Jak się przygotować do kontroli?

W niniejszym artykule omówimy praktyczne sposoby przygotowania dokumentów i siebie samego do przeżycia kontroli.

Przygotowanie dokumentów

Po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli mamy 7 dni na przygotowanie wymaganych dokumentów. Istotne jest by dać kontrolującym tylko, te których wymagają. Jeśli kontrola obejmuje jeden miesiąc, nie dajemy całego roku. Jeśli kontrola dotyczy podatku VAT, nie dajemy kosztów ujmowanych tylko w KPIR. Jeżeli kontrolujący otrzyma więcej dokumentów, będzie musiał je przejrzeć, nawet jeśli nie będzie miał na to ochoty. Dajemy tylko to, o co proszą.
Ewidencje
Książki Przychodów i Rozchodów, ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, ewidencji środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu prywatnego, czy ewidencji pracowników (oczywiście jeśli posiadamy takowe). Do dokumentów, które przygotowujemy do kontroli należy dołączyć odpowiednie ewidencje. Jeśli posiadamy kopie złożonych deklaracji, również je dołączamy.
Chronologia
Przygotowujemy dokumenty układając je w porządku zgodnym w daną ewidencją. Podstawą zapisów w ewidencji są dowody księgowe (np. faktury, rachunki, umowy), powinny one być oznaczone numerem (lub w inny sposób) umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Warunki formalne
Warto przejrzeć posiadane dokumenty. Sprawdzić czy faktura jest czytelna, czy jest prawidłowo oznaczona (kopia/oryginał), czy na fakturach korygujących są podpisy wystawcy i odbiorcy, czy faktury ze stawką „zw” mają podany PKWiU, czy na listach płac są podpisy pracowników (jeśli wypłacamy wynagrodzenie gotówką) itp.

Miejsce kontroli

Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie przedsiębiorcy lub w urzędzie. Jeśli kontrola jest prowadzona w urzędzie, to podatnik ma więcej czasu na przygotowanie dokumentów dodatkowych, o które urzędnik poprosi. Jeśli kontrola jest prowadzona w siedzibie, mamy możliwość zauroczenia kontrolującego własna osobowością (są oczywiście urzędnicy, którzy oczarować się nie dadzą).

O co pyta urzędnik?
Urzędnik ma prawo pytać właściwie o wszystko (może poza wyznaniem i orientacją seksualną). Będą pytania, które od razu wprawią nas w zakłopotanie, np. „z czego Pan żyje?” – w momencie kiedy 3 rok z rzędu wykazujemy stratę. Darowizna? – obecnie mamy obowiązek informować US o otrzymanych darowiznach no i nie wypada by zdrowy mężczyzna tłumaczył, że utrzymuje go babcia – rencistka. Oszczędności? – a czy wyciągi bankowe lub listy płac z poprzednich lat uwiarygodnią taką odpowiedź? A może praca za granicą? – też nie, bo teraz mamy obowiązek wykazywać dochody z innych państw w deklaracjach rocznych.
Będą pytania również z pozoru niewinne, np. zachwyt naszą nową łazienką. Połechtani pochlebstwem zaczniemy opowiadać ile zapłaciliśmy za metr i ile się czeka na dostawę z Włoch. I wtedy padnie pytanie: to z czego Pan to zapłacił, jak ma Pan 1000 zł dochodu miesięcznie? Dlatego na wszelkie pytania urzędnika odpowiadamy krótko i rzeczowo, żadnych opowieści z własnej inicjatywy.

Protokół pokontrolny

Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu. Wymienione są w nim nasze błędy wraz z podstawą prawną. Jeżeli nie zgadzamy się z wynikami, mamy prawo do wniesienia w terminie 14 dni zastrzeżeń do protokołu kontroli, wraz z ewentualnymi wnioskami dowodowymi. Jeżeli wina jest po naszej stronie, stosujemy się do wskazań (np. składamy korekty deklaracji i dopłacamy podatki wraz z odsetkami).

Trzeba przyznać, że podejście kontrolujących zmieniło się na lepsze. Obecnie kontrolujący nie ma za zadanie zniszczyć podatnika, lecz wychwycić błędy i nakazać ich usunięcie. Odchodzi do lamusa podejście, że „prywaciarz” to samo zło. Bolączką pozostaje fakt, że mali przedsiębiorcy (całkiem spora grupa społeczna) są tak mało zorganizowani. Nie ma komu dopominać się o zmianę przepisów w ewidentny sposób szkodzących małemu przedsiębiorcy. Brak jest instytucji czy organizacji, która w sposób świadomy reprezentowałaby interes grupy i której zdanie byłoby ważne dla polityków. Małych przedsiębiorców jest dużo, warto zabiegać o ich głosy, a zdaje się że zapominają o tym nie tylko politycy ale sami przedsiębiorcy również.