Import usług – brak dokumentu zakupu

Obecnie polscy przedsiębiorcy coraz częściej kupują usługi elektroniczne od kontrahentów zagranicznych. Dotyczy to zwłaszcza licencji, programów komputerowych, domen, a także usług pozycjonowania stron. Należy pamiętać, że taka transakcja rodzi konsekwencje podatkowe w zakresie podatku VAT u nabywcy. Ponadto, aby przedsiębiorca mógł zaliczyć w koszty kwotę wydaną na zakup, musi on otrzymać fakturę.

Podatek VAT

Import usług to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca. Podatnikiem są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące usługobiorcami usług świadczonych przez podatników nieposiadających siedziby, stałego miejsca zamieszkania lub stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju. Oznacza to, że gdy nabywamy w ramach działalności gospodarczej usługi od zagranicznych kontrahentów, mamy obowiązek naliczyć z tego tytułu podatek VAT w Polsce. Nie ma tutaj znaczenia z jakiego kraju jest sprzedawca (z unii europejskiej czy spoza unii np. z USA). Wątpliwości pojawiają się gdy kontrahent nie chce wystawić nam faktury sprzedaży i mamy jedynie potwierdzenie zamówienia lub zakupu. Często nie ma na nim danych naszej firmy, a jedynie imię i nazwisko bez adresu i NIP. Przy imporcie usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi bez względu na to czy sprzedawca wystawił nam fakturę ze wszystkimi oczekiwanymi przez polskie przepisy danymi, czy też dane są niekompletne, lub w ogóle nie ma faktury. Mamy w tym przypadku obowiązek naliczyć podatek VAT wg stawki obowiązującej na daną usługę w Polsce. Należy to wykonać na fakturze wewnętrznej. Jeżeli jesteśmy vatowcami, to będziemy mieli prawo obniżyć podatek należny o podatek naliczony z tytułu importu usług. W efekcie transakcja ta będzie dla nas podatkowo obojętna.

Nievatowiec dokonujący importu usług

Podatnik korzystający ze zwolnienia w podatku VAT w przypadku importu usług musi zachować się tak jak podatnik czynny. Czyli ma obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej, naliczenia na niej podatku wg obowiązującej w Polsce stawki. Nievatowiec będzie musiał zapłacić do urzędu skarbowego podatek naliczony na podstawie faktury wewnętrznej oraz złożyć deklarację VAT-9M. Kwotę tą będzie mógł zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności w dacie zapłacenia podatku.

Podatek dochodowy

Przy zaliczaniu wydatku w koszty prowadzenia działalności kierujemy się jego zasadnością. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie oraz gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów. Należy zatem ocenić związek danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Aby dany wydatek mógł być zaliczony w koszty musi być on właściwie udokumentowany. Gdy dokonujemy zakupu usług od firmy z unii europejskiej, to musimy bezwzględnie żądać faktury lub rachunku wystawionego na dane naszej firmy. Przy zakupie usług z krajów trzecich uzyskanie tego jest czasami wręcz niemożliwe. Wynika to z odmiennego ustawodawstwa i braku tak rygorystycznych wymagań przy dokumentowaniu transakcji. W tej sytuacji często jedyne co możemy otrzymać, to potwierdzenie zamówienia lub zakupu. Aby na tej podstawie można było zaksięgować koszt, dokument ten powinien zawierać następujące dane:

• numer lub inne oznaczenie na podstawie którego można powołać się dokonując zapisu w księdze (np. numer zamówienia),
• wskazanie stron uczestniczących w transakcji (nazwę firmy lub imię i nazwisko i adres),
• datę wystawienia dokumentu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, z tym, że jeżeli data wykonania operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wtedy wystarczy podanie jednej daty,
• przedmiot, jego wartość oraz ilościowe określenie.

Taki dokument należy wydrukować, podpisać i dołączyć do dokumentacji firmowej uzupełniając dokumentację o dowód dokonania opłaty (najczęściej potwierdzenie przelewu).

Księgowanie w serwisie ifirma.pl

Do serwisu dokonujemy wpisu przez zakładkę „wydatki” => dodaj wydatek => wszystkie rodzaje wydatków => import usług => faktura VAT. Jeżeli nie mamy prawa danego wydatku zaliczyć w koszty, to nie uzupełniamy pola „numer faktury” (w części Dane z faktury zakupu). Na tej podstawie system poprawnie rozliczy podatek VAT, bez dokonywania wpisu do Księgi przychodów i rozchodów.