Jak się przygotować do kontroli

Omówimy praktyczne sposoby przygotowania dokumentów i siebie samego do przeżycia kontroli.

Przygotowanie dokumentów

Po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli mamy 7 dni na przygotowanie wymaganych dokumentów. Istotne jest, aby dać kontrolującym tylko te, których wymagają. Jeśli kontrola obejmuje jeden miesiąc, nie dajemy całego roku. Jeśli kontrola dotyczy podatku VAT, nie dajemy kosztów ujmowanych tylko w KPiR. Jeżeli kontrolujący otrzyma więcej dokumentów, to będzie musiał je przejrzeć, nawet jeśli nie będzie miał na to ochoty. Dajemy tylko to, o co proszą. Pamiętajmy, że urząd nie może pytać o dokumenty, do których ma dostęp.

Ewidencje

Książki Przychodów i Rozchodów, ewidencje środków trwałych, przebiegu pojazdu (gdy odliczamy w kosztach 100%), czy ewidencje pracowników (oczywiście jeśli posiadamy takowe). Do dokumentów które przygotowujemy do kontroli należy dołączyć odpowiednie ewidencje. Jeśli posiadamy kopie złożonych deklaracji, również je dołączamy.

Chronologia

Przygotowujemy dokumenty układając je w porządku zgodnym w daną ewidencją. Podstawą zapisów w ewidencji są dowody księgowe (np. faktury, rachunki, umowy) – powinny one być oznaczone numerem (lub w inny sposób) umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Warunki formalne

Warto przejrzeć posiadane dokumenty. Sprawdzić czy faktura jest czytelna,czy zawiera wszystkie niezbędne elementy, czy na listach płac są podpisy pracowników (jeśli wypłacamy wynagrodzenie gotówką) itp.

Miejsce kontroli

Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie przedsiębiorcy lub w urzędzie. Jeśli kontrola jest prowadzona w urzędzie, to podatnik ma więcej czasu na przygotowanie dokumentów dodatkowych, o które urzędnik poprosi. Jeśli kontrola jest prowadzona w siedzibie, mamy możliwość zauroczenia kontrolującego własną osobowością (są oczywiście urzędnicy, którzy oczarować się nie dadzą).

O co pyta urzędnik?

Urzędnik ma prawo pytać właściwie o wszystko (może poza wyznaniem i orientacją seksualną). Będą pytania, które od razu wprawią nas w zakłopotanie, np. “z czego pan żyje?”, w momencie kiedy 3 rok z rzędu wykazujemy stratę. Darowizna? – obecnie mamy obowiązek informować US o otrzymanych darowiznach, no i nie wypada by zdrowy mężczyzna tłumaczył, że utrzymuje go babcia – rencistka.

Oszczędności? – a czy wyciągi bankowe lub listy płac z poprzednich lat uwiarygodnią taką odpowiedź?

A może praca za granicą? – też nie, bo teraz mamy obowiązek wykazywać dochody z innych państw w deklaracjach rocznych.

Będą pytania również z pozoru niewinne, np. zachwyt naszą nową łazienką. Połechtani pochlebstwem zaczniemy opowiadać ile zapłaciliśmy za metr i ile się czeka na dostawę z Włoch. I wtedy padnie pytanie: to z czego pan to zapłacił, jak ma pan 1000 zł dochodu miesięcznie? Dlatego na wszelkie pytania urzędnika odpowiadamy krótko i rzeczowo, żadnych opowieści z własnej inicjatywy.