Delegacja zagraniczna przedsiębiorcy

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą załatwiać sprawy służbowe zarówno w kraju, jak i za granicą. Takie wyjazdy odbywają się z różnych powodów, może to być spotkanie z kontrahentem, międzynarodowe targi, czy inne okoliczności, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W ramach cyklu artykułów na temat delegacji w dzisiejszej publikacji opiszemy zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy.

Na co zwrócić uwagę przy delegacji zagranicznej?

Wyjazdy służbowe zagraniczne niosą za sobą wiele pytań co można, a czego nie można ujmować w kosztach uzyskania przychodów. Dodatkowo często czynny podatnik VAT ma problem, w jaki sposób wykazywać dany wydatek w ewidencjach VAT. Dlatego będziemy po kolei odnosili się do tych problematycznych kwestii.

Koszty delegacji można podzielić na kategorie:

1. Koszty przejazdu.
2. Koszty noclegu.
3. Inne wydatki.
4. Diety.

W dalszej części będziemy omawiali rozliczanie delegacji zagranicznej w poszczególnych kategoriach wydatków.

Koszty przejazdu w delegacji zagranicznej

Nie ma ograniczeń co do środka transportu, jaki można wykorzystywać w zagranicznej podróży służbowej, może to być:

• pociąg, autobus, samolot – kosztem będzie cena biletu za przejazd – podstawą rozliczeń będzie faktura, bilet lotniczy,
• samochód firmowy ujęty w ewidencji środków trwałych, lub użytkowany na podstawie umowy najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – podstawą rozliczeń są np.: faktury, rachunki, dowody opłat – 75% poniesionych opłat jeżeli samochód jest wykorzystywany w sposób mieszany, 100% – jeżeli jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej,
• samochód prywatny – podstawą rozliczeń będą dowody wymienione powyżej – 20% poniesionych opłat,
• wynajem samochodu za granicą – krótkoterminowy do 30 dni najczęściej, długoterminowy powyżej 30 dni – koszt na podstawie faktur, rachunków,
• przejazd taksówką – koszt na podstawie faktur, rachunków,
• koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W tym przypadku otrzymany bilet za przejazd zgodnie z interpretacja ogólną MF może być rozliczony na podstawie biletu za przejazd, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Możliwość ujęcia w kosztach biletu za przejazd w przypadku delegacji należy traktować, jako wyjątek od zasady ogólnej, która w innych okolicznościach zabrania zaliczania takiego wydatku do kosztów.

Pamiętajmy, że jeżeli posiadamy faktury, rachunki, na których widnieje nazwa firmy i pozostałe dane identyfikacyjne, to taki dokument można bezpośrednio zaksięgować w kosztach uzyskania przychodów. Przedsiębiorca powinien dążyć do uzyskania dokumentu zakupu, który będzie zgodny z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR. Z przepisów nie wynika jednoznacznie, że bilety, kupony, paragony, dokumentujące wydatki w podróży służbowej mogą być załączone do dowodu wewnętrznego, który będzie podstawą do zaksięgowania w kosztach firmy.

Przejazdy w delegacji zagranicznej a VAT

W przypadku delegacji zagranicznej rozliczanie podatku VAT najczęściej będzie rozpatrywane w kontekście importu usług i miejsca, w którym powinien być ten VAT rozliczony. Przykładowo przy krótkoterminowym wynajmie środków transportu do 30 dni, zgodnie z ustawą o VAT (art. 28j) miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy, a więc VAT będzie rozliczany za granicą, a polski przedsiębiorca nie wykaże importu usług.

Jeżeli w grę będzie wchodził najem długoterminowy powyżej 30 dni, to wówczas miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (art. 28b ustawy o VAT), a więc polski przedsiębiorca rozliczy import usług. W tym przypadku czynny podatnik VAT musi dodatkowo pamiętać o ograniczeniu w odliczeniu podatku VAT naliczonego do 50%, dotyczy to również importu usług.

Zakup paliwa za granicą, czy to do samochodu osobistego, czy wynajmowanego nie rodzi żadnych skutków na gruncie podatku VAT. Skorzystanie z usługi przejazdu taksówką za granicą nie stanowi dla przedsiębiorcy importu usług, ponieważ miejscem świadczenia usług transportu pasażerów jest miejsce, gdzie odbywa się transport (art. 28f ustawy o VAT).

Rozliczanie noclegów w delegacji zagranicznej

Noclegi w zagranicznej podróży służbowej są rozliczane w kosztach podatkowych na podstawie dowodów typu: faktura, rachunek. Z punktu widzenia podatku VAT usługa noclegowa nie stanowi importu usług (art. 28e), miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce położenia nieruchomości.

Inne wydatki w delegacji zagranicznej

Najczęściej do innych wydatków zaliczane są wszelkiego rodzaju bilety wstępu na organizowane targi, wystawy, pokazy. Dokumentowanie kosztu będzie dokonywane na podstawie faktury, rachunku, innego dowodu.

Delegacja zagraniczna – dieta

Dieta w zagranicznej podróży służbowej ma rekompensować przedsiębiorcy koszty związane z wyżywieniem. Sposób wyliczania diety uregulowany jest w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wysokość diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach została określona w załączniku do rozporządzenia, o którym mowa powyżej.

Przeliczanie kosztów w walucie obcej

Przedsiębiorca, który w zagranicznej podróży otrzyma dokumenty wystawione w walucie obcej musi je przeliczyć na walutę polską. W zależności od sposobu dokumentowania kosztu przeliczenia na PLN dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień:

• wystawienia faktury, rachunku,
• wystawienia dowodu wewnętrznego.

Wszystkie koszty związane z delegacją zagraniczną przedsiębiorcy są księgowane w PKPiR w kol. 13 “Pozostałe wydatki”.