Jak rozliczyć używanie pojazdu pracownika w działalności pracodawcy?

Bardzo często w firmach pracownicy wykorzystują prywatne pojazdy na potrzeby związane z firmą pracodawcy. W takiej sytuacji ponoszone przez nich wydatki są zwracane przez zatrudniającego ich przedsiębiorcę. Aby prawidłowo dokonać rozliczeń na gruncie podatku dochodowego pomiędzy pracownikiem a pracodawcą powinna zostać zawarta stosowna umowa.

Umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą

Przed rozpoczęciem wykorzystywania pojazdu prywatnego pracownika w działalności gospodarczej pracodawcy strony muszą zawrzeć umowę. Powinny się w niej znaleźć podstawowe informacje typu:

• jaki pojazd będzie wykorzystywany, marka, pojemność skokowa silnika, forma własności, numer rejestracyjny,
• określenie w jakiej formie będzie dokonywany zwrot nakładów z tytułu wykorzystywania pojazdu, a mianowicie czy będzie to ryczałt pieniężny, czy będzie to kwota wyliczona w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu,
• termin wypłaty świadczenia.

W jaki sposób ustalany jest ryczałt pieniężny?

W umowie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem będzie wskazany ustalony limit kilometrów. Następnie ten limit kilometrów będzie przemnożony przez stawkę za 1 kilometr, która jest określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Limit kilometrów uzależniony jest od liczby mieszkańców miasta lub gminy.

Stawki za kilometr na 2023 rok wynoszą:

Kwota ryczałtu do wypłaty będzie stanowiła iloczyn przyznanych kilometrów w limicie przez stawkę za kilometr. Taka forma rozliczenia jest stosowana w jazdach lokalnych.

W jaki sposób prowadzi się ewidencję przebiegu pojazdu?

Powinna zawierać m. in.:

• imię, nazwisko, adres,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• datę i cel wyjazdu służbowego,
• liczbę przejechanych kilometrów.

Po zakończonym miesiącu należy przemnożyć ilość przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km i to będzie kwota należna do wypłaty dla pracownika. Taka forma rozliczenia jest stosowana zarówno w jazdach lokalnych jak i zamiejscowych.

Przykład 1

Pracownik w ramach jazd lokalnych, w mieście liczącym 250 tys. mieszkańców, w miesiącu listopadzie zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu przejechał 550 km, samochód ma pojemność 1 900cm3.

Obliczenie należnej pracownikowi kwoty:

550 km x 1,15 zł = 551,15 zł – kwota ryczałtu samochodowego do wypłaty

W jaki sposób dokonywać rozliczenia z pracownikiem?

Pracownik co miesiąc powinien złożyć pisemne oświadczenie, w którym będzie wskazana liczba nieobecności w danym okresie rozliczeniowym. Absencja może dotyczyć: urlopu, zwolnienia lekarskiego, podróży służbowej, innej przyczyny. Na podstawie wskazanego oświadczenie dokonuje się odpowiedniego przeliczenia pamiętając, iż kwotę ustalonego ryczałtu pracodawca zmniejsza o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika oraz za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował on pojazdem służbowym bez względu na faktyczną ilość dni w miesiącu.

Przykład 2

Miesięczny limit pracownika na podstawie zawartej umowy z pracownikiem wynosi 500 zł. W miesiącu listopadzie pracownik przebywał 5 dni roboczych na zwolnieniu lekarskim. Kwota ryczałtu za miesiąc listopad:

500,00 zł x 5/22 = 113,64 zł – kwota zmniejszająca ryczałt za czas nieobecności w pracy

500,00 zł – 113,64 zł = 386,36 zł – kwota ryczałtu do wypłaty

Za miesiąc listopad pracownik otrzyma 386,36 zł ryczałtu.

W sytuacji kiedy pracownik rozliczany jest na podstawie kilometrówki, nieobecność nie powoduje zmniejszenia, ponieważ przedsiębiorca rozlicza przejechaną trasę, która nie jest uzależniona od jego absencji. Skutkiem czego pracownik nie będzie przygotowywał oświadczenia, ponieważ dotyczy ono jedynie, rozliczających się ryczałtem.

Rozliczenie jazd lokalnych a podatek dochodowy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za używanie pojazdu prywatnego na potrzeby pracodawcy jest pobierany podatek dochodowy. Zwolnienia od podatku są możliwe tylko w sytuacji, gdy wynika to z innych ustaw, które obejmują pracowników Poczty Polskiej, pomocy społecznej i lasów państwowych.

Rozliczenie jazd lokalnych a ZUS

Do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury ryczałt samochodowy nie podlega oskładkowaniu, ale jest opodatkowany. Sytuacja się zmienia, gdy wypłacony ryczałt przekroczy ustalone limity. Po ich przekroczeniu wydatki na rzecz pracownika nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit.b ustawy o PIT. Natomiast dla pracownika będą stanowiły przychód jak ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Przykład 3

Pracownikowi przyznano ryczałt kwotowy na jazdy lokalne w wysokości 300,00 zł. Za miesiąc listopad pracodawca wypłacił ryczałt w wysokości 500,00 zł. Kwota 200,00 zł jako nadwyżka ponad ustalony limit powinna się znaleźć w podstawie do opodatkowania ZUS jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Zwrot środków na podstawie kilometrówki ustala się jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, która jest analogiczna jak przy ryczałcie. W związku z tym, kiedy przedsiębiorca zdecydowałby się na wypłatę kwoty przekraczającej ustaloną wartość wynikającą z przejechanych na podstawie Ewidencji przebiegu pojazdu, to od nadwyżki powinny być odprowadzone składki ZUS.

Przykład 4

Pracownik, cały miesiąc czerwiec 2023 użytkował prywatne auto dla celów służbowych. Pojemność silnika pojazdu to 1200 cm3. Pracodawca zdecydował się na naliczenie stawki za 1 km na poziomie 1,50 zł, gdzie stawka zgodna z przepisami wynosi 1,15 zł. Pracownik przejechał 300 km.

Wyliczenie zgodnie z przepisami wyniósł – 1,15 zł * 300 = 345,00 zł
Kilometrówka naliczona przez Pracodawcę – 1,50 zł * 300 = 450,00 zł
Nadwyżka ponad wskaźnik – 450,00 zł – 345,00 zł = 105,00 zł.

Od kwoty 105zł, należy oprócz zaliczki na podatek dochodowy odprowadzić również składki ZUS.

Podsumowanie

W przypadku gdy za jazdy lokalne przysługuje pracownikowi ryczałt, nie prowadzi się do takiego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast wypłacając pracownikowi zwrot na podstawie ewidencji przebiegu ( kilometrówka) nie należy rozliczać kwot zgodnie z ograniczeniami ryczałtu. Pracownik nie przedstawia Pracodawcy faktur za paliwo związanych z użytkiem prywatnego pojazdu na cele firmy, zwrot środków dokonywany jest na podstawie ryczałtu bądź kilometrówki.