Jak rozliczać kary umowne w działalności gospodarczej

Kary umowne nakładane są na jedną ze stron transakcji w przypadku niewywiązania się lub nienależytego wywiązania się przez nią ze zobowiązań wynikających z umowy. Co ważne, zapis o takiej sankcji i jej wysokości powinien znaleźć się w zawartym porozumieniu (o ile takie w ogóle zostanie zawarte). W jaki sposób należy rozliczyć karę umowną w KPiR?

Ewidencja otrzymania kary umownej

Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymana kara umowna (razem z wszelkiego rodzaju odszkodowaniami i karami) każdorazowo stanowi podlegający opodatkowaniu przychód z działalności gospodarczej. Należy ująć go w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów zgodnie z metodą kasową, czyli w dacie otrzymania.

Ewidencja zapłaty kary umownej

To, czy zapłacona kara umowna może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów zależy od kilku czynników. Przede wszystkim w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT wymienione zostały sytuacje, w których taka kwalifikacja jest niemożliwa. W związku z powyższym kosztu uzyskania przychodu nie może stanowić kara umowna z tytułu:

• wad dostarczanych towarów,
• wad wykonanych robót i usług,
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Jeżeli zatem przedsiębiorca zostanie obciążony karą umowną z innego niż ww. tytułu, jest szansa, że będzie mógł on uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodu. Każdą sytuację należy jednak analizować odrębnie, ponieważ przepisy nie regulują tego w jednoznaczny sposób. Ważne jest jednak, by pozostawał on w związku z uzyskiwanym przychodem oraz by zachowana została należyta staranność w zapobieganiu powstania szkody, której dotyczy. Jeżeli wszystkie ww. warunki zostaną spełnione, podatnik może ująć zapłaconą karę umowną w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z metodą kasową koszt podatkowy stanowią zapłacone, a nie tylko naliczone kary.

Kary umowne a VAT

Kary umowne nie stanowią dostawy towarów ani świadczenia usług w rozumieniu ustawy o VAT, zatem nie podlegają opodatkowaniu tym podatkiem. W związku z powyższym nie wystawia się na nie faktury – właściwym dokumentem pozwalającym na ujęcie tego zdarzenia w ewidencjach obu stron jest nota księgowa (wzór takiego dokumentu znajdziesz tutaj.