Jak programista może założyć działalność gospodarczą? Najważniejsze informacje 2025

Działalność gospodarcza programisty

W kontekście opodatkowania PIT należy spojrzeć na definicję działalności gospodarczej z ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. Znajdziemy ją w art. 5a pkt 6, który mówi, że za działalność gospodarczą uważa się działalność zarobkową – wytwórczą, usługową, handlową lub budowlaną, prowadzoną:

• we własnym imieniu bez względu na jej rezultat oraz
• w sposób zorganizowany i ciągły,

z której przychody nie są zaliczane do innych źródeł.

Oprócz wskazania, co uważa się za działalność gospodarczą, istnieją również przesłanki wskazujące, kiedy danej działalności nie należy rozumieć jako działalności gospodarczej. Warunki wykluczające odnajdziemy w artykule 5b. ustawy o PIT, który mówi, że za działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

• Odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie (z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych) ponosi zlecający wykonanie tych czynności.
• Czynności są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności.
• Wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Zauważmy, że dopiero łączne spełnienie powyższych trzech warunków wyklucza rozpoznanie danych przychodów jako z działalności gospodarczej Jeśli spełnione są tylko niektóre z nich, można uznać, że działalność gospodarcza jest prowadzona, co pozwala na wybór jednego z trzech sposobów opodatkowania. Natomiast gdy wszystkie warunki wykluczające są spełnione, mimo działania dla zysku i w sposób zorganizowany, nie można uznać tego za działalność gospodarczą.

Sam wpis w CEIDG – jeżeli łącznie są spełnione powyższe warunki wykluczające – nie świadczy o prowadzeniu działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o PIT.

Aby uniknąć negacji fiskusa dotyczącej statusu działalności gospodarczej, warto w umowach z klientami określić warunki współpracy, takie jak odpowiedzialność zleceniobiorcy za ryzyko gospodarcze oraz brak podporządkowania kierownictwu zleceniodawcy. Kluczowe jest jednak, aby rzeczywiste działania były zgodne z zapisami umowy, ponieważ w przeciwnym razie fiskus może zignorować umowę przy ocenie działalności gospodarczej.

Rejestracja firmy

Przygotowania do rejestracji firmy to nie tylko wybór między otwarciem działalności online a udaniem się do urzędu. Wcześniej warto dokładnie zaplanować wszystkie aspekty jej prowadzenia.

Jaki kod PKD powinien wybrać programista?

Rejestracja firmy w CEIDG wymaga podania kodu PKD. W zgłoszeniu obowiązkowo należy wskazać kod przeważający PKD. Będzie nim ten, który najlepiej i najbliżej opisuje podstawową działalność, główny profil firmy, z której zamierzamy osiągać najwięcej przychodów. Jako kod przeważający można podać tylko jeden kod PKD.

W zgłoszeniu CEIDG można także podać poboczne kody PKD, które odnoszą się do drugorzędnej działalności przedsiębiorcy. Nie ma limitu na liczbę kodów dodatkowych, jednak przy zakładaniu firmy należy wpisać tylko te, które będą rzeczywiście dotyczyć działalności. Aktualizację kodów można przeprowadzić w dowolnym momencie działania firmy, w ciągu 7 dni od zmiany.

Pełna lista kodów PKD wraz z objaśnieniami jest dostępna na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.

Od kodów PKD należy odróżnić kody PKWiU, które są stosowane do konkretnie świadczonej usługi. Choć są one zbliżone, to stosowane są w innych celach:

• PKD – klasyfikacja (rodzaju) działalności, należy go podać w CEIDG;
• PKWiU – klasyfikacja produktów (wyrobów lub usług). PKWiU jest istotny przy ustalaniu prawidłowej stawki ryczałtu, podatku VAT, zwolnienia z podatku, czy z kasy fiskalnej. Nie trzeba go nigdzie zgłaszać.

Przykładowe kody PKD w branży IT – plik do pobrania.

Zobacz, jakie zmiany szykują się w kodach PKD 2025.

Forma opodatkowania dla programisty

Dostępne formy opodatkowania dla programisty to:

• Skala podatkowa ze stawką podatku 12% – dla dochodów do 120 tys. zł oraz 32% dla dochodów powyżej 120 tys. zł. Występuje tutaj kwota wolna od podatku w wysokości 30 tys. zł.
• Podatek liniowy ze stawką podatku 19% od dochodów. Nie ma kwoty wolnej.
• Ryczałt ewidencjonowany. Stawka podatku zależy od rodzaju działalności. Dedykowane stawki ryczałtu dla IT to 12% lub czasem 8,5% od przychodów. Nie ma kwoty wolnej od podatku. Tematykę stawkę ryczałtu dla IT poruszyliśmy w artykule: Jaki ryczałt dla programisty: 8,5% czy 12%?

Nowi przedsiębiorcy nie mogą wybrać podatku liniowego, jeśli będą świadczyć usługi dla byłego pracodawcy, które odpowiadają czynnościom wykonywanym w ramach etatu w danym roku podatkowym. Jeśli jednak wykonywane czynności różnią się od tych realizowanych na etacie, mogą wybrać opodatkowanie liniowe już w pierwszym roku działalności.

Ryczałt nie jest dostępny dla osób, które podejmują działalność gospodarczą w roku, w którym zmieniły działalność z prowadzonej samodzielnie przez jednego małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka, jeśli małżonek przed zmianą opłacał podatek za na zasadach ogólnych.

Ryczałtu nie mogą również wybrać osoby, które w ramach działalności będą sprzedawać towary lub świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy, jeśli nie upłynęły 2 lata od rozwiązania umowy o pracę.

Każda forma opodatkowania ma swoje unikalne cechy, dlatego bez konkretnych danych finansowych trudno jednoznacznie określić, która opcja będzie najlepsza.

Przy analizie, którą formę opodatkowania wybrać, należy wziąć pod uwagę – oprócz szacunkowych przychodów oraz kosztów w działalności – takie czynniki, jak:

• wysokość składki zdrowotnej, która jest inna przy każdej formie opodatkowania,
• możliwość rozliczenia rocznego razem ze współmałżonkiem,
• przysługujące odliczenia i ulgi podatkowe.

Porównanie form opodatkowania na konkretnych kwotach przedstawiliśmy w artykule: Jaką formę opodatkowania powinien wybrać programista? Zasady ogólne skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt?

Uwaga! Z ustalonej formy opodatkowania należy korzystać przez cały rok podatkowy, a jej zmiana jest możliwa dopiero w nowym roku.

IP Box

Programiści pracujący na B2B mogą skorzystać z ulgi IP Box, która polega na opodatkowaniu ich dochodów 5-procentowym podatkiem.

Ulga IP Box dotyczy przedsiębiorców na podatku liniowym lub skali podatkowej, którzy prowadzą działalność o charakterze badawczo-rozwojowym oraz osiągają dochody z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (kwalifikowane IP), którym jest m.in. autorskie prawo do programu komputerowego.

Opodatkowanie w formie ryczałtu wyklucza rozliczenie IP Box.

Tematy związane z IP Box znajdziesz na stronie IP Box – ulga dla programistów.

ZUS

W ciągu siedmiu dni od założenia firmy należy zarejestrować się w ZUS jako tzw. płatnik składek. Można to zrobić osobiście lub drogą elektroniczną, przy pomocy platformy pue.zus.pl., a także, co jest najwygodniejsze, wraz z rejestracją firmy poprzez CEIDG.

Zgłoszenia do ZUS dokonuje się na formularzu ZUS ZUA (rejestracja do składek społecznych i zdrowotnej) lub ZUS ZZA (rejestracja jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego – jeśli jest się dodatkowo zatrudnionym na umowę o pracę i zarabia minimum krajowe). Do ZUS należy zgłosić się z datą założenia firmy. Oznacza to, że dzień założenia firmy musi być pierwszym dniem podlegania pod ubezpieczenia społeczne lub/i zdrowotne.

Początkującym przedsiębiorcom przysługuje tzw. ulga na start, czyli zwolnienie z opłacania składek przez pierwszych sześć miesięcy. Po tym czasie mogą skorzystać z obniżonych składek ZUS przez kolejne 24 miesiące. Szczegółowo te ulgi oraz wysokość składek ZUS opisaliśmy w artykule: Składki ZUS 2025 – jakie stawki ZUS będą obowiązywać?

VAT

Nowi przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia od podatku VAT. Zwolnienia są podmiotowe (ze względu na wysokość osiąganego przychodu) lub przedmiotowe (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności).

Istnieją jednak rodzaje działalności, w których trzeba być płatnikiem VAT już od pierwszej sprzedaży. Dotyczy to m.in. przedsiębiorców świadczących usługi w zakresie doradztwa.

Do podatku VAT można także zarejestrować się dobrowolnie, nawet jeśli nie jesteśmy do tego zobowiązani przepisami. Rejestracja do VAT może być opłacalna dla programistów, którzy współpracują z firmami zarejestrowanymi do VAT, dużo kupują (generują koszty, przy których można odliczyć podatek VAT) lub świadczą usługi głównie na rzecz podmiotów zagranicznych.

Rejestracja do VAT wymaga złożenia w urzędzie skarbowym formularza VAT-R.

Sprawdź, kto ma obowiązek zarejestrować się do VAT.

VAT-UE

Jeżeli planujemy współpracę z kontrahentami zagranicznymi (zarówno z Unii Europejskiej, jak i spoza niej), trzeba zarejestrować się w Polsce do VAT UE, czyli do VAT unijnego. Obowiązek ten dotyczy także podatników zwolnionych z VAT w Polsce.

Rejestracja od unijnego VAT-UE nie oznacza utraty prawa do bycia zwolnionym z polskiego VAT.

Zgłoszenia do VAT UE należy dokonać przed pierwszą transakcją zagraniczną, poprzez formularz VAT-R. Przykładowo do VAT UE należy się zarejestrować, jeśli kupujemy reklamy na Facebooku.

Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów UE, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Szeroko tę tematykę omówiliśmy w artykule: Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Miejsce prowadzenia działalności

Przedsiębiorca może prowadzić działalność gospodarczą w wynajętym lokalu biurowym, wirtualnym biurze, mieszkaniu prywatnym lub w wynajmowanym mieszkaniu.

Rejestrując firmę, na wniosku o wpis do CEIDG należy złożyć oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do nieruchomości, których adresy wskazaliśmy w tym formularzu. Na etapie zakładania firmy nie trzeba załączać do wniosku CEIDG żadnych dokumentów, jednak należy mieć je w posiadaniu.

Urzędy skarbowe coraz częściej weryfikują tytuł prawny do lokalu oraz sprawdzają, czy pod danym adresem rzeczywiście prowadzona jest działalność gospodarcza. Przedsiębiorca planujący prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu powinien więc mieć np. umowę najmu, w której właściciel wyraża zgodę na prowadzenie firmy w jego mieszkaniu.

Samozatrudnienie – koszty

Każda działalność generuje jakieś koszty – chociażby ZUS. Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo wiedzą, że im wyższe koszty poniosą w danym miesiącu, tym mniejszy zapłacą podatek dochodowy. Dlatego starają się wpisywać w koszty prowadzenia działalności jak najwięcej wydatków.

Przykładowe koszty prowadzenia działalności:

• wydatki poniesione na zakup mebli biurowych i sprzętów (np. komputer, smartfon, drukarka, akcesoria, karty pamięci, oprogramowanie),
• czynsz i media (wynajem biura, mieszkania, coworking),
• opłaty za telefon lub Internet,
• wydatki poniesione na stronę internetową (domena, serwery, szablon),
• marketing,
• księgowość,
• usługi finansowe (np. prowadzenie firmowego rachunku bankowego),
• opłaty urzędowe,
• wydatki poniesione na kursy i szkolenia, książki i czasopisma branżowe,
• transport (np. zakup samochodu, paliwo, części i akcesoria, badania techniczne, bilety),
• usługi online (np. GitHub, Dropbox, PayPal.

Zobacz, jakie są najpopularniejsze koszty programisty.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być tylko te wydatki, które są związane z firmą, czyli z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca musi udowodnić, że dany wydatek służy prowadzeniu firmy i to na nim spoczywa obowiązek uwiarygodnienia tego faktu. Wszystkie koszty muszą być udokumentowane fakturą lub innym dokumentem księgowym.

Własna firma – to proste

Jak programista może założyć działalność gospodarczą? Odpowiedź na to pytanie wydaje się skomplikowana, jednak zakładanie działalności gospodarczej nie jest trudne ani czasochłonne.

Najwięcej czasu zajmuje wyszukanie informacji na temat kwestii związanych z jej prowadzeniem, na przykład jaką wybrać formę opodatkowania albo czy rejestrować się do VAT. Samo złożenie formularzy jest natomiast bardzo proste – zwłaszcza jeśli skorzysta się z internetowego, interaktywnego formularza CEIDG-1.

Załóż firmę bezpłatnie z pomocą ekspertów.