Planujesz założenie firmy?

Umów się na bezpłatną wideorozmowę z ekspertem, podczas której zarejestrujesz działalność unikając typowych pułapek i błędów.

Jaka umowa dla freelancera? Obejrzyj zanim podpiszesz!

Sprawdzamy zasady współpracy freelancerów z firmami. Ponownie łączymy siły z r.pr. Małgorzatą Ludwik z kancelarii LUDWIK LEGAL. Omawiamy i porównujemy dostępne możliwości. Bierzemy pod uwagę nie tylko umowy B2B, ale także bardziej “klasyczną” umowę o pracę oraz umowy zlecenia i o dzieło.

Dziś rozpoczynamy cykl rozmów na temat zasad współpracy freelancerów z firmami. Proszę powiedzieć – jeżeli ktoś wykonuje pracę twórczą jako programista, architekt czy grafik, to jaką umowę z firmą powinien zawrzeć?

ML: Jest to osoba pracująca na własny rachunek, niezwiązana etatem z jedną konkretną firmą. Realizuje zlecenia od klientów w dziedzinie, w której się specjalizuje. Freelancerzy, czyli wolni strzelcy, najczęściej wykonują zawody kreatywne, a firmy zlecają im projekty jednorazowo lub w ramach cyklicznej obsługi. Freelancer może prowadzić własną działalność gospodarczą lub wykonywać zlecenia na podstawie umów cywilnoprawnych.

Specjaliści z branży IT są coraz częściej zatrudniani w oparciu o umowy cywilnoprawne. Dotyczy to głównie grafików, testerów, hakerów bezpieczeństwa etycznego (tzw. white hats) oraz programistów. W jakich sytuacjach taka forma współpracy okazuje się tańsza i lepsza dla przedsiębiorców, niż umowa o pracę? Jakie elementy mają znaczenie przy zawieraniu umowy z programistą? I wreszcie jak wygląda kwestia praw autorskich do stworzonych programów?

ML: Zatrudnianie freelancerów jest popularną praktyką. Wynika to z niższych kosztów dla przedsiębiorców, którzy dzięki temu nie muszą opłacać składek ZUS i NFZ. Przy umowie cywilnoprawnej firma zatrudniająca freelancera ponosi więc o wiele niższe obciążenia dodatkowe (w umowie o dzieło będą one właściwie zerowe).

Jednak zarówno umowę o dzieło, jak i umowę zlecenie regulują przepisy kodeksu cywilnego. Daje to dużą dowolność w tworzeniu postanowień umownych, ale i pozbawia możliwości korzystania z narzędzi prawa pracy, które chronią pracownika oraz dyscyplinują strony kontraktu. Umowy cywilnoprawne nie zawierają stosunku podporządkowania, w tym zobowiązania do osobistego wykonania pracy. Z tego względu częściej używanych określeniem jest „współpracownik” a nie „pracownik”. Obie strony – pracodawca i wykonawca – działają w tym układzie jako równorzędni partnerzy. Dla pracownika będzie to komfortowa opcja, dla pracodawcy nie zawsze.

Rozbieżności między umową cywilnoprawną, a umową o pracę, wynikają również z takich kwestii, jak:

Ryzyko niewykonania pracy
Terminy rozwiązania umowy
Prawa autorskie i rozliczanie za wykonaną pracę
Przedawnienie roszczeń

Z tego względu każdy przedsiębiorca musi rozważyć, czy w jego przypadku lepsze będzie zatrudnienie programisty na stałe i wyższym kosztem, czy pracownika tańszego, który odejdzie po wykonaniu zadania.

Jakie są w takim razie niezbędne elementy umowy z programistą?

ML: W umowie o pracę znajdziemy obowiązkowe elementy stałe, dlatego większe modyfikacje nie są możliwe do wdrożenia. Jednak kontrakt cywilnoprawny daje nam swobodę konstruowania postanowień umownych. Dzięki temu strony mogą zawrzeć w nim wszystkie postanowienia, które nie będą sprzeczne z przepisami prawa, naturą konkretnego stosunku prawnego, czy zasadami współżycia społecznego.

Taka elastyczność skłania do przemyślenia, jakie elementy powinna zawierać umowa z programistą i jak stworzyć odpowiedni model wynagrodzenia. Oto kilka cennych wskazówek:

1. Szczególne znaczenie ma określenie typu umowy. Przy współpracy jednorazowej, np. w celu zaprojektowania aplikacji, można zawrzeć umowę o dzieło. Gdy jednak będzie to tworzenie kodu źródłowego lub długotrwała optymalizacja, lepiej wybrać umowę zlecenie. Często wykorzystywanym rozwiązaniem jest też tzw. umowa ramowa, czyli taka, w obrębie której zawiera się kolejne, mniejsze kontrakty odpowiadające danemu fragmentowi prac. Jednak ogólne zasady takiej współpracy określa umowa ramowa.

W sektorze IT znajdziemy też liczne umowy nienazwane, łączące poszczególne konstrukcje z kodeksu. Taka opcja sprawdzi się np. przy łączeniu przygotowania software’u z wdrożeniem i utrzymaniem, czyli w przypadku mniej standardowych usług.

2. Druga kwestia to oznaczenie przedmiotu umowy. Chodzi o określenie usługi, która ma zostać wykonana przez programistę. Poważniejsze problemy mogą wystąpić przy interpretowaniu postanowień umownych, dlatego przy określeniach technicznych warto od razu zawrzeć ich definicje umowne (np. przy takich określeniach jak działająca aplikacja czy dokumentacja). Szczegółowe opisy pozwolą na uniknięcie sporów sądowych związanych z niewykonaniem lub nienależytą realizacją postanowień umowy.

3. Trzeci element, na który warto zwrócić uwagę, to model wynagrodzenia. Współpraca z programistą rzadko ma ustaloną pensję. Wynagrodzenie wylicza się zwykle na podstawie jednego z tych schematów:

fixed price – czyli wysokość wynagrodzenia ustalana w kontekście wykonania i oddania całego projektu (model często stosowany przy kontraktach zbliżonych do umów
time and material – uzależnienie wysokości wynagrodzenia od czasu pracy specjalisty (model często stosowany przy kontraktach zbliżonych do umowy zlecenia).

Można również umówić się na mixed remuneration, czyli przyznawanie wynagrodzenia głównego za projekt oraz odrębne wycenianie poprawek i zmian godzinowo.

4. Ostatni element, nie mniej ważny, to klauzule poufności i zakazu konkurencji. Mowa o zabezpieczeniu umowy, co wynika zazwyczaj z postanowienia NDA (obowiązku zachowania poufności) zabezpieczającego interesy i know-how pracodawcy, oraz z zakazu konkurencji. Ta druga kwestia chroni stronę zlecającą przed tzw. employee poaching i stabilizuje stosunki między firmą, a specjalistą wykonującym zlecenie.

Warto, aby złamanie postanowień zawartych w klauzulach skutkowało karami umownymi. To dobry sposób na zdyscyplinowanie obu stron kontraktu.

Czy w przypadku programistów warto podpisać umowę B2B?

ML: Poza umową o pracę i umową cywilnoprawną, mamy do wyboru również zatrudnienie programisty posiadającego własną firmę. Według badań NoFluffJobs aż 60% specjalistów z branży IT pracuje w oparciu o umowy B2B i wynik ten wciąż rośnie (dane z 2020 roku).

W kontrakcie B2B programista rozlicza się z pracodawcą jako firma i wystawia faktury. Podobnie jak inne formy współpracy, tak i ta ma swoje wady oraz zalety.

Jakie są korzyści z zatrudnienia programisty na umowę B2B?

ML: Z plusów możemy wymienić przede wszystkim brak kosztów dodatkowych i minimum formalności. Przedsiębiorca zatrudniający specjalistę od IT nie ma w tym przypadku żadnych obciążeń cywilnoprawnych. Może zaproponować wyższe wynagrodzenie netto, zachowując takie same koszty zatrudnienia. Za to specjalista może liczyć oczywiście na wyższe wynagrodzenie, dzięki czemu zlecenie będzie dla niego korzystniejsze finansowo.

Poza tym programista nie ma przeszkód, aby nawiązywać współpracę z różnymi podmiotami w jednym czasie. Dlatego przed podpisaniem kontraktu B2B powinien upewnić się, czy zawierana umowa nie zawiera przypadkiem przesłanki o zakazie konkurencji.

Taka forma rozliczania oznacza również brak limitu kosztów uzyskania przychodu i dużą dowolność w ich kształtowaniu, gdyż kosztem może być zarówno wyposażenie biura, oprogramowanie, leasing auta i sprzętu IT, jak i wszelkie kursy czy szkolenia.

Co możemy uznać za minusy współpracy z informatykiem w systemie B2B?

ML: W przypadku programistów wadą mogą być odpowiedzialność oraz formalności związane z założeniem i rozliczaniem własnej działalności gospodarczej. Bardzo wysokie zarobki zobowiązują specjalistę do rejestracji w charakterze podatnika VAT (gdy przychody wynoszą powyżej 200 tysięcy zł rocznie). Za to przy niskich zarobkach na poziomie 3-4 tys. zł netto działalność gospodarcza okazuje się nieopłacalna. Minusem dla pracodawcy będzie za to duża konkurencja i niska stabilność zatrudnienia informatyków, którzy nie są z nim związani umową o pracę.

Komu przysługują prawa autorskie do kodu źródłowego?

ML: Prawa autorskie do kodu źródłowego zależą od formy umowy, na jakiej zatrudniono programistę. Wyróżnia się dwie konstrukcje rozliczania – związane z umową o pracę oraz wynikające z umowy cywilnoprawnej. Według artykułu 22 ust. 9b pkt. 1 ustawy o PIT, 50% kosztów autorskich można zastosować m.in. do twórczości obejmującej wytwarzanie programów komputerowych i gier komputerowych. Kiedy w umowie z programistą można rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Jak wygląda rozliczanie z programistą na podstawie umowy o pracę?

ML: Art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wskazuje, że: „Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej”.

Z tego względu najkorzystniejszą formą rozliczania jest umowa o pracę, ponieważ strony nie muszą przenosić praw autorskich. W tym przypadku nigdy nie przysługiwały one pracownikowi, dlatego nie trzeba rozliczać podwyższonych kosztów autorskich. Bez znaczenia jest to, czy program został ukończony, gdyż jest własnością pracodawcy. Nie może jedynie istnieć w wyobraźni twórcy, czyli musi spełniać przesłankę możliwości jego ustalenia.

Oczywiście gdy pracodawca chce wynagradzać twórcze starania pracownika, można zawrzeć w umowie klauzule wtórnego nabycia praw autorskich. Wówczas prawa autorskie będą przysługiwać tylko pracownikowi, za to pracodawca otrzyma prawa do programu z chwilą ich przejęcia. Dopiero przy takim przeniesieniu praw autorskich na pracodawcę, pracownik zyska prawo do podwyższonych kosztów autorskich.

Przy umowie o pracę pracodawca powinien prowadzić ewidencję, z której będzie wynikać, jaka część wynagrodzenia pracownika została objęta podwyższonymi kosztami autorskimi. Na jakich polach eksploatacji można korzystać z praw autorskich do utworu stanowiącego program komputerowy? Będą to:

stałe lub czasowe zwielokrotnianie programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, czynności te wymagają zgody uprawnionego,
tłumaczenie, przystosowanie, zmiana układu lub jakiekolwiek inne zmiany w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała,
rozpowszechnianie, w tym użyczanie lub najem programu komputerowego lub jego kopii.

Dla wyznaczenia honorarium autorskiego zazwyczaj korzysta się z następujących wskaźników: czasowego – czas pracy włożony w stworzenie utworu; kwotowego – oznaczone wynagrodzenie za przeniesienie praw; procentowego – czyli procent wynagrodzenia zasadniczego.

Jak wygląda rozliczanie z programistą na podstawie umowy cywilnoprawnej?

ML: W ramach umowy cywilnoprawnej prawa autorskie do stworzonego programu komputerowego są po stronie pracownika. Jeżeli pracodawca chce z nich skorzystać, musi nastąpić przeniesienie praw autorskich. Oczywiście jest to rozwiązanie atrakcyjniejsze z perspektywy wykonawcy dzieła lub zleceniobiorcy.

Tutaj również warto prowadzić ewidencję uzasadniającą stosowanie 50% kosztów autorskich. Chociaż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wspominają o takim obowiązku, to organy podatkowe często i tak tego wymagają. Dzięki temu mogą ustalić, które utwory zostały wykonane przez pracowników kreatywnych w określonym czasie.

Przy umowach cywilnoprawnych koszty autorskie powstają wyłącznie w przypadku zaliczkowego systemu pobierania podatku dochodowego przez płatnika. Główna zasada mówi o przyjęciu kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20%, a żeby móc rozliczać się podwyższonymi kosztami autorskimi 50%, programista musi spełnić następujące warunki:

prawa autorskie do utworu zostały przeniesione na zleceniodawcę,
w ramach realizacji obowiązków został stworzony utwór stanowiący program komputerowy.

Jednocześnie trzeba pamiętać, że do ustalenia utworu nie wystarczy stworzenie jakiejkolwiek części kodu źródłowego, np. z innej aplikacji, tylko musi być to działanie unikalne, świadczące o aspekcie twórczym.

Poznajmy teraz rozliczanie z programistą na podstawie umowy B2B

ML: Jak wygląda sytuacja w przypadku rozliczenia na podstawie umowy B2B? Tutaj prawa autorskie należą do programisty. Tak samo jak przy umowie cywilnoprawnej, pracodawca musi otrzymać od informatyka licencję do korzystania z utworu (wyłączną lub niewyłączną) bądź przeniesienie praw autorskich z określeniem pól eksploatacji. Stwierdzające to klauzule powinny znaleźć się w umowie.

Poza tym programista może wymagać odrębnego wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich na pracodawcę lub udzielenie licencji. Podstawową różnicą między relacją B2B, a zatrudnieniem w oparciu o cywilnoprawną, jest fakt, iż nie trzeba prowadzić ewidencji stworzonych utworów. Strony i tak nie mogą zastosować zwiększonych kosztów autorskich 50%, a pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za składniki uznane przez wykonawcę za koszt uzyskania przychodu.

Jak widać, kwestie prawne w przypadku umów i przepisów prawa autorskiego w branży IT są dość skomplikowane. Jeśli chcesz uniknąć problemów w tym zakresie, zgłoś się do kancelarii z doświadczeniem w dziedzinie nowych technologii. Niezależnie od tego, czy jesteś programistą, czy zatrudniającym przedsiębiorcą, wyspecjalizowani prawnicy skutecznie zadbają o Twoje interesy.

Małgorzata Ludwik,
Radca Prawny, LL.M.

Działalność prawniczą prowadzi od ponad 15 lat. Doświadczenie zdobywała zarówno w polskich, jak i zagranicznych kancelariach prawnych – we Wrocławiu i Frankfurcie nad Menem. Była również zatrudniona w samorządowych jednostkach administracji i spółkach samorządowych. Przez 4 lata uczyła na Wydziale Prawa i Ekonomii procedury cywilnej. Jest członkiem rady nadzorczej polskiej spółki giełdowej oraz mediatorem wpisanym na listę mediatorów przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych we Wrocławiu.