Karty podarunkowe dla pracownika – jak rozliczyć?

Karty podarunkowe - omówione zagadnienia:

Coraz częściej i chętniej pracodawcy wręczają swoim pracownikom karty podarunkowe czy bony, najczęściej dzieje się tak z tytułu różnego rodzaju świąt czy uroczystości firmowych. Nie zawsze jednak wiadomo, jak podejść do takich przypadków na gruncie rozliczeń podatkowych. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się rozliczaniem kart podarunkowych dla pracowników.

Źródła finansowania kart podarunkowych

Pracodawcy mogą skorzystać z dwóch źródeł finansowania kart podarunkowych. Mogą to być środki pochodzące z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), ale również ze środków własnych przedsiębiorcy. Zasada rozliczania kart podarunkowych zakupionych z ZFŚS i ze środków obrotowych będzie wyglądała nieco odmiennie, o czym napiszemy poniżej.

Karty podarunkowe ze środków ZFŚS

Nie każdy pracodawca ma jednak obowiązek tworzenia ZFŚS. Sposób tworzenia ZFŚS i zasady jego rozliczania zostały szczegółowo opisane w ustawie. Działalność socjalna sprowadza się m.in. do:

finansowania różnego rodzaju form wypoczynku,
udzielania pomocy rzeczowej lub finansowej,
pomocy na cele mieszkaniowe.

Przy udzielaniu wsparcia w ramach ZFŚS wysokość dopłat powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej konkretnego pracownika.

Więcej informacji na temat świadczeń finansowanych z ZFŚS znajduje się w podlinkowanej publikacji na ten temat.

W ramach środków Funduszu pracownicy mogą otrzymywać również karty podarunkowe czy bony, szczególnie w okresach okołoświątecznych. Zobaczmy jak będzie wyglądało rozliczanie takich benefitów na gruncie podatku dochodowego i czy będzie oskładkowane, szczegóły poniżej.

Karty podarunkowe ze środków ZFŚS a podatek dochodowy

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pewne kategorie świadczeń będą opodatkowane. Inne będą mogły korzystać ze zwolnienia od podatku do wysokości ustawowych limitów, a jeszcze inne mogą korzystać ze zwolnienia przedmiotowego bez względu na otrzymaną kwotę.

Z ustawy o podatku PIT wynika, które świadczenia z ZFŚS są:

opodatkowane,
które korzystają ze zwolnienia od podatku,
które są opodatkowane po przekroczeniu limitów

Przykładem świadczeń korzystającym ze zwolnienia od podatku dochodowego będzie przyznana zapomoga losowa przyznawana w trudnej sytuacji życiowej pracownika, takiej jak: zdarzenia losowe, klęski żywiołowe, długotrwała choroba

Przykładem świadczeń limitowanych kwotowo będą przyznawane dofinansowanie do wypoczynku takie jak: wczasy pod gruszą, wyjazdy, wycieczki. Korzystają one ze zwolnienia przedmiotowego do kwoty 1.000 zł

Ważne!
Bony, talony i inne znaki są opodatkowane w PIT, w tej kategorii mieszczą się również karty podarunkowe dla pracowników. Jeśli bon otrzyma emeryt, to jest on zwolniony od podatku do kwoty 4.500 zł

Z ustawy o podatku dochodowym wynika, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń

Ważne!
Przychodami ze stosunku pracy będzie również przychód z tytułu otrzymania karty podarunkowej (bonu) przez pracownika

W podlinkowanej publikacji pokazano na przykładach, w jaki sposób oblicza się wynagrodzenie pracowników z uwzględnieniem wartości karty podarunkowej, jako składnika przychodów.

Karty podarunkowe ze środków ZFŚS a składki ZUS

Co do rozliczania składek ZUS od kart podarunkowych zakupionych ze środków ZFŚS, to należy odwołać się do Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Ważne!

W podstawie do naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie znajdą się m.in.:

świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby

W takim przypadku kluczowe będzie zachowanie kryterium socjalnego, o którym jest mowa w ustawie o ZFŚS

Ważne!

Zwolnienie ze składek ZUS będzie możliwe jeśli pracownik o niższych dochodach otrzyma kartę podarunkową o wyższej wartości. Z regulaminu obowiązującego u danego pracodawcy powinny wynikać kryteria przyznawania kart podarunkowych o różnych nominałach w zależności od sytuacji materialnej, życiowej czy rodzinnej pracownika

Karty podarunkowe ze środków obrotowych a podatek dochodowy i ZUS

Przekazywanie pracownikom kart podarunkowych zakupionych ze środków obrotowych firmy nie jest do końca takie oczywiste czy powinno być opodatkowane, czy może jednak nie. Przy tej okazji nawiązuje się do przepisu z ustawy o podatku PIT, który mówi o tym, że przychodem ze stosunku pracy jest m.in. przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Pojęcie “nieodpłatnych świadczeń” nie zostało wyjaśnione w ustawie o PIT, dlatego przywołuje się wyrok Trybunału Konstytucyjnego K 7/13 z dnia 8 lipca 2014 r. Z tego wyroku wynika, że mamy do czynienia ze świadczeniem nieodpłatnych jeśli zostaną spełnione następujące przesłanki:

Świadczenie zostało przyznane za zgodą pracownika, który skorzystał z nich dobrowolnie.
Świadczenie zostało przyznane w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy i stanowią dla pracownika przysporzenie majątkowe lub ograniczają wydatek.
Świadczenie jest wyrażone w wymiernej korzyści przyporządkowanej indywidualnemu pracownikowi, nie jest dostępne w sposób ogólny dla wszystkich pracowników.

Karta podarunkowa stanowi przychód z tytułu wynagrodzenia za pracę, jeśli spełnione są wszystkie trzy warunki, o których jest mowa w wyroku TK wówczas mamy do czynienia ze świadczeń nieodpłatnym, które stanowi przychód z tytułu wynagrodzenia za pracę.

Jeśli karta podarunkowa stanowi przychód z tytułu wynagrodzenia za pracę, to ten przychód znajdzie się w podstawie do składek ZUS.

Jednak pracodawcy podeszli do tego tematu jeszcze szerzej i bardzo często wybierają inną drogę, o czym piszemy poniżej.

Karty podarunkowe – stanowisko organów podatkowych

Chodzi o sytuację, w której pracodawca przekazuje dobrowolne świadczenie na rzecz pracownika mającego charakter darowizny.W celu lepszego zobrazowania tematu powołamy się na jedną z ostatnio wydanych interpretacji podatkowych, w której została opisana właśnie taka sytuacja. Mowa o interpretacji nr 0115-EDIT2.4011.610.2023.1.ŁS z dnia 23.02.2024 r., w której podjęty został temat obowiązków płatnika w związku z przekazaniem pracownikom kart podarunkowych. W ocenie firmy przekazanie kart podarunkowych nie będzie stanowić nieodpłatnego świadczenia ze stosunku pracy powodującego powstanie po stronie pracowników przychodu do opodatkowania. W uzasadnieniu spółka napisałam, że jest to forma darowizny i będzie podlegała pod podatek od spadków i darowizn. Dyrektor KIS uznał stanowisko firmy za prawidłowe. W takim przypadku przychód nie znajdzie się w podstawie do naliczania zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS. Na pracowniku, jako obdarowanym, będzie spoczywał obowiązek rozliczenia darowizny.

Karty podarunkowe a koszty pracodawcy

Pozostaje jeszcze jedna kwestia do rozstrzygnięcia, a mianowicie, czy wydatek na zakup kart podarunkowych może stanowić koszty uzyskania przychodów dla pracodawców. Organy podatkowe najczęściej zgadzają się na zaliczanie takich wydatków pracowniczych do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z faktu, że tego typu praktyki służą wzmacnianiu więzi z pracodawcą, budują dobrą atmosferę w pracy, pracownik staje się wydajniejszy, utożsamia się z firmą, tym samym w sposób pośredni będzie to miało wpływ na wzrost przychodów w działalności gospodarczej. Ustawa pozwala na zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków, które służą osiąganiu przychodów lub zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, a więc ten warunek byłby spełniony. Potwierdza to również Dyrektor KIS w jednej z interpretacji podatkowych nr 0111-KB2-3.4010.15.2018.3.KK z dnia 21 czerwca 2018 r., w której zgadza się, że m.in. karty podarunkowe zakupione ze środków obrotowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W uzasadnieniu jest napisane m.in., że takie świadczenia na rzecz pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, mają również działanie motywujące wpływające na jakość, wydajność i efektywność pracy. Przedsiębiorca musi pamiętać, że każdy wydatek powinien być w sposób właściwy udokumentowany. Jeśli karty podarunkowe będą zakupione z ZFŚS, to nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, ponieważ kosztem jest dokonywany odpis na Fundusz.

Ważne!

Zakup kart podarunkowych ze środków obrotowych stanowi koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej

Ważne!

Zakup kart podarunkowych z ZFŚS nie stanowi kosztu podatkowego, kosztem są odpisy na Fundusz

Karty podarunkowe jako darowizna a koszty pracodawcy

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje, że przekazanie kart podarunkowych ma charakter darowizny, to nie będzie to stanowiło przychodu z tytułu wynagrodzenia, ale również kosztów uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Ważne!

W ustawie o podatku dochodowym znajduje się przepis, z którego wynika, że z kosztów uzyskania przychodów wyłączone są darowizny wszelkiego rodzaju. Tym samym zakup kart podarunkowych nie będzie kosztem podatkowym w prowadzonej działalności gospodarczej

Potwierdza to również Dyrektor KIS w wydanej interpretacji podatkowej z dnia 14.03.2019 r. nr 0111-KB2-1.4010.8.2019.3.JK. Rozstrzygnięcie co prawda dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych, ale takie same przepisy obowiązują również w PIT.

Podsumowanie

Pracodawcy chętnie inwestują swoje środki w benefity dla pracowników. Chodzi o budowanie dobrej atmosfery w pracy, co przekłada się na wyniki. Nie jest łatwo wypracować idealny model współpracy i nie dzieje się to z dnia na dzień, ale każde działanie może przybliżyć do celu. W dzisiejszej publikacji poruszyliśmy temat kart podarunkowych, którymi obdarowywani są pracownicy z różnych okazji, w szczególności w okresach okołoświątecznych. Na gruncie rozliczeń podatkowych zagadnienie to stanowi poważne wyzwanie. Jeśli karty podarunkowe zostały zakupione z ZFŚS, to znajdą się w wynagrodzeniu pracownika i trzeba będzie od nich pobrać zaliczkę. W przypadku zakupu ze środków obrotowych, jeśli stanowią przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, to również pracownik zapłaci podatek. Dość powszechną praktyką staje się traktowanie kart podarunkowych, jako darowizny dla pracownika, co wyklucza pobór zaliczki w PIT, rozliczenie odbywa się w oparciu o ustawę o podatku od spadków i darowizn. Co do kosztów, to muszą być spełnione pewne warunki, przedsiębiorca musi udowodnić, że wydatek służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Wiele aspektów przemawia za tym, żeby taki wydatek mógł być kosztem, potwierdzają to równie organy podatkowe.

Stan prawny na dzień: 12.07.2024 r.