Jak odróżnić wydatek firmowy od wydatku prywatnego?

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą często zastanawiają się, które z poniesionych wydatków mogą zakwalifikować do wydatków firmowych i jednocześnie do kosztów uzyskania przychodu. Bardzo ważne jest, by w ewidencji księgowej nie ujmować wydatków osobistych. Jak więc odróżnić wydatek firmowy od wydatku prywatnego?

Wydatek firmowy a prywatny

Najważniejszą różnicą między wydatkiem firmowym a prywatnym jest powiązanie – bezpośrednie lub pośrednie – z przychodem osiąganym w ramach prowadzonej działalności. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszt podatkowy można uznać właściwie udokumentowane wydatki. Jeśli zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub też zachowania lub zabezpieczenia ich źródła (np. najem firmowego lokalu). Co więcej, powinny być one ekonomicznie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej działalności.

Które prywatne wydatki można zaliczyć w koszty firmowe?

W przypadku niektórych kosztów możliwe jest zakwalifikowanie ich jednocześnie do kosztów prywatnych, jak i firmowych. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma prawo uznać ich część przypadającą na działalność za koszty podatkowe. Jest to możliwe np. w przypadku odpowiednio ustalonej części kosztów utrzymania mieszkania (jak czynsz, energia, dostęp do internetu). Gdzie na cele firmowe, przedsiębiorca wykorzystuje jedynie jego określony fragment. Innym przykładem są wydatki związane z prywatnym samochodem. Od 2019 roku można rozliczyć jedynie 20% wartości wydatków poniesionych na jego eksploatację i ubezpieczenie. Prowadzenie kilometrówki nie jest już konieczne.

Polecamy! Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej – jak je rozliczyć?

Istnieją również wydatki, które zdaniem wielu podatników można uznać za związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością, jednak organy podatkowe przypisują im bardziej prywatny niż firmowy charakter. Jest tak np. w przypadku wydatków na ochronę zdrowia właściciela firmy, karnety na siłownię czy basen, jak również zakup eleganckiej odzieży (jak garnitur) czy też okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy. W tego typu przypadkach często istnieje ugruntowana linia orzecznicza, zgodnie z którą wydatki takie nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.