Jak rozliczyć sprzedaż przez internet?

Umiejętne prowadzenie własnego sklepu internetowego pozwala z powodzeniem budować opłacalny biznes. Kluczowe jest jednak dopełnienie określonych obowiązków gwarantujących legalność podejmowanych w tym obszarze działań.

Przybliżamy, jak założyć sklep internetowy, uwzględniając postawy startowania z działalnością.

Zapoznaj się również z naszym materiałem na Youtube.

Paulina Kędzia

Księgowa w Biurze Rachunkowym IFIRMA, specjalistka w zakresie prowadzenia i rozliczania działalności gospodarczej. Ekspertka od zagadnień podatkowych, która dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem na kanale IFIMRA na YouTubie.

Sprzedaż przez internet jako działalność nierejestrowana

Prowadzenie sprzedaży internetowej nie wymaga założenia firmy.

Wybór takiego rozwiązania przynosi wiele korzyści, do których zalicza się brak konieczności opłacania składek ZUS oraz rejestracji do ZUS. Dodatkowo taką działalność rozlicza się całościowo tylko raz w roku, do końca kwietnia. Równolegle należy jednak zachować także ostrożność, uwzględniając najważniejszy limit przychodów – 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie kwotę 3 225 zł, której nie możemy miesięcznie przekroczyć.

JDG a sprzedaż internetowa

Prowadzenie JDG łączy się z pewnymi zmianami w kontekście ZUS-u. Po pierwsze założenie działalności gospodarczej rodzi obowiązek opłacania składek. Jednocześnie przedsiębiorca może skorzystać z różnych ulg – ulga na start, składki preferencyjne, mały ZUS+. Takie ulgi mogą trwać nawet przez 3-4 lata.

Wraz z opłacaniem składek pojawia się też opcja pobierania wszelkiego rodzaju zasiłku – zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy ojcowski. Dodatkowo przy JDG można rozliczać koszty oraz wybrać formę opodatkowania. Przy prowadzeniu nierejestrowanej działalności dostępna jest jedynie skala podatkowa. Natomiast zarejestrowanie firmy wprowadza podatek liniowy, ryczałt. Wszystko w zależności od formy prowadzenia i indywidualnych preferencji.

Sprzedaż przez internet – jak założyć firmę?

Cały proces należy rozpocząć od złożenia przez stronę biznes.gov.pl wniosku CIDG. Kolejny krok to rejestracja do ZUS-u oraz, w zależności od naszych preferencji lub wymagań, rejestracja do VAT-u.

Na tym etapie kluczowe staje się też zastanowienie nad tym, co i gdzie chcemy sprzedawać. Istotne jest tutaj uwzględnienie samych platform, form pozyskiwania klientów czy strategii marketingowych. Prowadzenie sklepu internetowego rodzi także obowiązek opracowania przejrzystego regulaminu, polityki zwrotów czy prywatności.

Również skupiając się na przykładzie jednoosobowej działalności gospodarczej, regulamin stanowi absolutną podstawę. Dodatkowo należy zadbać o właściwą ewidencję wszystkich transakcji kupna i sprzedaży. W praktyce, przy nabywaniu towarów, przejawia się to poprzez konieczność pamiętania o zabieraniu faktur kosztowych na te towary, które docelowo umożliwią ich rozliczenie w kosztach.

Podobnie wygląda to w przypadku ewidencjonowania transakcji sprzedażowych. Tutaj także wystawiamy faktury lub prowadzimy ewidencję przychodów, dbając by wszystko zostało prawidłowo udokumentowane.

A jak wygląda to w kontekście działalności nierejestrowanej? Osoby wybierające tę opcję również powinny zadbać o swoją działalność od strony ewidencyjnej. Najważniejsze, by pamiętać, że sam paragon nie jest wystarczający. W tym ujęciu podstawę stanowi paragon imienny.

Kasa fiskalna przy sprzedaży online

Każda osoba decydująca się na założenie sklepu internetowego, jeszcze przed pierwszą sprzedażą, ma za zadanie dokładnie zweryfikować jakie sprzęty czy towary będzie sprzedawać. Umożliwia to sprawdzenie, czy nasza oferta jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży, co dotyczy na przykład elektroniki czy sprzętu fotograficznego.

W sytuacji gdy nasze produkty zaliczają się do pozostałych towarów, pojawia się limit 20 tysięcy złotych rocznie na sprzedaż na rzecz osób fizycznych bez obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Równolegle tutaj możemy też korzystać dalej z tego zwolnienia ze względu na sprzedaż i płatności, które otrzymujemy online.

Warto podkreślić, że sam rodzaj sprzedawanego towaru nie wpływa na formę opodatkowania, którą wybieramy na początku działalności gospodarczej.

Sklep internetowy a rejestracja do VAT-u

Obowiązek rejestracji sprzedaży do VAT-u powiązany jest z określonymi rodzajami towarów, które formułują stosunkowo sporą listę. Dlatego też przed pierwszą sprzedażą należy upewnić się, czy nasze towary podlegają opodatkowaniu VAT.

Kolejną ważną kwestią jest uwzględnienie samego kontrahenta, a właściwie faktu, czy sprzedajemy dla kontrahentów zagranicznych, czy dla osób fizycznych z zagranicy. Jest to szczególnie istotne, w przypadku braku rejestracji do VAT-u. Pojawia się wtedy limit do 200 tysięcy złotych rocznie, który obowiązuje nas do sprzedaży w Polsce.

Równolegle jest też dodatkowy limit sprzedaży towarów dla osób fizycznych w Unii Europejskiej – 42 tysiące złotych rocznie. Przy czym przed limitem taką sprzedaż należy traktować jako sprzedaż krajową. Natomiast już po jego przekroczeniu musimy zarejestrować się do VAT-u OSS.

Sprzedaż przez internet – prowadzenie ewidencji

Prowadzenie własnego sklepu internetowego łączy się także z koniecznością wystawiania faktur, co, zwłaszcza wśród początkujących, może wzbudzać pewne wątpliwości. Jak więc zadbać o prawidłową ewidencję oraz sprawne wystawianie faktur?

Obecnie dużym wsparciem okazują się dostępne systemy, które dostosowują rodzaj samej faktury do rodzaju wykonywanej sprzedaży. Inaczej wygląda więc przykładowo faktura wystawiana dla kontrahenta polskiego oraz dla kontrahenta zagranicznego.

Dodatkowo należy upewnić się, czy dana faktura zawiera obowiązkowe elementy, do których zalicza się:

• dane sprzedawcy,
• dane nabywcy,
• datę sprzedaży,
• datę wystawienia,
• towar,
• cenę towaru.

Chociaż sama postawa musi pozostać niezmienna, formaty faktury mogą podlegać zmianom.

Podsumowanie

Rozpoczęcie sprzedaży przez internet łączy się z koniecznością dopełnienia licznych obowiązków. Już od początku działalności należy zadbać o prowadzenie ewidencji tak, aby wszystkie transakcje były widoczne dla urzędu. Kolejne istotne kwestie to deklaracje VAT-owskie, wyliczenia podatku dochodowego czy wysyłanie do ZUS-u DRA comiesięcznie z naszymi składkami.

Oczywiście możliwe jest samodzielnie działanie w tym obszarze, jednak czasami, szczególnie dopiero rozpoczynając swoją biznesową przygodę, warto skorzystać z pomocy specjalistów. W IFIRMA oferujemy wsparcie osobistej księgowej, a innowacyjne narzędzie do e-commerce umożliwia łatwiejsze obsługiwanie zamówień i przesyłek, automatyzując cały proces fakturowania. Dodatkowo możliwe staje się zintegrowanie sklepu z marketplace i bankami.