Ekspert ds. zakupów – rośnie zapotrzebowanie na tych specjalistów. Jakie musisz posiadać umiejętności?

Raport „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” – którego autorami są trzy firmy: Antal, Sodexo i Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów – opiera się na ankiecie, w której udział wzięło ponad 900 specjalistów i menedżerów działów zakupowych. Ankietę przeprowadzono na przełomie marca i kwietnia 2024 roku, żeby zrozumieć rolę działów zakupów, ich wyzwania i perspektywy dla tej grupy zawodowej.

W efekcie powstał raport, który dostarcza istotnych informacji, ukazując nie tylko codzienne obowiązki zakupowców, ale także ich wpływ na strategiczne decyzje w firmach. Autorzy badania podkreślają, że działy zakupów przeszły znaczącą transformację – od działów odpowiedzialnych jedynie za realizację zamówień do strategicznych partnerów biznesowych, wpływających na rentowność i konkurencyjność firm.

Wyniki badania pokazują również, jak polskie działy zakupów radzą sobie na tle innych krajów europejskich, wskazując na rosnącą profesjonalizację i rozwój tej funkcji w Polsce. My z kolei skupimy się głównie na praktycznych aspektach tego zawodu. A więc odpowiemy między innymi na pytania: ile zarabiają eksperci ds. zakupów, a także jakich kompetencji potrzebujesz, żeby odnaleźć się w tym zawodzie.

Ekspert ds. zakupów – ile zarabia?

Zacznijmy od najważniejszej informacji, a mianowicie od zarobków. Na jakie wynagrodzenia mogą liczyć eksperci ds. zakupów? Według raportu „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” wynagrodzenia w tej branży są różne, a ich wysokość zależy od doświadczenia i pełnionej funkcji – jak wszędzie. O jakich kwotach konkretnie mowa?

Osoby na stanowiskach Buyer i Indirect Buyer mogą spodziewać się miesięcznego wynagrodzenia brutto w przedziale od 8 000 do 12 000 złotych. To dobre pensje, biorąc pod uwagę, że obaj specjaliści sprawują podstawowe funkcje, a do ich obowiązków należy realizacja zamówień, negocjacje z dostawcami oraz kontrola jakości dostaw.

Im wyżej w hierarchii zakupowców, tym wynagrodzenie są wyższe. Wystarczy spojrzeć na kolejne dwa stanowiska. I tak na przykład Senior Buyer zarabia od 12 000 do 14 000 złotych, a Strategic Buyer jeszcze więcej – od 12 000 do 18 000 złotych. A dlaczego osoby zatrudnione na tych stanowiskach mają wyższe pensje niż Buyer i Indirect Buyer? Bo oprócz podstawowych obowiązków zakupowych często też zarządzają kategoriami zakupowymi oraz budują relacje z najważniejszymi dostawcami.

Na jeszcze wyższe zarobki mogą liczyć osoby na stanowiskach kierowniczych. Purchasing Leader zarabia od 14 000 do 19 000 złotych, a Category/Commodity Manager od 17 000 do 20 000 złotych. Purchasing Leaderzy zarządzają zespołem zakupowym i realizują strategiczne cele działu, Category/Commodity Managerowie zaś specjalizują się w zarządzaniu określonymi kategoriami produktów lub usług.

Ale to nie koniec. Najwyższe zarobki zarezerwowane są dla dwóch kolejnych stanowisk – mowa o Purchasing/Sourcing Managerach i Purchasing Directorach/Head of Sourcing. Ich miesięczne pensje wynoszą odpowiednio od 24 000 do 30 000 złotych oraz od 30 000 do 42 000 złotych. Dodatkowo osoby te mogą liczyć na premie, które często kształtują się na poziomie 10-20% ich wynagrodzenia, a także na inne benefity, takie jak samochód służbowy, prywatna opieka medyczna, karty sportowe i wiele innych.

Tak wysokie wynagrodzenia oczywiście wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Koniec końców Purchasing/Sourcing Managerowie zajmują się zarządzaniem całym procesem zakupowym, optymalizacją kosztów i negocjacjami na poziomie globalnym, natomiast Purchasing Directorzy odpowiadają za strategię zakupową całej organizacji.

Czym zajmuje się ekspert ds. zakupów?

Przyglądając się zarobkom w branży, powiedzieliśmy sobie pokrótce, czym zajmuje się ekspert ds. zakupów. Za chwilę omówimy zakres jego obowiązków nieco szerzej. Wcześniej jednak zastanówmy się, jak duża jest to grupa zawodowa. Z raportu „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” wiemy, że w naszym kraju pracuje około 16 100 specjalistów ds. zakupów. Czy to dużo, czy to mało? Zależy, do kogo się porównamy.

Na przykład w Wielkiej Brytanii jest ich ponad 48 000, we Francji prawie tyle samo, a w Niemczech ponad 36 000. Możemy więc śmiało powiedzieć, że Polska plasuje się za czołowymi krajami Europy pod względem liczby osób zatrudnionych w tej branży, ale z drugiej strony wyprzedza takie kraje jak Holandia czy Szwecja. A zatem nasz wewnętrzny rynek jest spory, co ma znaczenie, jeśli chodzi o perspektywy rozwoju tego zawodu – do czego jeszcze wrócimy. A jak jest z obowiązkami zakupowców?

Eksperci ds. zakupów w Polsce mają rozmaite obowiązki, które wykraczają daleko poza rutynowe zakupy. Zajmują się oni przede wszystkim zakupem surowców i materiałów do produkcji, co stanowi 61% ich odpowiedzialności. Kolejne istotne zadania, jakie wykonują, związane są z mobilnością i logistyką (27%), a także z usługami profesjonalnymi (26%). Oprócz tego zakupowcy zajmują się również zarządzaniem administracją, IT, marketingiem i mediami energetycznymi.

Możemy więc powiedzieć, że eksperci ds. zakupów nie tylko są odpowiedzialni za negocjacje i realizację zamówień, ale także za zarządzanie dostawcami, analizę ryzyka współpracy, tworzenie polityki zakupowej firmy, raportowanie oraz wdrażanie rozwiązań optymalizujących wydatki i poprawiających efektywność operacyjną. Z punktu widzenia płynności łańcucha dostaw ich rola jest naprawdę ważna.

Co ciekawe, eksperci ds. zakupów w Polsce pracują głównie na poziomie lokalnym (69%), ale także pełnią obowiązki na szerszym terytorium – w Europie (40%) i globalnie (32%). Większość z nich pracuje w modelu hybrydowym (52%), co podkreśla elastyczny charakter tej pracy.

Do tego z raportu „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” wiemy, że struktura zatrudnienia w branży zakupowej wygląda w następujący sposób: 38% specjalistów ds. zakupów pracuje na stanowiskach specjalistycznych, 26% na stanowiskach menedżerskich, a zaledwie 9% na najwyższych szczeblach zarządzania.

Perspektywy zawodowe – przyszłość eksperta ds. zakupów

Perspektywy dla zawodu eksperta ds. zakupów są obiecujące. Raport „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” wskazuje, że w Polsce, podobnie jak w innych krajach europejskich, rola działów zakupów będzie nadal rosła, a specjaliści w tej dziedzinie będą odgrywać coraz większą rolę w realizacji strategii biznesowych firm. W miarę jak organizacje będą dążyć do zwiększenia efektywności operacyjnej i optymalizacji kosztów, eksperci ds. zakupów będą niezbędni do osiągnięcia tych celów.

Jednym z głównych powodów rosnącego zapotrzebowania na ekspertów ds. zakupów jest rozwój technologii i digitalizacja procesów biznesowych. Coraz więcej firm inwestuje w cyfrowe narzędzia i systemy do zarządzania zakupami, a to wymaga specjalistów z odpowiednimi umiejętnościami technicznymi i analitycznymi. Wzrost znaczenia technologii w zakupach umożliwia bardziej efektywne zarządzanie danymi, lepszą analizę rynku i optymalizację kosztów.

Do tego rosnąca złożoność globalnych łańcuchów dostaw sprawia, że eksperci ds. zakupów muszą być bardziej elastyczni i zdolni do szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe. Konflikty geopolityczne, zmieniające się regulacje oraz rosnące znaczenie zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej to tylko niektóre z wyzwań, przed którymi stają działy zakupów w Polsce. W efekcie firmy coraz częściej poszukują ekspertów, którzy potrafią zarządzać ryzykiem, negocjować korzystne warunki współpracy oraz budować trwałe relacje z dostawcami.

Ekspert ds. zakupów – kompetencje

Skoro zawód ten jest tak potrzebny i dobrze opłacany, to być może warto wejść w tę branżę. A jeśli tak, to jakie umiejętności musi posiadać ekspert ds. zakupów, żeby sprostać wymaganiom rynku? Zgodnie z wynikami raportu „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” najbardziej istotne kompetencje na tym stanowisku to:

1. Umiejętności negocjacyjne

Negocjacje są niezbędne do tego, żeby uzyskać korzystne warunki współpracy z dostawcami. A zatem eksperci ds. zakupów muszą być biegli w technikach negocjacyjnych i jednocześnie umieć budować długotrwałe relacje z partnerami biznesowymi.

Do tego zakupowiec musi potrafić nie tylko negocjować ceny, ale również warunki dostaw, terminy płatności oraz wszelkie inne aspekty współpracy, które mogą wpłynąć na efektywność operacyjną firmy.

Według raportu aż 59% respondentów uznaje umiejętności negocjacyjne za najważniejszy element pracy w zakupach. W jaki sposób rozwijać tę kompetencję? Można to zrobić poprzez udział w specjalistycznych szkoleniach i kursach z zakresu technik negocjacyjnych, a także poprzez praktykę w realnych sytuacjach negocjacyjnych.

2. Zarządzanie relacjami

Umiejętność budowania i utrzymywania pozytywnych relacji z dostawcami, klientami wewnętrznymi i innymi interesariuszami jest istotna dla zapewnienia płynności procesów zakupowych. Koniec końców dobre relacje pomagają w rozwiązywaniu problemów i lepszym zrozumieniu potrzeb osoby „po drugiej stronie stołu negocjacyjnego”.

Wskazuje na to 46% respondentów, którzy uznają zarządzanie relacjami za jedną z najważniejszych umiejętności. Ekspert ds. zakupów musi być w stanie zarządzać relacjami na różnych poziomach: od bezpośrednich dostawców po kluczowych interesariuszy wewnętrznych, takich jak menedżerowie i dyrektorzy.

Dlatego dobrym bodźcem do rozwoju tej kompetencji będą szkolenia z zakresu komunikacji interpersonalnej, udział w warsztatach oraz praktyka w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów biznesowych.

3. Działanie pod presją

Zakupowcy często muszą podejmować szybkie i trafne decyzje w stresujących sytuacjach. A więc muszą być odporni na stres, elastyczni i zdolni do efektywnego zarządzania czasem, aby sprostać wymaganiom i terminom.

Do tego ekspert ds. zakupów musi być przygotowany na nagłe zmiany w zamówieniach, opóźnienia w dostawach czy nieprzewidziane problemy, które trzeba rozwiązać „na wczoraj”.

Z tego powodu aż 39% badanych wskazuje zdolność działania pod presją jako istotną umiejętność dla tego zawodu. W jaki sposób można ją rozwijać? Najlepiej poprzez szkolenia z zarządzania stresem, techniki relaksacyjne oraz ćwiczenia w symulowanych sytuacjach stresowych.

Trzy wyżej opisane umiejętności to najważniejsze kompetencje eksperta ds. zakupów. Niemniej autorzy raportu „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce” wskazują także na inne istotne umiejętności. Mowa między innymi o:

• Znajomości procedur i procesów wewnętrznych firmy – eksperci ds. zakupów muszą dokładnie znać procedury zakupowe, aby skutecznie zarządzać zamówieniami i minimalizować ryzyko błędów.
• Pracy w językach obcych – umiejętność komunikacji w językach obcych jest nieoceniona. Pomaga w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji z międzynarodowymi dostawcami.
• Zarządzaniu projektami – umiejętność zarządzania projektami to kolejna ważna kompetencja potrzebna do koordynacji działań zakupowych.
• Elastyczności – eksperci ds. zakupów muszą być elastyczni i gotowi dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych oraz potrzeb firmy.
• Zarządzaniu zespołem – na wyższych stanowiskach umiejętność efektywnego zarządzania zespołem jest niezbędna dla realizacji celów działu zakupów.
• Zdolności do interpretowania dokumentacji przetargowej – analizowanie i interpretowanie dokumentacji przetargowej także jest ważne, bo bez tej umiejętności nie sposób wybrać najlepszych dostawców i negocjować korzystne warunki.

Jakich specjalistów zastąpi AI?

Sztuczna inteligencja i automatyzacja zmieniają krajobraz zatrudnienia, ale czy eksperci ds. zakupów są narażeni na wykluczenie z tego powodu? Wygląda na to, że nie. Przyglądając się wynikom raportu „Rola i wyzwania działów zakupów w Polsce”, możemy stwierdzić, że zakupowcy są bezpieczną grupą zawodową. A to kolejny dobry powód – obok wysokich zarobków – aby wejść do tej branży i zająć się zakupami.

Inne zawody mogą nie mieć tyle szczęścia. Na przykład pracownicy produkcji, specjaliści zajmujący się obsługą klienta, a także osoby pracujące w gastronomii i rolnictwie niestety nie mogą czuć się tak bezpiecznie jak zakupowcy. Według firmy doradczej McKinsey & Company to tym osobom sztuczna inteligencja zabierze pracę.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o przyszłości rynku pracy, a także znaleźć odpowiedź na pytanie, jakie zawody mogą zostać zastąpione przez sztuczną inteligencję, zobacz artykuł, w którym opisaliśmy, jakich specjalistów zastąpi AI.