Karty na posiłki profilaktyczne - jak rozliczyć je w PIT?

Karty na posiłki profilaktyczne - omówione zagadnienia:

Pracowników zatrudnionych na umowę o pracę chronią przepisy ustawy Kodeks pracy. Zawarte są w nich różne regulacje, między innymi te związane z profilaktyczną ochroną zdrowia pracowników. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie, czy karty na posiłki profilaktyczne należy rozliczyć w PIT.

Kiedy pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłki profilaktyczne?

Z przepisów ustawy Kodeksu pracy wynika wprost, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Pracownik nie ponosi z tego tytułu żadnych wydatków, jest to dla niego nieodpłatne. Rada Ministrów określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Posiłki profilaktyczne składają się z jednego dania gorącego

Rodzaj napojów i ich temperatura powinny zależeć od warunków wykonywania pracy

Jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić takich posiłków w pracy może zapewnić:

korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,
pracownik może przygotować sobie sam taki posiłek z otrzymanych produktów,
pracodawca może przekazać pracownikowi bony, talony, kupony oraz inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie produktów lub posiłku. Tak wynika ze zmiany rozporządzenia posiłkowego

Posiłki profilaktyczne powinny być odpowiednio zbilansowane i posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal, w tym:

50-55% węglowodanów,
30-35% tłuszczów,
15% białek

Posiłki profilaktyczne – kto ma do nich prawo?

Prawo do posiłku profilaktycznego przysługuje pracownikom zatrudnionym w uciążliwych warunkach, z rozporządzenia wynika, że obejmuje pracowników wykonujących prace:

związane z dużym wysiłkiem fizycznym, w ciągu zmiany roboczej – wydatek energetyczny mężczyzn powyżej 2000 kcal, a u kobiet 1100 kcal,
w pomieszczeniu zamkniętym o stałej temperaturze poniżej 10ºC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WGBT) wynosi powyżej 25ºC – wydatek energetyczny mężczyzn powyżej 1500 kcal, a u kobiet 1000 kcal,
na otwartej przestrzeni w okresie zimowym od dnia 1 listopada do 31 marca – wydatek energetyczny mężczyzn powyżej 1500 kcal, a u kobiet 1000 kcal,
pod ziemią,
przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Kto ma prawo do napojów?

W rozporządzeniu wymienione zostały również okoliczności, w których pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom napoje zimne lub gorące, w zależności od warunków pracy:

praca w warunkach gorącego mikroklimatu – wskaźnik obciążenia termicznego powyżej 25ºC,
praca na otwartej przestrzeni w temperaturze powyżej 25ºC lub poniżej 10ºC,
praca w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
praca związana z dużym wysiłkiem fizycznym powodująca efektywny wydatek energetyczny w ciągu zmiany roboczej powyżej 1500 kcal, a u kobiet 1000 kcal,
praca na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28ºC .

Napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

Czy otrzymanie posiłków i napojów stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy?

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych zostało napisane wprost co stanowi przychód ze stosunku pracy.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych

Jednak niektóre przychody mogą korzystać ze zwolnienia przedmiotowego i tak jest w przypadku świadczeń wynikających z przepisów BHP

Z ustawy PIT wynika wprost, że ze zwolnienia od podatku dochodowego korzysta wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych

Jednak przepisy nie odnoszą się wprost i nie wymieniają wydawanych pracownikom kart na posiłki profilaktyczne, dlatego zobaczymy, jakie podejście mają organy podatkowe w tym temacie

Karty na posiłki profilaktyczne – podejście organów podatkowych

Pracodawcy, którzy nie mogą zapewnić pracownikom posiłków profilaktycznych i tak muszą wywiązać się z tego obowiązku. Do przepisów wprowadzono zwolnienie z PIT bonów, talonów, kuponów i innych dowodów, na podstawie których pracownik otrzyma posiłek. Nowym pomysłem pracodawców stało się wydawanie kart na posiłki, które mają postać kart płatniczych i są zasilane przez pracodawcę. Każdy pracownik, który otrzyma taką kartę będzie mógł nabyć gotowe posiłki, kupić artykuły spożywcze czy napoje bezalkoholowe. Pracownik nie ma możliwości wypłaty środków z karty. Do pewnego momentu organy podatkowe upierały się, że w tym przypadku nie ma zastosowanie zwolnienie od podatku PIT. Pracodawcy nie dawali jednak za wygrana i w ostateczności doszło do zmiany stanowiska. Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) zmienił z urzędu interpretację indywidualną w rozstrzygnięciu sygn. DOP3.8222.19.2023.CNRU z dnia 07.03.2023 r. Szef KAS podkreślił, że przychód z tytułu korzystania z kart na posiłki będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie tego samego przepisu co bony i talony. W tej sprawie można jeszcze przeczytać, że w omawianym przypadku jako jedyną formę kontroli pracodawca wprowadził, sprawdzanie paragonów. Natomiast pracownicy, podpisując regulamin, zobowiążą się do przechowywania paragonów i przedstawiania ich pracodawcy do wglądu. Po tym fakcie wydawane interpretacje podatkowe są już przychylne i utrzymane w tym samym duchu tak jak w niedawno wydanej jednej z nich z dnia 21.02.2024 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.944.2023.1.IR.

Posiłki profilaktyczne – podsumowanie

Pracodawcy mają obowiązek zapewnić pracownikom posiłki profilaktyczne i napoje w sytuacjach opisanych w przepisach. Nie zawsze pracownik jest w stanie zapewnić wszystko we własnym zakresie, dlatego pracownicy otrzymują bony, talony czy karty na posiłki profilaktyczne. W dzisiejszej publikacji zastanawialiśmy się, czy przychód z tytułu korzystania z karty na posiłki profilaktyczne będzie korzystał ze zwolnienia z PIT. Przepisy nie nadążają za możliwościami, jakie daje dynamicznie zmieniająca się rzeczywistość. Przez to rozliczanie przeprowadzanych operacji gospodarczych staje się kłopotliwe. Tak też było w przypadku kart na posiłki, gdzie z powodu braku zapisu w ustawie pracownik miał być obciążony podatkiem. Na szczęście Szef KAS w interpretacji zmieniającej jasno wskazał, że karty na posiłki korzystają z tego samego zwolnienia przedmiotowego w PIT co bony i talony.

Stan prawny na dzień: 27.05.2024 r.

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.