Pomysł na biznes: Jak założyć firmę IT?

Choć z roku na rok na rynku przybywa absolwentów kierunków technicznych, informatyków i programistów, to firmy obserwują u siebie braki kadrowe. Szacuje się, że na rynku pracy wciąż brakuje ok. 50 000 programistów. Świadczy to z jednej strony o ogromnym popycie na usługi informatyczne, a z drugiej – wielu wykwalifikowanych specjalistów decyduje się na pracę poza granicami kraju. W tym tekście opiszemy jak założyć firmę informatyczną i z czym się wiąże taka działalność.

Własna działalność IT

Wykonywanie w Polsce usług w dziedzinie informatycznej nie wymaga zezwoleń ani koncesji. Oferowane usługi mogą mieć różny zakres – od napraw komputerów po budowanie stron internetowych czy administrowanie systemami.

Informatyk prowadzący własną działalność gospodarczą może być freelancerem pracującym na zlecenie w dużej firmie (np. tester oprogramowania), świadczyć jednorazowe usługi dla klientów indywidualnych lub małych firm (np. naprawa sprzętu) lub np. być zatrudnionym na etat i jednocześnie prowadzić własną firmę. W przypadku tego ostatniego nie może powstać konflikt interesów – praca wykonana w ramach działalności musi się różnić od pracy wykonywanej w ramach umowy o pracę.

W przypadku usług w dziedzinie informatycznej cała procedura zakładania firmy sprowadza się jedynie do prostej rejestracji działalności gospodarczej.

Jak założyć firmę informatyczną krok po kroku

1. Pierwszym krokiem rejestracji własnej działalności gospodarczej jest złożenie wniosku CEIDG-1 w dowolnym Urzędzie Miasta/Gminy/Dzielnicy. Dokument można złożyć listem poleconym, osobiście lub drogą elektroniczną.

We wniosku należy wskazać m.in. kod PKD (np. 62.02.Z – działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki lub 62.01.Z – działalność związana z oprogramowaniem). Właściwy kod PKD można odszukać na stronie pkd.com.pl.

W ciągu 7 dni od złożenia wniosku CEIDG-1 przedsiębiorca otrzyma automatycznie numer regon i NIP. Po nadaniu numery będą widoczne na stronie ministerialnej www.ceidg.gov.pl.

Złożenie wniosku do CEIDG i wpisanie firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest bezpłatne. Uwaga więc na pisma z wezwaniami do zapłaty – to próba oszustwa.

2. Następnie w przypadku rejestracji do VAT w Urzędzie Skarbowym należy złożyć formularz VAT-R. Dokument można złożyć osobiście, listem poleconym lub drogą elektroniczną. Ostatnie rozwiązanie jest dostępne dla osób, które posiadają e-podpis. Profil zaufany ePUAP nie uprawnia do przekazania dokumentu drogą elektroniczną.

3. Na koniec, w terminie do 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej należy złożyć do ZUS formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

ZUS ZUA, gdy działalność gospodarcza jest jedynym tytułem do ubezpieczenia lub ZUS ZZA, gdy przedsiębiorca jest dodatkowo zatrudniony np. na umowę zlecenie (a umowa opiewa na większą kwotę niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która go obowiązuje) lub pobiera emeryturę.

Jeśli przedsiębiorca zamierza zatrudnić pracowników, to w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy powinien zgłosić ich do ZUS.

Warto pamiętać, że założenie firmy jest bezpłatne, ale samo prowadzenie już nie. Z chwilą założenia działalności przedsiębiorca staje się zobligowany do odprowadzania składek ZUS i opłacania podatków.

Ważne!

Chcesz założyć własną firmę jednak formalności wydają Ci się skomplikowane? Klienci biura rachunkowego mogą liczyć na wsparcie dedykowanej księgowej. Zarejestruj się i sprawdź sam.  

Siedziba firmy IT

Siedziba firmy może mieścić się w mieszkaniu prywatnym przedsiębiorcy z wydzieloną powierzchnią pod działalność lub w wynajętym lokalu.

Warto pamiętać, że przeznaczenie lokalu (lub części lokalu) do celów prowadzenia działalności należy zgłosić do spółdzielni lub administratora – takie zgłoszenie spowoduje wzrost podatku od nieruchomości, ale tylko dla tej części, która służy celom firmowym.

Niezależnie od siedziby działalności, prowadząc usługi typu naprawa sprzętu komputerowego, przedsiębiorca jest zobowiązany do segregacji i utylizacji odpadów (np. zniszczone części do sprzętu elektronicznego). Jeśli firma wytwarza dużo odpadów, powinna prowadzić stosowną ewidencję.

Konto firmowe

O założeniu firmowego rachunku bankowego należy poinformować Urząd Skarbowy na druku CEIDG-1. Konto firmowe nie jest jednak obowiązkowe. Przedsiębiorca może posługiwać się swoim prywatnym rachunkiem. Konto firmowe jest jednak wymagane przez banki przy udzielaniu kredytu.

Kasa fiskalna

Przedsiębiorcy świadczący usługi informatyczne mają obowiązek instalacji kasy fiskalnej po przekroczeniu obrotu 20 000 zł ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek dotyczy płatników VAT i przedsiębiorców niebędących zarejestrowanymi do VAT.

Sprzedaż w UE

Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży usług elektronicznych, telekomunikacyjnych oraz nadawczych na rzecz osób fizycznych zamieszkałych w państwie unijnym, mają obowiązek naliczenia i odprowadzenia podatku do Urzędu Skarbowego w kraju nabywcy, w stawce przewidzianej w danym kraju. Jeżeli kupujący wystąpi o wystawienie faktury, to ona również będzie musiała być wystawiona zgodnie z miejscowymi przepisami.

W przypadku sprzedaży na rzecz firm podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca. Przede wszystkim mowa tu o portalach zagranicznych typu Apple.

Od 2015 roku podatnik zamiast rejestrować się do podatku VAT w krajach Unii i składać w każdym z nich deklaracje rozliczeniowe, może zarejestrować się w Polsce do procedury MOSS, złożyć jedną deklarację i zapłacić podatek VAT, który następnie zostanie przekazany przez Ministerstwo Finansów do kraju, w którym miała miejsce sprzedaż. (Sprawdź: MOSS 2015 – czynności, których dotyczy zmiana przepisów oraz Rejestracja do MOSS)

Koszty prowadzenia działalności IT

Przedsiębiorcy mogą wpisywać w koszty prowadzenia działalności wydatki firmowe, co pozwala im płacić niższy podatek dochodowy. Do kosztów prowadzenia firmy można jednak wpisywać jedynie te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i są dodatkowo udokumentowane fakturą lub rachunkiem.

Prowadząc własną działalność gospodarczą jako informatyk lub programista, warto rozważyć wliczenie do kosztów takich wydatków, jak na przykład:

• obsługa księgowa,
• wydatki na samochód,
• usługi kurierskie,
• usługi remontowe (dostosowanie lokalu),
• opłaty urzędowe,
• czynsz (wynajem biura, mieszkania, coworking),
• książki i czasopisma branżowe,
• opłaty za telefon lub Internet,
• strona internetowa (domena, serwery),
• wydatki poniesione na marketing,
• wydatki poniesione na kursy i szkolenia,
• wydatki poniesione na zakup mebli biurowych i sprzętów typu komputer, drukarka, myszka, klawiatura, karty pamięci, baterie, ładowarki, oprogramowanie itd.
• usługi online (np. Fotolia, GitHub, Dropbox).

W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca musi mieć możliwość udowodnienia, że dany wydatek służy wyłącznie prowadzeniu działalności. Niedopuszczalne jest np. kupienie biurka i wstawienie go do pokoju dziecka.

Na rynku pracy wciąż brakuje dobrych specjalistów z branży IT. Nic zatem dziwnego, że zachętą mają być coraz wyższe zarobki. W 2017 r. płace w sektorze informatycznym wzrosły o 7%. I tak na przykład programista z kilkuletnim stażem może liczyć w Warszawie na wynagrodzenie ok. 13,3 tysięcy złotych, a we Wrocławiu ok. 12, 4 tysięcy złotych.

Taka forma działalności ma też inne plusy: nieobciążające przedsiębiorcę koszty stałe oraz nieustanne powiększanie wiedzy i samodoskonalenie się. Własna firma jest również szansą na sprawdzenie siebie i swoich możliwości. Jeśli więc ma się pomysł na własny biznes, to zdecydowanie warto zacząć działać!

Sprawdź: Sześć powodów, dla których warto prowadzić własny biznes