Jak radzić sobie z presją czasu w pracy?

Dosyć pocieszającą informacją jest fakt, że nie jesteś jedyny, który boryka się z tym problemem – co trzecia osoba odczuwa stres w pracy związany z presją czasu. W Stanach Zjednoczonych 41% pracowników przyznaje, że stres negatywnie wpływa na ich produktywność. Dane te pokazują jak wiele osób nie potrafi sobie jeszcze odpowiednio radzić z presją czasu. Więc jak uporać się z tym, wbrew pozorom, dobrze znanym problemem?

Zarządzanie czasem w pracy

Przede wszystkim należy zorganizować siebie oraz swój czas. O ile chaos przy biurku w pracy nie oznacza jeszcze końca świata, to chaos we własnych zadaniach może nam skutecznie utrudnić drogę do stabilnego i przejrzystego workflow.

Aby opanować listę zadań, która często dynamicznie się zmienia, warto korzystać z urządzeń, które w tym pomagają. Są to najczęściej aplikacje z listami to-do, kanbany i kalendarze.

Firmbee jest jednym z narzędzi, które łączy w sobie wszystkie te funkcje i umożliwia łatwą kontrolę nad codziennymi sprawami. Przejrzystość pozwala zarówno łatwo zaplanować wszystkie czynności, które musimy wykonać, jak i grupować je w oddzielne kategorie. Dzięki przypomnieniom nic już nam nie umknie, a odznaczanie kolejnych zrobionych zadań w systemie na pewno korzystnie wpłynie na nasze samopoczucie.

Ustal priorytety

Kolejną czynnością, która pomoże nam w walce z presją czasu, jest ustalenie priorytetów. Pracując według takiej zasady możemy skupić się na najważniejszych zadaniach, a te mniej istotne, lub takie, które można odłożyć w czasie, nie zostaną pominięte, tylko wykonane po priorytetowych.

W tym wypadku warto grupować zadania. Polega to na podzieleniu swoich obowiązków względem istotności oraz rodzaju zadań. Wtedy możemy wykonywać zadania podobnego typu w jednym bloku czasowym – pozwoli nam to zaoszczędzić czas, a satysfakcja i poczucie kontroli nad pracą dobrze wpłynie na nasz komfort psychiczny.

Przykładem może być oddzwanianie i odpisywanie na maile – zaglądając na skrzynkę mailową za każdym razem, kiedy przyjdzie wiadomość, rozprasza nas i odwraca uwagę od naszych aktualnych zajęć. Lepiej jest ustalić sobie konkretny czas w ciągu dnia, kiedy będziemy się tym zajmować.

Nie zwlekaj!

Oczywiście, łatwo jest to powiedzieć, a jak wiadomo ciężej o egzekwowanie tego w praktyce. Jednak naprawdę nie warto prokrastynować. Zwlekanie powoduje skupianie się na innych zadaniach kosztem tego, które jest w chwili obecnej najważniejsze. Mając świadomość wagi niektórych obowiązków czujemy się przytłoczeni, co skutkuje prokrastynacją, lawirowaniem pomiędzy zadaniami i w efekcie jesteśmy w stanie wykonywać swojej pracy efektywnie.

Podchodząc do zadań, które wymagają dużego nakładu pracy, nie traktuj ich całościowo. Dzieląc je na etapy, możesz szybciej zobaczyć efekty swoich działań oraz pozbędziesz się uczucia przytłoczenia. Widząc konkretne etapy, a nie całość zadania oceniamy je jako bardziej przystępne i wykonalne, a więc nie zwlekamy z ich wykonaniem. Dodatkowym plusem tej metody może być staranność w działaniach.

Odpowiednia komunikacja to klucz do sukcesu

Nie ma nic gorszego od złej komunikacji lub jej braku. Nie chodzi tu o prowadzenie za rękę przez wszystkie obowiązki, ale warto jest ustalać z przełożonym co potrzebne jest na już, a co może poczekać. Gdy tego zabraknie, możemy poczuć się zagubieni w rosnącej górze zadań. Jeśli nie wiesz jak się z czymś uporać, zamiast głowić się nad tym i tracić czas, którego i tak często jest niewiele, pytaj! Czasem lepiej poprosić o pomoc, niż później odpowiadać na pretensje przełożonych.

Tak samo kluczowa jest komunikacja pomiędzy współpracownikami. Jeśli podział obowiązków jest klarowny, łatwiej nam będzie wyegzekwować nasze potrzeby i w razie problemów skonsultować się z daną osobą. Może to też działać jako wzajemny motywator – kiedy współpracujemy i widzimy efekty tych działań, satysfakcja pcha nas do dalszej pracy.

I ostatnie, ale nie mniej istotne – regeneracja

Nie można zapominać o regeneracji. Energii nie czerpiesz tylko z lunch boxów przynoszonych do pracy. Jeśli czujesz, że stres źle na Ciebie wpływa, a presja czasu staje się nie do wytrzymania – to znak, że musisz odpocząć.

Nie, nie nakłaniamy tutaj do rzucania wszystkiego na poczet nagłych wakacji – warto jest raczej zwrócić uwagę na swoje codzienne nawyki.

Wysypianie się jest podstawą prawidłowego funkcjonowania – zmęczeni i bez 7-8 godzin snu nie będziemy tak kreatywni i efektywni, jak wymaga od nas tego praca. Kolejną podstawą, o której wciąż zapomina wiele osób jest odpowiednie nawadnianie i odżywianie. Czujesz, że potrzebujesz 3 kawy, a nie nastała jeszcze nawet pora lunchu? Wypij zieloną herbatę, uzupełnij wodę w butelce, sięgnij po orzechy lub inną pełnowartościową przekąskę.

Pamiętaj, że praca to nie wszystko. Dużo ostatnio mówi się o work-life balance i choć istnieje przekonanie “pracuj robiąc to, co kochasz, a już nigdy nie będziesz musiał pracować”, jest wiele osób, które się z tym nie do końca zgadza. Żyjąc pracą łatwo jest stracić radość z życia prywatnego, w końcu zastępujemy je wtedy karierą. Oczywiście, są pewne zawody, w których ta zasada może się sprawdzać, jednak nawet najprzyjemniejsza praca to wciąż praca.

Self-care powinien być istotnym elementem życia – również w kontekście zdrowia psychicznego. Warto o tym pamiętać i pielęgnować swoje pasje, relacje z bliskimi i z samym sobą.