Interpretacje podatkowe – zasady numerowania wpisów w KPiR

Interpretacja indywidualna z dnia 05.08.2011, sygn. ILPB1/415-676/11-2/AG, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu

Czy tak prowadzona numeracja spełnia warunki rozporządzenia, w szczególności pkt 2 objaśnienia z załącznika nr 1 do rozporządzenia?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 4 maja 2011 r. (data wpływu 9 maja 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 maja 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. W związku z tym, że wybrana przez niego forma opodatkowania to zasady ogólne, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W KPiR stosuje numerację wpisów narastająco od początku roku. Nanosi również numery z KPiR na dokumenty księgowe, na podstawie których te wpisy zostały utworzone.

W przyszłym roku Wnioskodawca zamierza zmienić sposób numeracji księgi. Zamiast numerować wpisy kolejno od początku roku, zamierza numerować wpisy od początku miesiąca (pierwszy wpis w miesiącu zostanie oznaczony liczbą porządkową 1). Na dowodach księgowych umieszczać będzie numer kolejny w miesiącu oraz miesiąc w jakim został zaksięgowany dokument w KPiR.

Alternatywnie w podobny sposób mogłyby być numerowane wpisy w KPiR w formacie numer/miesiąc, w celu zapewnienia unikalności numeru wpisu w skali roku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy tak prowadzona numeracja spełnia warunki rozporządzenia, w szczególności pkt 2 objaśnienia z załącznika nr 1 do rozporządzenia…

Zdaniem Wnioskodawcy, rozporządzenie nie określa wprost, że numeracja musi być ciągła w skali roku. Można zatem z tego wywnioskować, iż numerowanie kolejnych wpisów w KPiR w obrębie miesiąca jest również prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. z 2010 r. Dz. U. Nr 51, poz. 307 ze zm.), osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Natomiast szczegółowe objaśnienia odnośnie sposobu dokonywania zapisów w odpowiednich kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawarte są w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w Załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 2 pkt 1 cyt. rozporządzenia, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej “ustawą o podatku dochodowym”, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.

Natomiast zgodnie z § 11 rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy (ust.1), a za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (ust. 3). Księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (ust. 3).

Stosownie do treści § 12 ust. 1 rozporządzenia, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Natomiast stosownie do treści pkt 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż w przyszłym roku Wnioskodawca zamierza zmienić sposób numeracji księgi. Zamiast numerować wpisy kolejno od początku roku, zamierza numerować wpisy od początku miesiąca (pierwszy wpis w miesiącu zostanie oznaczony liczbą porządkową 1). Na dowodach księgowych umieszczać będzie numer kolejny w miesiącu oraz miesiąc w jakim został zaksięgowany dokument w KPiR. Alternatywnie w podobny sposób mogłyby być numerowane wpisy w KPiR w formacie numer/miesiąc, w celu zapewnienia unikalności numeru wpisu w skali roku. Przedmiotem zapytania natomiast jest kwestia poprawności opisanego sposobu dokonywania zapisów w księdze i jej zgodności z zasadą zawartą w pkt 2 objaśnienia z Załącznika nr 1 do rozporządzenia.

Należy zauważyć, iż żadne przepisy podatkowe nie regulują jednakże szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jedynie objaśnienia do podatkowej księgi, zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w ust. 2 wyjaśniają, że kolumna 1 księgi Lp. przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W praktyce każdy podatnik ustala własny system numerowania w podatkowej księdze. Istotne jest jednak to, aby pozycje były numerowane po kolei i aby numery te nie powtarzały się, tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem.

Najczęściej stosowana przez podatników jest numeracja roczna. Polega ona na tym, że od dnia 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową numeracją.

Numerację można również rozpoczynać od nowa w każdym miesiącu. Wtedy wskazane jest jednak wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery nie powtarzały się. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07, itd.

Wybraną numerację powinno się kontynuować przez cały rok. Ewentualnej zmiany sposobu stosowanej numeracji najlepiej dokonać wraz z nowym rokiem podatkowym.

Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione we wniosku informacje oraz powołane przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stwierdzić należy, iż przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób prowadzenia zapisów w kolumnie 1 podatkowej księgi jest również prawidłowy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.