zawarte są w ustawie Ordynacja podatkowa. Zobaczmy więc, jakie czynności zostały wymienione w przepisach, które odnoszą się do kontroli podatkowej.

Kontrola podatkowa ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego

Organ podatkowy może przeprowadzić kontrolę podatkową do upływu terminu przedawnienia. To oznacza, że ma 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykładowo zeznanie roczne za 2023 rok złożone w 2024 roku może podlegać badaniu przez urząd skarbowy do końca 2029 roku

Kontrola podatkowa jest wszczynana z urzędu

Organy podatkowe mają obowiązek zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może być wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia

Kontrolę podatkową wszczyna się bez zawiadomienia m.in. w następujących przypadkach:

badania zasadności zwrotu podatku VAT lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
niezgłoszenia do opodatkowania działalności gospodarczej,
o charakterze doraźnym dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,
o charakterze doraźnym – sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej

Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu do kontroli

Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych

Czynności sprawdzające vs kontrola podatkowa

Na podstawie dotychczas zgromadzonych informacji spróbujemy zastanowić się, co różni czynności sprawdzające i kontrolę podatkową i jakie to niesie konsekwencje dla przedsiębiorcy, ale nie tylko.

Czynności sprawdzające	Kontrola podatkowa
Rozpoczęcie czynności sprawdzających w dowolnym trybie, np. powiadomienie telefoniczne lub mailowe	Obowiązek zawiadomienia kontrolowanego o wszczęciu kontroli
Po zakończeniu czynności sprawdzających nie jest sporządzany żaden protokół	Po zakończeniu kontroli jest sporządzany protokół kontroli, do którego można wnieść zastrzeżenia
Nieprecyzyjne sformułowania ustawowe typu: “stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów”; “weryfikacja poniesionych wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów)”, co jak podkreślają specjaliści prowadzi do nadużyć ze strony organów podatkowych, które wykraczają ze swoimi żądaniami poza zakres czynności sprawdzających. Niedopuszczalne są sprawdzenia krzyżowe u kontrahentów	W trakcie kontroli można żądać wszystkich niezbędnych dokumentów, które mają wpływ na ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego. Dopuszczalne są kontrole krzyżowe u kontrahentów
Czynności o charakterze formalno-rachunkowym	Kontrola ma charakter merytoryczny
Brak w przepisach określenia przedziału czasowego, w którym mogą być przeprowadzane czynności sprawdzające	Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do: mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych, małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych, średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych, pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych. Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie

Doradcy podatkowi i prawnicy ostrzegają, żeby przedsiębiorcy nie przekazywali zbyt wielu informacji i dokumentów na etapie czynności sprawdzających, ponieważ organy podatkowe mogą w ten sposób nieformalnie gromadzić dokumenty, które wykorzystają w postępowaniu podatkowym.

Pismo Rzecznika Praw Obywatelskich do Ministerstwa Finansów

Do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) zaczęły napływać sygnały o nadużywaniu przez organy podatkowe instytucji czynności sprawdzających. W dniu 06.12.2023 r. RPO skierował pismo o sygnaturze V.511.395.2023.EG, w którym opisuje zaobserwowane w praktyce nadużycia ze strony organów podatkowych.

W ocenie RPO czynności sprawdzające mają charakter formalny i wstępny

W praktyce przedsiębiorcy monitowali do RPO, że w ramach czynności sprawdzających podejmowane były m.in. działania polegające na:

kontaktowaniu się z przedsiębiorcą telefonicznie, co nie jest wystarczające do udowodnienia, jakie zapadły uzgodnienia pomiędzy stronami. W konsekwencji przedsiębiorca spełniał oczekiwania fiskusa, chociaż nie posiadał dostatecznej wiedzy na temat zasadności i treści wezwania,
nieuprawnionym gromadzeniu przez organy podatkowe materiału dowodowego w ramach czynności sprawdzających. Żądanie przedłożenia dokumentów, które nie były bezpośrednio związane z przedmiotem czynności sprawdzających,
nieustannym żądaniu przedstawienia coraz to nowych dokumentów, co ewidentnie wykracza poza zakres czynności sprawdzających,
żądaniu również dokumentów od kontrahentów przedsiębiorcy, które miały charakter kontroli krzyżowych, w przypadku zwrotu podatku VAT,
omijaniu wymogów zawiadamiania o wszczęciu kontroli poprzez wcześniejsze wszczęcie czynności sprawdzających,
przedłużeniu czasu trwania czynności sprawdzających (wiele miesięcy) z uwagi na brak przepisów regulujących czas trwania czynności sprawdzających

Podsumowując Rzecznik podkreślił, że w ramach procedury czynności sprawdzających

przeprowadzane są czynności zastrzeżone dla kontroli lub postępowania podatkowego. W tym miejscu zadał pytanie: Czy czynności sprawdzające w praktyce nie stają się trybem, w ramach którego pozyskiwane są informacje wykraczające poza ustawowy zakres? Rzecznik zwrócił się również z prośbą o podanie szczegółowych danych statystycznych na temat czynności sprawdzających, kontroli i postępowań podatkowych na przestrzeni ostatnich 5 lat. Do dnia publikacji nie pojawiła się odpowiedź na pismo Rzecznika Praw Obywatelskich.

Czynności sprawdzające i kontrola podatkowa – podsumowanie

Nie da się ukryć, że konstrukcja przepisów podatkowych nie ułatwia życia nikomu, nie wyłączając prawników. Chyba każdy ma problem z interpretacją wielu z nich, a sprzeczne rozstrzygnięcia w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych potwierdzają, że także organy podatkowe różnie pojmują ten sam przepis. Nie zmienia to faktu, że w szczególności przedsiębiorcy, księgowi i doradcy podatkowi muszą się w tym wszystkim odnaleźć. W dzisiejszej publikacji na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa opisaliśmy ogólnie na czym polegają czynności sprawdzające, a co to jest kontrola podatkowa. Wskazaliśmy też na główne różnice pomiędzy nimi. Przekazana wiedza może być pomocna w sytuacji, gdy przedsiębiorca znajdzie się w takich okolicznościach. Czynności sprawdzające, jak sama nazwa wskazuje, mają charakter czysto techniczny, a więc uprawniona osoba bada jedynie, czy na podstawie posiadanych dokumentów została prawidłowa przygotowana deklaracja. Natomiast co do merytorycznej oceny tych dokumentów, to powinna być już wszczęta kontrola podatkowa zupełnie w innym trybie. W ramach kontroli organ oceni m.in. czy wszystkie koszty mogą być uznane podatkowo. Pozostaje jeszcze poczekać na odpowiedź ze strony Ministerstwa Finansów na pismo Rzecznika Praw Obywatelskich, jeśli się tylko pojawi, to chętnie się podzielimy tymi informacjami.