Jak udokumentować delegację przedsiębiorcy?

Przedsiębiorcy, którzy wybrali rozliczanie swoich dochodów na zasadach ogólnych, mają prawo do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków w kwotach faktycznie poniesionych. Wyjazdy w sprawach związanych z prowadzeniem firmy również będą generowały koszty. W cyklu artykułów poświęconych tej tematyce dzisiaj opiszemy, w jaki sposób udokumentować delegację przedsiębiorcy.

Jakie koszty ponosi przedsiębiorca, przebywając w delegacji?

Delegacja jest to wyjazd poza stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, w celu załatwienia spraw związanych z firmą. Częstotliwość, czas trwania takiego wyjazdu uzależniona jest od wielu czynników, ma to przede wszystkim związek z profilem prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak co do zasady każdy przedsiębiorca wcześniej czy później znajdzie się w delegacji. Dlatego warto wiedzieć, w jaki sposób taki wyjazd rozliczyć. Typowe koszty ponoszone w związku z wyjazdem służbowym to: koszty przejazdów, dojazdów, komunikacji lokalnej, koszty noclegów, pozostałe koszty i diety.

Dokumentowanie kosztów delegacji może czasami sprawiać problemy, dlatego zachęcamy do przeczytania, jakie dowody należy gromadzić.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji przedsiębiorcy?

Wszystkie wydatki poniesione w podróży służbowej, poza dietą, powinny być właściwie udokumentowane. W interesie przedsiębiorcy leży, aby zgromadzić faktury, rachunki, bilety, paragony (zakup paliwa i olejów za granicą), kupony, które będą potwierdzały poniesione koszty. Najlepiej jeżeli przedsiębiorca posiada imienne dowody (wystawione na firmę) potwierdzające poniesione wydatki, ponieważ wówczas spełniają one wymagania ustawowe.

Osoby, które prowadzą PKPiR przede wszystkim powinny się zapoznać z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W tym akcie prawnym w sposób szczegółowy zostały wymienione dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisów w PKPiR:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki,
• inne dowody, zawierające co najmniej:
  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość, określenie ilościowe jeżeli jest możliwe,
  • podpisy osób uprawnionych.
• dowody wewnętrzne, które mogą dotyczyć tylko sytuacji wymienionych w rozporządzeniu (§ 13), w przypadku podróży służbowych mogą dokumentować wartość diet, wydatki związane z parkowaniem samochodu, na podstawie biletu z parkometru. Na dowodzie wewnętrznym znajdą się również wydatki na kupony, bilety jednorazowe uprawniające do wstępu na targi, pokazy.

Jakie dokumenty zgromadzić do rozliczenia delegacji?

Ważna jest kwestia dokumentowania kosztów. W przypadku podróży służbowej krajowej przedsiębiorca powinien dążyć, aby uzyskać faktury, rachunki, na których znajdą się pełne dane firmy.

Za fakturę będzie uznany również bilet dokumentujący przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, jeżeli zawiera następujące dane: datę i numer, dane przedsiębiorcy świadczącego usługę transportową, nazwę usługi, kwotę do zapłaty. W pozostałych przypadkach np. bilety za parkingi, na których nie ma danych firmy, powinny zostać opisane na odwrocie i załączone do dowodu wewnętrznego.

O tym jakie dokumenty mogą być uznane za fakturę, można przeczytać w podlinkowanej publikacji.

Koszty reprezentacji – czy dokumentować?

Przedsiębiorcy mogą w trakcie delegacji ponosić wydatki, które będą się kwalifikowały do kosztów reprezentacji. Może to być na przykład wręczenie naszemu strategicznemu kontrahentowi zegarka czy telefonu o znacznej wartości. W takim przypadku nie będzie możliwości ujęcia takich wydatków w kosztach, ale faktura za ich zakup (można ją dodatkowo opisać) będzie stanowiła potwierdzenie tego zdarzenia. W przypadku ewentualnej kontroli posłuży, jako dodatkowy element dowodowy potwierdzający, że przedsiębiorca przebywał na wyjeździe służbowym.

Jeżeli chodzi o wizyty w siedzibie kontrahenta w czasie pobytu w delegacji, warto zgromadzić dokumenty, które to potwierdzą. Może to być np. korespondencja mailowa o terminie i miejscu spotkania. Takie informacje również są pomocne do udokumentowania faktu pobytu w podróży służbowej.

Rozliczanie podróży służbowych rządzi się własnymi prawami, w szczególności jeśli chodzi o bilety jednorazowe, jest to wyjątek niepotwierdzający reguły. Takie przyzwolenie daje interpretacja ogólna MF i wyjaśnienia na stronie rządowej. Jednak zwracając się z zapytaniem w tym temacie do Krajowej Informacji Skarbowej nie uzyskano jednoznacznej odpowiedzi.