|
|
4 minut czytania

Jak długo należy przechowywać dokumenty firmy?

Pełne regały, szuflady, stosy rachunków, faktur, ewidencji, rejestrów, raportów i innej zalegającej dokumentacji to codzienność w życiu przedsiębiorcy. Kiedy możemy pozbyć się niechcianych dokumentów?

dokumenty księgowe w firmie

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumentacja podatkowa-5 lat

Co do zasady dokumentację podatkową mamy obowiązek trzymać co najmniej przez 5 lat. Ordynacja podatkowa mówi, iż księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych, rejestry i inne związane z nimi dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres ten może ulec zmianie ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przykład

Zobowiązanie w podatku PIT -36 za 2011 rok złożone w urzędzie skarbowym pod koniec marca 2012 roku przedawni się z końcem 2017 r.

Dokumenty takie jak np. faktury przychodowe i kosztowe przechowywane powinny być przez firmę przez okres pięciu lat liczony zgodnie z przykładem.

Wyjątek:

W przypadku procedury szczególnej dotyczącej podmiotów zagranicznych świadczących na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu mają obowiązek przechowywać dla tych celów ewidencję przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług elektronicznych.

Dokumentacja rachunkowa

Art 74 ustawy o rachunkowości mówi, iż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuję się co najmniej przez odpowiedni okres i tu artykuł wymienia m.in:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumentacja ZUS -5 lat

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnicy składek zobowiązani są do przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych.

Dokumenty rozliczeniowe

10 października 2011 r. została podpisana przez Prezydenta RP ustawa z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Zmienione przepisy wskazują, że płatnicy będą zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych przez okres 5 lat od daty ich przekazania do ZUS. Okres przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne też ulega skróceniu do 5 lat.

Termin wejścia w życie ustawy określony został na dzień 1 stycznia 2012 r.

Dokumenty zgłoszeniowe

Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być również przechowywane przez co najmniej pięć lat.

Dokumentacja pracownicza- 50 lat

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika ( ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Natomiast w art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mówi się, że akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.

Autor ifirma.pl

Zespół IFIRMA

Kreatywny zespół specjalistów tworzony przez osoby wyróżniające się doświadczeniem oraz wiedzą z różnych obszarów.

Świadomi potrzeb naszych czytelników, skupiamy się na tworzeniu zrozumiałych treści, które będą w stanie przybliżyć im często zawiłe zagadnienia z zakresu rachunkowości, marketingu, ekonomii, księgowości czy zarządzania. Ostateczny dobór bieżącej tematyki uzależniany jest od preferencji docelowych odbiorców, zmian zachodzących w biznesowym środowisku, a także samych doświadczeń i umiejętności specjalistów odpowiadających za proces tworzenia tekstów.

W efekcie zespół ekspertów Ifirma bierze czynny udział w rozwoju różnego rodzaju biznesów, pomagając zarówno ich założycielom, jak i pracownikom efektywniej organizować pracę przy wykorzystaniu jak najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań.

Rozumiejąc istotę profesjonalnego podejścia do poruszanych zagadnień, każdy tekst tworzony jest w oparciu o wiarygodne dane. Dodatkowo podejmowana tematyka ujmowana jest w logiczny i przejrzysty sposób, zwiększając tak istotną jasność przekazu, co pozytywnie wpływa na podkreślenie najbardziej użytecznych treści. W efekcie podejmowane przez nasz zespół praktyki w szerszej perspektywie można rozpatrywać jako dążenie do zwiększenia świadomości i wyczucia biznesowego osób aktywnie działających na rynku.

Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Potrzebujesz
wystawić fakturę?

Zrób to za darmo z programem IFIRMA!

  • Wszystkie rodzaje faktur
  • Baza kontrahentów
  • Program magazynowy
  • Wsparcie techniczne BOK
Załóż darmowe konto

Może te tematy też Cię zaciekawią

Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

Mobilnie