Odchodzimy o generowania faktur w postaci papierowej, niektórym przychodzi to łatwiej innym trochę trudniej. Na razie mamy etap przejściowy przed obowiązkowym wejściem w życie faktury ustrukturyzowanej. Część przedsiębiorców już od dawna gromadzi wszystkie faktury elektronicznie. Dla tych mniej zdecydowanych w dzisiejszej publikacji opiszemy czym są faktury elektroniczne i jak zapewnić autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury.
Faktura elektroniczna definicja
Każda faktura czy to papierowa czy elektroniczna musi posiadać wszystkie niezbędne elementy, o których jest mowa w ustawie o VAT. Zasadnicza różnica pomiędzy fakturą papierową a fakturą elektroniczną polega na formie, w jakiej jest przetwarzana i przekazywana do nabywcy towarów czy usług. Z pojęciem faktury elektronicznej spotykamy się w ustawie o podatku VAT.
| Faktura elektroniczna jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym
|
| Pod pojęciem formy elektronicznej kryje się m.in. format: PDF, XML, DOC, JPG – zdjęcie faktury papierowej. Faktura przyjmuje postać cyfrowego dokumentu
|
| Pod pojęciem formatu elektronicznego kryje się m.in.: poczta e-mail, wysyłka pomiędzy programami księgowymi
|
| Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepis jest skonstruowany na dużym poziomie ogólności, a to oznacza, że taka zgoda może być udzielona w dowolnej formie. Nie musi mieć postaci dokumentu, może być również dorozumiana, czyli przykładowo zapłata za fakturę będzie oznaczała, że została zaakceptowana
|
Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury
Nieprawidłowości podatkowe wynikają z celowego lub nieumyślnego działania przedsiębiorców. Nie łatwo jest wyeliminować wszystkie oszustwa podatkowe. W przepisach został wymieniony katalog przypadków, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT, znajduje się tam m.in. faktury dokumentujące czynności niedokonane, wystawione przez podmiot nieistniejący. Żeby zapobiec tego typu nieprawidłowościom wprowadzono do ustawy przepis mówiący o zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
| Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości sprzedawcy towarów i usług lub wystawcy faktury
|
| Przez integralność treści faktury rozumie się, że na fakturze nie zostały zmienione dane, które powinna zawierać faktura
|
| Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług
|
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych lub
- Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur
|
| Zmiana od 1 lipca 2024 roku |
| W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana przedsiębiorca będzie miał obowiązek sam określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury |
W celu potwierdzenia autentyczności faktury ustawodawca dał przedsiębiorcom narzędzie w postaci “dowolnych kontroli biznesowych”, jednak nie ma definicji tego terminu. Zobaczmy więc co może się kryć pod tym pojęciem.
Jak rozumieć dowolne kontrole biznesowe?
Wiele pojęć w przepisach podatkowych nie zostało zdefiniowanych, co później jest problematyczne i stanowi źródło domysłów. Jak będziemy mieli szczęście, to natrafimy na interpretację podatkową, która w takich przypadkach może okazać się zbawienna. Zobaczmy więc co na ten temat mówią organy podatkowe. W jednej z interpretacji z dnia 27.06.2023 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.218.2023.2.MPA przedsiębiorca zadał pytanie, czy może wszystkie faktury archiwizować w formie elektronicznej. W tej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) odpowiedział również na pytanie co należy rozumieć pod pojęciem kontroli biznesowych. Jest to proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Nie mogą zostać zmienione żadne dane, a w szczególności dotyczące podatku VAT. Musi być zachowana czytelność faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania, najczęściej będzie to upływ terminu do przedawnienia. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z konkretną dostawą lub usługą. Z kontrolą biznesową łączy się pojęcie „wiarygodnej ścieżki audytu”. Ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Można to zrobić na podstawie posiadanych dokumentów takich jak np. zamówienie, zapłata za dostawę, korespondencja mailowa. Chodzi o to, żeby nie było cienia wątpliwości, że nie mamy do czynienia z transakcją pozorną. Środki z których korzysta przedsiębiorca, żeby spełniać warunki kontroli biznesowej pozostawia się jego uznaniu. Obowiązujące przepisy prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednak ustawodawca wymaga, aby był zapewniony podział na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.
Faktury elektroniczne – podsumowanie
Jesteśmy na progu obowiązkowego wdrożenia faktur ustrukturyzowanych KSEF, przewidywany termin 1 lipca 2024 roku. Od tego momentu wszystkie faktury sprzedażowe będą w jednym miejscu i będą wystawiane w takim samym formacie. Dla tych faktur nie będzie już obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Jednak obowiązek nie zniknie, ponieważ w dalszym ciągu część faktur będzie wystawiana poza KSEF. Mowa jest przykładowo o fakturach: VAT RR, proforma, wystawianych na rzecz konsumentów, w procedurze OSS. W dzisiejszej publikacji został przybliżony temat faktur elektronicznych i kontroli biznesowych, które mają zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Ustawodawca dał przedsiębiorcom dowolność co do formy kontroli biznesowej, o ile zapewni ona powiązanie transakcji gospodarczej z wystawioną fakturą. Wszystkie faktury, zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe mogą mieć postać tylko elektroniczną, o ile będą przyporządkowane do okresów rozliczeniowych, będzie je można łatwo odszukać i powiązać z transakcją.
Małgorzata Jagusiak 
Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej – jak go rozliczyć w działalności gospodarczej?
Estoński CIT — na czym polega, ile wynosi oraz komu się opłaca.
Krzysztof Janoś
Postaw na emocje w social mediach – jak tworzyć angażujące treści
Wojciech Samborski
Rezygnacja ze zwolnienia z VAT czy można to odkręcić? Interpretacja KIS
