Fiskalizacja kasy online – jak to zrobić krok po kroku?

Instalacja kasy fiskalnej online wiąże się z koniecznością wykonania pewnych czynności jeszcze przed rozpoczęciem pracy, między innymi musi zostać przeprowadzony proces fiskalizacji. W dzisiejszej publikacji opiszemy, w jaki sposób należy przeprowadzić proces fiskalizacji kasy online krok po kroku.

Co to jest fiskalizacja kasy?

Pod pojęciem fiskalizacji w przypadku kas online należy rozumieć jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego. Pamięć chroniona jest to elektroniczny nośnik danych, który umożliwia zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu kasy. Natomiast pamięć fiskalna jest to urządzenie trwale zawarte w kasie, umożliwia wielokrotny odczyt danych. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia lub uszkodzenia należy wykonać czynności wymienione w Rozporządzeniu.

Jak dokonać procesu fiskalizacji kasy online krok po kroku

Proces fiskalizacji musi zostać przeprowadzony przez serwisanta z odpowiednimi uprawnieniami. Przed rozpoczęciem fiskalizacji należy sprawdzić połączenie internetowe, które umożliwi przesyłanie danych pomiędzy kasą online a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Przebieg procesu fiskalizacji został opisany w Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących i obejmuje następujące czynności:

• przesłanie klucza publicznego kasy,
• zgłoszenie żądania fiskalizacji,
• odebranie numeru ewidencyjnego,
• nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji,
• inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne
• nieodwracalne powiązanie tych pamięci,
• zerowanie wszystkich liczników kasy,
• niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji
• podatkowej (NIP) przedsiębiorcy oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego,
• zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego,
• zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie
• łączenie różnych kategorii kas,
• wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji,
• zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego do Centralnego Repozytorium Kas,
• pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

W przypadku przerwania procesu fiskalizacji lub ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia z CRK, przedsiębiorca musi zapewnić przy pomocy serwisanta ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji. Raport fiskalny fiskalizacji może zostać wydrukowany i załączony do książki serwisowej lub może pozostać w postaci elektronicznej.

Czy kasa online powinna być cały czas włączona

Jak wskazują organy w wydanej 9 listopada 2023 r., interpretacji o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.580.2023.1.PRM kasa online nie musi być włączona w trybie ciągłym, pod warunkiem, że w tym czasie firma nie dokonuje sprzedaży.

W przytoczonej interpretacji, przedsiębiorca wykonujący usługi stolarskie zadał pytanie czy mimo posiadania kasy online oraz dokonywania sprzedaży co kilka tygodni, ze względu na charakter prowadzonej działalności, musi pilnować aby kasa była cały czas włączona. Dyrektor KIS przychylił się do wniosku przedsiębiorcy wskazując, że podstawowym obowiązkiem podatnika, rejestrującego sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej online, jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. Kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych do CRK w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zaewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonania takiej sprzedaży.

Przedsiębiorca zatem, powinien zapewnić połączenie kasy z CRK gdy istnieje choćby potencjalna możliwość sprzedaży usług.