Diety i ryczałty przy umowach zlecenia – zmiany 2024

Podróż służbowa jest integralną częścią wykonywania zadań pracowniczych. Z podróżą służbową wiążą się pewne kategorie wydatków, które muszą być sfinansowane przez przedsiębiorcę. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się omówieniem wypłaty diet i ryczałtów dla pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie w 2024 roku.

Podróż służbowa – definicja

Pracownik może wykonywać zadania służbowe zarówno w stałym miejscu pracy, jak i poza nim, o tym decyduje pracodawca. W takich przypadkach mówi się, że pracownik przebywa w podróży służbowej. Ustawa Kodeks pracy definiuje pojęcie podróży służbowej.

Podróż służbowa zleceniobiorcy

Wielu przedsiębiorców może mieć dylemat czy może ujmować w kosztach także wydatki związane z podróżą służbową pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie? Sięgając do przepisów nie napotkamy negatywnych przesłanek, a to oznacza, że bez względu na rodzaj zawartej umowy każdy pracownik może przebywać w podróży służbowej. Przedsiębiorca powinien jednak zwrócić uwagę, że przepisy Kodeksu pracy odnoszą się jedynie do pracowników na etacie. W przypadku pracowników na zleceniu wiele kwestii związanych z zatrudnieniem powinno się znaleźć w podpisanej umowie, również te związane z rozliczaniem podróży służbowej.

Diety i ryczałty przy umowach zlecenia – zmiany 2024

Począwszy od 1 stycznia 2023 roku ulegała zmianie wysokość diety przysługująca za czas podróży służbowej. Pamiętajmy, że kwota diety jest również brana pod uwagę przy obliczaniu ryczałtów za dojazdy, nocleg czy udokumentowane koszty noclegu. Zobaczmy więc jak się kształtują diety i ryczałty przy umowach zlecenie w 2024 roku.

Nie ma nigdzie informacji na podstawie jakiego dokumentu dokonać rozliczenia podróży służbowej zleceniobiorcy. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR znajdziemy informację, że koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników powinno być zaksięgowane dowodem wewnętrznym. Użyte pojęcie “pracownika” nie jest ograniczające np. tylko do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, dlatego można swobodnie na tym dokumencie rozliczyć również podróż służbową zleceniobiorcy.

Czy zwrot kosztów za podróż służbową przy umowach zlecenie będzie stanowił przychód pracownika?

Pozostaje jeszcze jedna kwestia do rozstrzygnięcia, a mianowicie czy otrzymane diety i zwrot kosztów podróży służbowej będzie opodatkowany i oskładkowany? W tym obszarze zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym, jak przepisy ZUS wypowiadają się w sposób czytelny i jednoznaczny.

Podróż służbowa zleceniobiorcy – interpretacja podatkowa

Z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w sprawie wypłaty diety od umowy-zlecenia wystąpił kierowca/zleceniobiorca. Temat został opisany w interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.96.2023.1.HJ z dnia 31.03.2023 r. W przedstawionej sprawie kierowca jest zatrudniony w firmie na podstawie umowy- zlecenia. Z zapisów umowy wynika, że będzie otrzymywał diety i ryczałty za nocleg za czas pobytu w podróży służbowej. Pytanie dotyczyło kwestii zwolnienia od podatku PIT wypłaconych należności za podróż służbową do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się ze stanowiskiem kierowcy, że takie należności będą korzystały ze zwolnienia w PIT odstępując od uzasadnienia prawnego.

Podsumowanie

Wydawać by się mogło, że rozliczanie podróży służbowych nie powinno przysparzać problemów przedsiębiorcom, jednak w praktyce tak nie jest. W dzisiejszej publikacji opisaliśmy jedynie niewielki wycinek tematu w zakresie rozliczania podróży zleceniobiorców. Na ten temat nie wypowiadają się żadne przepisy, a to oznacza, że nie ma także przeciwwskazań, żeby podróż służbową pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie można było rozliczać na takich samych zasadach, jak pracowników etatowych. Od 2023 roku zmieniły się wysokości diet, a na ich podstawie naliczane są również ryczałty za dojazdy, nocleg czy maksymalna kwota udokumentowanych kosztów noclegu. Nie ma różnic w rozliczaniu podróży służbowej pracownika na etacie i na zleceniu. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku wypłacone należności znajdą się w kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorcy. Dla pracownika przychód będzie korzystał ze zwolnienia PIT i składek ZUS do wysokości limitów. Jedynie w przypadku umowy- zlecenie zasady rozliczania takich wyjazdów powinny być uregulowane na etapie zawierania umowy. W przypadku pracowników etatowych takie informacje znajdują się w Kodeksie pracy.