Jak rozliczyć faktury korygujące in minus w roku 2021?

Wprowadzona zmiana przepisów ustawy o podatku VAT, zwana pakietem SLIM VAT, miała usprawnić proces rozliczania podatku VAT z wystawionych faktur korygujących na minus. Projekt objaśnień podatkowych dotyczący pakietu SLIM VAT odnosi się również do wprowadzonych zmian korygowania faktur. W dzisiejszej publikacji odniesiemy się do nowych zasad korygowania faktur in minus w 2021 roku.

Założenia do zmiany przepisów dotyczące korekty faktur

Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu zmieniającego ustawę o podatku VAT, od 2021 roku ujęcie faktury korygującej in minus będzie zdeterminowane uzgodnieniem warunków obniżenia podstawy opodatkowania, a nie obowiązkiem otrzymania przez nabywcę faktury korygującej, tak jak to miało miejsce do końca 2020 roku. Jak wynika z przepisów przejściowych, ta zasada w dalszym ciągu obowiązuje korekty faktur wystawionych do 31.12.2020 r. Nowe zasady dotyczą korekt wystawianych do faktur od 1 stycznia 2021 r.

Jak powinno być dokumentowane uzgodnienie?

W projekcie objaśnień Ministra Finansów zostało napisane, że wystawca będzie mógł obniżyć podatek VAT już w momencie wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem, że zostaną spełnione łącznie 2 warunki:

1. Z dokumentacji posiadanej przez nabywcę wynika, że z nabywcą towaru/usługi zostały uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania na moment dokonywania korekty podatku VAT należnego od sprzedaży i
2. Faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnień.

Nie są to zbyt oczywiste i przejrzyste wyjaśnienia. W objaśnieniach przewija się cały czas informacja o obowiązku posiadania przez przedsiębiorcę dokumentacji, ale brakuje konkretów, w jaki sposób powinna ona wyglądać. Objaśnienia wskazują, że strony transakcji mają swobodę w kreowaniu takiej dokumentacji.

Jako przykładowe podawane są:

• aneksy do umów,
• korespondencja mailowa,
• ustalenia ustne (telefoniczne),
• domniemana akceptacja warunków przez obie strony transakcji.

W każdym przypadku należy jednak mieć na uwadze, że ciężar dowodu związanego z udokumentowaniem spoczywa zawsze na sprzedawcy.

Zwrot towarów i zwrot środków

W objaśnieniach wskazano również, że jeżeli w nietypowych warunkach biznesowych nie wystąpią inne dokumenty potwierdzające uzgodnienie, dokonanie przelewu i zwrot towarów może być uznane jako dokumentacja uzgodnienia. Chodzi o sytuacje, w których strony nie zawarły żadnych dodatkowych umów czy też warunków dokonywania korekt zawieranej transakcji.

W uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT było natomiast napisane, że jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje innymi dokumentami niż sama faktura korygująca, to wystawiona korekta będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji i obowiązek skorygowania podatku VAT naliczonego od zakupów in minus.

Nadrzędną zasadą dokonywania rozliczenia korekty faktury in minus jest pomniejszenie podatku VAT naliczonego od zakupów w odpowiednim okresie rozliczeniowym, nie przesuwanie tego obowiązku w czasie. Optymalne byłoby zmniejszenie podatku VAT należnego i naliczonego, przez sprzedawcę i nabywcę, w rozliczeniu za ten sam okres rozliczeniowy.

Przykłady dokumentowania uzgodnień

W projekcie objaśnień MF opisuje na przykładach, jak należy rozumieć dokumentowanie uzgodnień, poniżej odnosimy się do 2 sytuacji. Należy domniemywać, że tego typu dokumentacja będzie dotyczyła transakcji objętych umowami pomiędzy przedsiębiorcami.

Przykład 1

Podatnik F dokonuje zwrotu partii napojów nabytych od podatnika G. Zgodnie z regulaminem zwrotów towarów obowiązującym nabywców, zwroty powinny być dokonywane do jednego z zakładów produkcyjnych podatnika F – za moment dokonania zwrotu uznaje się dzień przekazania towarów podatnikowi G.

Podatnik F przekazuje zwracany towar firmie kurierskiej 30 stycznia 2021 r. – towar dociera do podatnika G 1 lutego 2021 r. Podatnik G tego samego dnia sporządza protokół zwrotu towarów oraz zwraca nabywcy kwotę wartości przekazanych towarów. 10 lutego 2021 r. podatnik wystawia fakturę korygującą dla podatnika F i przesyła ją nabywcy.

Dokumentowanie uzgodnienia:

W tym przypadku jako dokumentację uzgodnień należy uznać protokół dokonania zwrotu towarów lub inne dokumenty potwierdzające ten zwrot. Jako uzgodnienie warunków zaakceptowanie regulaminu zwrotów. Korekta będzie mogła być dokonana pod warunkiem wystawienia faktury korygującej. Zarówno podatnik F (podatek naliczony od zakupu) jak i podatnik G (podatek należny od sprzedaży) dokonają pomniejszenia podatku VAT w rozliczeniu za miesiąc luty 2021 r.

Przykład 2

Podatnik B otrzymał zaliczkę na dostawę towarów i wykazał obowiązek podatkowy w rozliczeniu za styczeń 2021 r. Zgodnie z zawartą umową podatnik B zobowiązał się do dokonania zwrotu zaliczki w przypadku jeżeli do końca marca nie dostarczy zamówionych towarów. Termin dokonania zwrotu zaliczki ustalono na 30 dni od upływu terminu przewidzianego na dostawę.

W kwietniu 2021 r. podatnik B wiedząc, że nie dokonał dostawy towarów w wyznaczonym terminie dokonał zwrotu zaliczki niedoszłemu nabywcy. Podatnik B jednocześnie wystawił i przesłał fakturę korygującą do wcześniej wystawionej faktury dokumentującej zaliczkę.

Dokumentowanie uzgodnień:

Uzgodnienie warunków umowy miało miejsce w miesiącu styczniu 2021 r. Brak dostawy towarów do 31 marca rodzi obowiązek zwrotu zaliczki 1 kwietnia. Jednocześnie brak realizacji zamówienia do 31 marca powinien być potwierdzony, np. w korespondencji mailowej. Wystawienie faktury korygującej w miesiącu kwietniu 2021 r. wraz z zebraną dokumentacją pozwala na rozliczenie podatku VAT należnego i naliczonego w rozliczeniu za miesiąc kwiecień 2021 r.

Podsumowanie

Rozliczanie korekt faktur w podatku VAT nigdy nie należało do prostych. Wprowadzenie zmian od 1 stycznia 2021 r. na razie nie daje odpowiedzi na wiele pytań. Przedsiębiorcy mogą stosować jeszcze w 2021 roku zasady dotychczasowe, pod warunkiem dokonania uzgodnień na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługę a ich nabywcą, przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w 2021 roku. Można również z takiego uzgodnienia zrezygnować w trakcie roku, również na piśmie.

Na razie wyczuwalny jest delikatny chaos związany z rozliczaniem faktur korygujących in minus. Wiele mówi się o dokonywaniu uzgodnień, ale wydaje się, że to najczęściej będzie dotyczyło zawieranych indywidualnych umów pomiędzy przedsiębiorcami.