Zgubienie faktury i otrzymanie duplikatu – jak zaksięgować VAT?

Faktura VAT jest jednym z podstawowych dokumentów, które pozwalają przedsiębiorcy na odliczenie podatku VAT naliczonego od zakupów, jeżeli spełnia warunki ustawowe. W przepisach są szczegółowo opisane sytuacje, w których najwcześniej można dokonać odliczenia. Jednak powstaje wątpliwość, w jaki sposób postąpić, gdy dysponujemy duplikatem faktury wydanej np. po zagubieniu oryginału. W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się temu zagadnieniu.

Duplikaty faktur w ustawie o VAT

Na temat duplikatów faktur mówi wprost art. 106l, w jaki sposób należy postąpić w przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury. Wystawca faktury wystawia “DUPLIKAT”, na którym są takie same dane, jak na fakturze pierwotnej. Dodatkowo jest oznaczenie, że to jest duplikat i pojawia się data jego wystawienia.

Kiedy będą wystawiane duplikaty faktur?

Nabywca może wystąpić do dostawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu wówczas, gdy:

1. Otrzymał fakturę pierwotną lecz ją zgubił, lub zniszczył.
2. Faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do nabywcy.

W pierwszym przypadku duplikat faktury powinien zostać zaksięgowany w dacie faktury pierwotnej, pod warunkiem, że nie była wcześniej zaksięgowana. W pliku JPK_V7 w polach: „data wystawienia dowodu zakupu” i „data wpływu dowodu zakupu” należy podać datę wystawienia i wpływu faktury pierwotnej.

Natomiast w drugim przypadku ujmujemy w pliku JPK_V7 w dacie otrzymania duplikatu faktury, wpisując dane z duplikatu.

Takie informacje znajdują się w pytaniach i odpowiedziach na temat jednolitych plików kontrolnych na stronie internetowej opisującej zagadnienia związane z podatkami.

Podsumowanie

Pamiętajmy, że obowiązek wystawienia duplikatu faktury dotyczy tylko sytuacji, w której dojdzie do zgubienia lub zniszczenia, a nie dlatego, że przedsiębiorca chce posiadać dwa egzemplarze faktury: w oryginale i duplikat.

Księgowanie duplikatu faktury w VAT może się niekiedy wiązać z obowiązkiem złożenia korekty pliku JPK_V7.