Faktura wystawiona po terminie - jakie może mieć skutki?

Spis treści:

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie dostawy towarów lub usług przez czynnego podatnika VAT. Przepisy dość precyzyjnie określają terminy wystawiania faktur. W dzisiejszej publikacji będzie nas interesowało wystawienie faktury po terminie, sprawdzimy, jakie to może mieć skutki dla przedsiębiorcy.

Zasady wystawiania faktur

Faktury są wystawiane zgodnie z zasadami, o których mówi ustawa o podatku VAT. Fakturę dokumentującą sprzedaż wystawia się m.in. w następujących przypadkach:

dokumentowanie dostawy towarów i usług na rzecz innego podatnika,
wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, chyba że przedsiębiorca korzysta z uproszczonej procedury OSS,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty,
kiedy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt) np. usługi telekomunikacyjne, najem, leasing, dystrybucja energii elektrycznej, stała obsługa prawna i biurowa.

Faktura może być również wystawiona na żądanie zgłoszone przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Fakturę można wystawić również w trybie samofakturowania. Oznacza to, że fakturę w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca

Za fakturę uważa się również paragon na kwotę brutto nieprzekraczającą kwoty 450 zł, jest to tzw. faktura uproszczona

Terminy wystawiania faktur

Zanim przejdziemy do zasadniczego tematu naszego artykułu, musimy poznać terminy wystawiania faktur, żeby móc ocenić kiedy uznaje się, że faktura jest wystawiona po terminie. W ustawie o VAT mamy tzw. zasady ogólne i zasady szczególne i tak też jest w przypadku faktur.

Zasada ogólna
Zgodnie z zasadą ogólną fakturę wystawia się nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ta zasada dotyczy również wystawiania faktur zaliczkowych i wystawianych na żądanie konsumenta. W przypadku otrzymania wpłaty zaliczki, jeśli dostawa towarów lub wykonanie usługi miało miejsce w tym samym miesiącu co wpłata zaliczki, to nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej tylko od razu wystawia się fakturę końcową

Zasada szczególna
Od zasady ogólnej zostało wprowadzonych szereg wyjątków, wśród których znalazły się w szczególności:

usługi budowlane – termin na wystawienie faktury wynosi 30 dni od dnia wykonania usługi,
dostawa książek drukowanych z pewnymi wyjątkami – fakturę wystawia się w ciągu 60 dni od dnia dostawy,
czynności polegające na drukowaniu książek z pewnymi wyjątkami – 90 dni od dnia wykonania czynności,
np. usługi telekomunikacyjne, najem, leasing, dystrybucja energii elektrycznej, stała obsługa prawna i biurowa z chwilą / z upływem terminu płatności

Przepisy pozwalają również na wystawienie faktury nie wcześniej niż 60 dni przed:

dokonaniem dostawy towarów,
wykonaniem usługi,
otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Nie można wystawić faktury na 60 dni przed dostawą towarów czy wykonaniem usługi w stosunku do:

usług i dostaw o charakterze ciągłym,
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
świadczenia usług m.in.: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT

Faktura wystawiona po terminie – jakie może mieć skutki dla sprzedawcy?

W takim razie pora sobie odpowiedzieć na pytanie, jakie skutki rodzi wystawienie faktury po ustawowym terminie? Pamiętajmy, że dla czynnego podatnika VAT kluczowe do rozliczenia podatku VAT należnego od sprzedaży jest powstanie obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury wieńczy proces dostawy towarów czy usług, ale nie oznacza momentu powstania obowiązku podatkowego, poza ustawowymi wyjątkami, o których napisaliśmy powyżej. Ustawodawca wprowadził przepisy, które m.in. obejmują kary, jakie grożą za wystawienie faktury po terminie. W ustawie o VAT mówi się o tym w sposób pośredni, ale już w ustawie KKS mowa jest o tym wprost.

W ustawie o podatku VAT przewidziane zostały sankcje jeśli:

W złożonej deklaracji przedsiębiorca wykazał:
- kwotę zobowiązania podatkowego niższą od kwoty należnej,
- kwotę zwrotu różnicy podatku lub kwotę zwrotu podatku naliczonego wyższą od kwoty należnej,
- kwotę różnicy podatku do obniżenia kwoty podatku należnego za następne okresy rozliczeniowe wyższą od kwoty należnej,
- kwotę zwrotu różnicy podatku, kwotę zwrotu podatku naliczonego lub kwotę różnicy podatku do obniżenia za następne okresy rozliczeniowe, zamiast wykazania kwoty zobowiązania podatkowego podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego.
Nie złożył deklaracji podatkowej i nie wpłacił kwoty zobowiązania podatkowego.

Wysokość sankcji wynosi do 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego, kwoty zawyżenia zwrotu różnicy podatku, zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku do obniżenia podatku należnego za następne okresy rozliczeniowe

W ustawie Kodeks karny skarbowy (KKS) jest z kolei mowa o tym, że przedsiębiorca, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie

Z ustawy KKS wynika również wprost, co grozi przedsiębiorcy, który nie wystawi faktury: Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych

Jak widać niewystawienie faktury lub wystawienie jej po terminie ma bardzo poważne konsekwencje na gruncie obecnie obowiązujących przepisów podatkowych. Spójrzmy jeszcze, czym skutkuje brak faktury po stronie drugiego kontrahenta, a więc nabywcy.

Faktura wystawiona po terminie – skutki dla nabywcy

Nabywca nie ponosi zasadniczo negatywnych konsekwencji niewystawienia faktury w terminie przez sprzedawcę. Natomiast patrząc na ten temat z tej perspektywy bardzo dotkliwe będzie brak prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. Zgodnie z przepisami co do zasady prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym zostały spełnione dwie przesłanki łącznie:

U sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy.
Nabywca otrzymał fakturę lub dokument celny.

Kto i kiedy ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony zostało szczegółowo omówione w podlinkowanej publikacji na przykładach.

Nabywca ma prawo do doliczenia podatku VAT naliczonego nawet jeśli fakturę otrzyma znacznie po upływie terminu do jej otrzymania. Z tym że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego będzie mu przysługiwało dopiero w rozliczeniu za ten okres

Podsumowanie

W ustawie o podatku VAT zostały wskazane terminy wystawiania faktur i przedsiębiorcy mają obowiązek ich przestrzegać. Obowiązują zasady ogólne i szczególne, które muszą być dobrze znane osobom prowadzącym działalność gospodarczą. W dzisiejszej publikacji opisaliśmy temat wystawiania faktur po terminach ustawowych. Trzeba sobie zdawać sprawę, jakie z tego tytułu grożą konsekwencje finansowe, będą to zarówno sankcje w VAT, jak i z ustawy KKS. Ich wysokość będzie na pewno zależała od skali przewinienia. W momencie kiedy przedsiębiorca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, ponosi z tego tytułu poważne konsekwencje zarówno podatkowe, jak i działa ze szkodą dla swoich kontrahentów. Takie działania na dłuższą metę nie wróżą niczego dobrego dla firmy.

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.