Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – czy jest niezbędna?

Jeśli zastanawiasz się, czy podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną zobowiązany jest do posiadania kasy fiskalnej, to odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Czym jest kasa fiskalna i kto ma obowiązek ją posiadać?

Kasa fiskalna jest rodzajem ewidencji podatkowej i służy ewidencji sprzedaży zarejestrowanym w niej transakcji. Aktualnie wyróżnia się cztery rodzaje kas, tj.:

• kasy online;
• kasy z elektronicznym zapisem kopii;
• kasy z papierowym zapisem kopii;
• kasy w formie oprogramowania.

Ustawodawca w przepisie art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) wprowadził obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących w przypadku podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W ewidencji sprzedaży wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących; w tym określające: przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, a w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani:

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
• w postaci papierowej lub
• za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
• poddawać kasy rejestrujące w ustawowych terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
• przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości;
• stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;
• wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;
• poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
• zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Zwolnienie przedmiotowe z posiadania kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa zwolnienia na czas określony niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz warunki korzystania ze zwolnienia.

Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2024 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia, tj.:

• usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt, z wyłączeniem usług weterynaryjnych – z wyjątkiem usług podkuwania koni;
• energia elektryczna, paliwa gazowe, para wodna, gorąca woda i powietrze do układów klimatyzacyjnych;
• woda w postaci naturalnej; usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody;
• usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków i oczyszczaniem osadu ze ścieków kanalizacyjnych;
• usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających się do recyklingu;
• usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nienadających się do recyklingu;
• usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne;
• usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych;
• usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów niebezpiecznych nadających się do recyklingu;
• usługi związane z obróbką odpadów innych niż niebezpieczne w celu ich ostatecznego usunięcia;
• usługi związane z przetwarzaniem pozostałych odpadów niebezpiecznych;
• usługi związane z unieszkodliwianiem odpadów promieniotwórczych;
• usługi związane z rekultywacją i pozostałe usługi związane z gospodarką odpadami;
• transport kolejowy pasażerski, miejski i podmiejski – dotyczy wyłącznie przewozów metrem rozkładowych pasażerskich, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny;
• pozostały transport lądowy pasażerski, miejski i podmiejski – dotyczy wyłącznie przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny;
• transport lądowy pasażerski, rozkładowy: międzymiastowy i specjalizowany – dotyczy wyłącznie przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny;
• usługi pocztowe i kurierskie;
• usługi w zakresie noclegów i usługi towarzyszące świadczone przez hotele, motele, pensjonaty i inne obiekty hotelowe – dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci;
• pozostałe usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania bez obsługi – dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci;
• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0 – dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą bez względu na symbol PKWiU;
• usługi telekomunikacyjne;
• usługi nadawcze;
• usługi elektroniczne;
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe;
• wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła;
• usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą bez względu na symbol PKWiU;
• czynności notarialne bez względu na symbol PKWiU;
• usługi wykonywane przez komornika sądowego w ramach czynności egzekucyjnych lub innych czynności przekazanych do kompetencji komornika sądowego na podstawie odrębnych przepisów;
• usługi administracji publicznej i obrony narodowej; usługi w zakresie obowiązkowych zabezpieczeń społecznych;
• usługi w zakresie edukacji – z wyłączeniem – usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0), – usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0), – usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11);
• usługi archiwów publicznych (gromadzenie, katalogowanie, ochrona i odzyskiwanie zbiorów), włączając usługi archiwów historycznych, archiwów i kartotek rządowych, łącznie z usługami archiwów elektronicznych;
• usługi świadczone przez organizacje członkowskie;
• usługi świadczone przez organizacje i zespoły eksterytorialne.

Sprzedaż zwolniona z obowiązku kasy fiskalnej, dotycząca szczególnych czynności, przykładowo:

• dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali;
• dostawa nieruchomości;
• dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres);
• świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła;
• dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste;
• dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar;
• świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła;
• przyjmowanie przez rewizorów, w przypadku braku odpowiedniego dokumentu przewozu albo dokumentu uprawniającego do przejazdu bezpłatnego lub ulgowego, należności związanych z wykonywaniem usług przewozu osób oraz przewożonych przez nie rzeczy i zwierząt, a w przypadkach tego wymagających – również opłat dodatkowych (w transporcie kolejowym dotyczy to również należności pobieranych na pokładzie pociągu przez osoby uprawnione do ich poboru na rzecz przewoźnika kolejowego, a w szczególności przez drużyny konduktorskie);
• sprzedaż biletów komunikacji lotniczej oraz posiłków i towarów na pokładach samolotów;
• dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą;
• usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Kto może skorzystać ze zwolnienia?

Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2024 roku:

• podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła kwoty 20 000 zł w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym;
• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2023 roku dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;
• podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w przypadku gdy udział sprzedaży z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w całkowitej sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zwany dalej „udziałem procentowym sprzedaży”, był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%;
• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2023 roku dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika udział procentowy sprzedaży będzie wyższy niż 80%:
• za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności,
• za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy.
• jednostki samorządu terytorialnego w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 września 2016 roku o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego:
• które na dzień 31 grudnia 2016 roku korzystały ze zwolnienia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy, albo
• jeżeli ich jednostki organizacyjne na dzień 31 grudnia 2016 roku korzystały ze zwolnienia z takiego obowiązku.

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana charakteryzuje się tym, że:

• może ją prowadzić wyłącznie osoba fizyczna;
• przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto – limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2024 roku wynosi od stycznia do czerwca 3 181,50 zł, a od lipca do grudnia 3 225,00 zł;
• osoba fizyczna, która chce wykonywać działalność nieewidencjonowaną w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie wykonywała działalności gospodarczej.

W ustawie o VAT, jak wskazano na początku niniejszego artykułu, wynika obowiązek posiadania kasy rejestrującej, która to służy do ewidencji dokonanej sprzedaży. Jednakże należy pamiętać o kwestii dotyczącej zwolnienia zarówno przedmiotowego jak i podmiotowego z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Dlatego podatnicy (podmioty prowadzące działalność nierejestrowaną), u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000,00 zł, nie muszą ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej.

Jednakże należy pamiętać o tym, że nawet, jeżeli kryterium obrotu zostanie spełnione, to i tak należy zwrócić szczególną uwagę na katalog sprzedawanych towarów czy też usług, które obligatoryjnie wymagają ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.

Kasa fiskalna będzie zatem potrzebna, w przypadku sprzedaży towarów lub usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.

W zakresie sprzedaży towarów mowa o towarach w postaci:

• gazu płynnego;
• części do silników;
• silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli;
• nadwozi do pojazdów silnikowych;
• przyczep i naczep, kontenerów;
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego;
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych;
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego;
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku;
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN;
• wyrobów tytoniowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
• napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
• perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

W zakresie świadczenia usług mowa o usługach w postaci:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem określonych przewozów;
• taksówek, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą;
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania;
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów;
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48. załącznika do rozporządzenia;
• prawniczych, z wyłączeniem określonych usług;
• doradztwa podatkowego;
• związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering);
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych;
• kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe;
• związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne;
• mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Mając na uwadze powyższe wskazać należy, że podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną sprzedaje towary albo usługi, o których mowa powyżej, to jego obowiązkiem jest posiadanie kasy fiskalnej i ewidencjonowanie sprzedaży.

Podsumowanie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zazwyczaj pojawia się w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej i zdawać by się mogło, że prowadzenie nierejestrowanej działalności gospodarczej zwalnia podmiot z tego obowiązku. Jednakże obowiązek posiadania kasy fiskalnej i ewidencjonowania sprzedaży pojawia się (w zakresie działalności nieewidencjonowanej) w przypadku, gdy:

• sprzedaż przekroczy 20 000,00 zł albo
• sprzedawane towary lub usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.