Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby odliczyć 100% VAT i kosztów?

Samochody osobowe, nawet wtedy gdy stanowią majątek firmowy, co do zasady nie pozwalają przedsiębiorcy na pełne odliczenie VAT oraz zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Generalnie aby uzyskać prawo do pełnego odliczenia, w obu podatkach – zarówno VAT, jak i PIT – wymagana będzie ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka).

Ewidencja przebiegu pojazdu dla VAT

Podatnicy, którzy posiadając w swojej firmie samochody osobowe chcieliby dokonywać pełnego odliczenia VAT, muszą pamiętać że samochód musi być wykorzystywany wyłącznie dla celów działalności gospodarczej. Aby to udowodnić, spełnione powinny być dwa warunki:

• Zgłoszenie samochodu na VAT-26 do urzędu skarbowego, oraz
• Zaprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z przepisami Ustawy o VAT.

Jak wskazują przepisy o VAT, kilometrówka taka powinna zawierać:

• Numer rejestracyjny samochodu,
• Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• Stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia jej prowadzenia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia jej prowadzenia,
• Wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania samochodu, obejmujący:
  • Kolejny numer wpisu,
  • Datę i cel wyjazdu,
  • Opis trasy (skąd-dokąd),
  • Liczbę przejechanych kilometrów,
  • Imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

• Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla PIT

Aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego firmowego, podatnik powinien – tak jak w przypadku VAT – udowodnić jego wykorzystanie wyłącznie na cele firmowe ewidencją przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT nie muszą zakładać osobnej ewidencji dla podatku dochodowego – można tu wykorzystywać kilometrówkę prowadzoną na potrzeby VAT. Co więcej – jak wskazuje Ustawa o PIT – brak ewidencji właściwej dla podatku VAT skutkuje uznaniem samochodu osobowego za wykorzystywany również w celach prywatnych.