Jak wrzucić w koszty samochód osobowy?

Samochód osobowy firmowy jest własnością firmy, czyli został przez nią zakupiony lub był przekazany do firmy przez jej właściciela z majątku prywatnego. Z dniem 1 kwietnia 2014 zmieniła się definicja pojazdu samochodowego, a co za tym idzie, będą obowiązywały nowe zasady odliczania VAT od zakupu samochodów, jak i od kosztów związanych z eksploatacją samochodów oraz zakupu paliwa. „Pojazd samochodowy” to pojazd osobowy silnikowy (za wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego) oraz inne pojazdy (quady, motocykle) w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Samochody osobowe – dwie grupy:

Wykorzystywane do celów mieszanych (w działalności gospodarczej jak i do celów prywatnych) – przedsiębiorca, który będzie używał pojazdu w trybie mieszanym może odliczyć 50% VAT od zakupu pojazdu oraz od eksploatacji. Możliwość odliczenia 50 % VAT z paliwa będzie dopiero od 1 lipca 2015 roku, do tego czasu faktury za paliwo będą księgowane w Książce Przychodów i Rozchodów w kwocie brutto. Firma będzie miał prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od takiego pojazdu. Oznacza to, że co miesiąc część wartości samochodu będzie zaliczana w koszty w wysokości wynikającej ze stawek amortyzacyjnych.
Wykorzystywany tylko i wyłącznie w działalności firmy (art. 86a ust. 4, 7 i 9 ustawy o VAT) – przedsiębiorca będzie mógł odliczyć 100 % VAT od faktury zakupu, paliwa oraz kosztów eksploatacyjnych, jeżeli spełni warunki:
- będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Jest to inna ewidencja niż ta, którą prowadzi się do celów podatku dochodowego. W powyższej ewidencji muszą się znajdować informacje m in: numer seryjny pojazdu samochodowego, opis tras i ich cel oraz stany licznika samochodu,
- złożyć do Urzędu Skarbowego (druk VAT-26) w ciągu 7 dni od pierwszego dnia, w który został poniesiony pierwszy wydatek z nim związany,
- konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Samochód osobowy w kosztach – zmiany w prawie

Po wejściu w życie nowej ustawy niektórzy podatnicy zostaną wykluczeni z możliwości skorzystania z powyższej formy rozliczenia pojazdu. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w mieszkaniu. Ten fakt wyklucza wykorzystywanie pojazdu osobowego tylko w działalności gospodarczej. Zostały przewidziane sankcje karne za wykorzystywanie samochodów osobowych niezgodnie z zasadami. W przypadku gdy, przedsiębiorca zgłosił na VAT-26 pojazd, który będzie służył dla celów firmy a będzie wykorzystywał go prywatnie to zostanie ukarany wysokimi karami karnoskarbowymi. Maksymalna kara to 720 stawek dziennych (w zależności od wysokości stawki dziennej kara może wynieść od ok. 38 000 do kilkunastu milionów zł). Ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia dla zaliczenia w koszty wydatków na zakup samochodu osobowego oraz na wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu (AC). Maksymalna kwota, która podlega amortyzacji to równowartość 20 000 euro, przeliczona na złotówki wg średniego kursu NBP z dnia przekazania samochodu do użytkowania. Jeżeli samochód jest droższy to nadwyżka nie stanowi kosztu prowadzenia działalności. Wydatki związane z ubezpieczeniem AC samochodu, którego wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia przekraczają 20 000 euro. Przeliczenia na złote należy dokonać po kursie sprzedaży walut obcych, korzystając z tabeli C kursów kupna i sprzedaży ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski, z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.

Przykład:

Wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia 95 000 zł.
Wartość składki AC – 5 000 zł.
Kurs sprzedaży ogłoszony przez NBP, z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia 4,0375 zł.
20 000 euro x 4,0375 zł = 80 750 zł.
Obliczenie proporcji: (80 750 zł x 100%)/95 000 zł = 85%.
Kwota ubezpieczenia do zaksięgowania w koszty: 5 000 zł x 85% = 4 250 zł.

Sposób księgowania pojazdów osobowych jest uzależniony od dokumentu na jaki został zakupiony oraz czy był amortyzowany wcześniej. W serwisie ifirma.pl samochody wprowadzamy do Ewidencji Środków Trwałych przez zakładkę “Pojazdy”:

1. Zakup pojazdu osobowego na fakturę VAT – dotyczy wprowadzanego po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych pojazdu osobowego zakupionego na fakturę VAT.
2. Zakup pojazdu osobowego na dokument inny niż faktura VAT – dotyczy wprowadzanego po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych pojazdu osobowego zakupionego na dokument inny niż faktura VAT, np umowa kupna-sprzedaży, rachunek.
3. Dodanie pojazdu osobowego – formularz wypełniamy w dwóch przypadkach :

a) gdy jako nowy użytkownik serwisu ifirma wprowadzamy pojazd osobowy, który w naszej firmie jest już amortyzowany – czyli gdy przepisujemy “Ewidencję ŚT” do systemu ifirma.pl. b) gdy postanawiamy przekazać firmie pojazd osobowy, będący do tej pory naszą (lub współmałżonka) własnością prywatną, i wciągnąć go do rejestru środków trwałych lub gdy rozpoczynamy amortyzację samochodu osobowego wytworzonego w firmie lub ulepszonego.

Podatnik ma do wyboru metody amortyzacji:

Liniowa – pojazd jest amortyzowany od wartości początkowej, a umorzenia zaczynają się od miesiąca następnego po miesiącu wprowadzenia auta do ewidencji środków trwałych. Pojazd zostanie zamortyzowany w całości po 5 latach przy zastosowaniu 20% stawki amortyzacji.
Liniowa indywidualna dla ŚT używanych i ulepszonych – wprowadzając pojazd używany lub ulepszony przedsiębiorca może zastosować korzystniejszą metodę amortyzacji oraz stawkę amortyzacji 40 % (zamiast 20%). Pojazd zostanie zamortyzowany w całości po 2,5 roku przy zastosowaniu 40% stawki amortyzacji.

ŚT używany – jeżeli podatnik udowodni, że przed jego nabyciem był on wykorzystywany przez co najmniej 6 miesięcy przez poprzedniego użytkownika,
ŚT ulepszony – jeżeli przed wprowadzeniem go do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

Należy pamiętać, że okres amortyzacji pojazdów osobowych nie może być krótszy niż 30 miesięcy.

Zobacz również artykuł: Samochód osobowy jako środek trwały

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.