Kiedy świadczenia pracownicze są zwolnione z ZUS i podatku?

Dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników - omówione zagadnienia:

Przez długi czas pracodawcy dokonywali wypłaty jedynie wynagrodzenia za świadczoną pracę. Czasy się zmieniają i oczekiwania pracowników również. Coraz częściej pozapłacowe motywatory przyciągają pracowników do firmy, co widzą również przedsiębiorcy i starają się nadążać za obecnymi trendami, czego nie można powiedzieć o przepisach podatkowych. Dlatego też w dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników i sprawdzimy czy są zwolnione z ZUS i z opodatkowania a jeśli tak, to kiedy.

Wypłata wynagrodzenia jako podstawowy obowiązek pracodawcy

Wypłata wynagrodzenia jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy, który wynika z ustawy Kodeks pracy. W zależności od tego, jaka w danej firmie obowiązuje polityka czy regulamin wynagradzania, pracownicy mogą otrzymywać dodatkowe środki finansowe, poza wynagrodzeniem za pracę, przykładowo premie i nagrody m.in. za:

szczególne osiągnięcia,
realizację projektu,
podpisanie intratnego kontraktu,
przekroczenie limitu sprzedaży,
innowacyjne rozwiązania usprawniające pracę.

Oczywiście jest to tylko przykładowy katalog. Jednak pracownicy oczekują większej inicjatywy ze strony pracodawcy. Chodzi nie tylko o wsparcie z racji wypełniania obowiązków służbowych, coraz ważniejsza staje się sfera prywatna i to co robimy w wolnym czasie. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że pracownik zdrowy, wypoczęty, zrelaksowany, zadowolony, to wartość dodana dla pracodawcy. Nic więc dziwnego, że pracodawcy coraz głębiej sięgają do kieszeni po dodatkowe środki na sfinansowanie pozapłacowych świadczeń dla pracowników.

Dodatkowe świadczenia dla pracowników – definicja

Pod pojęciem dodatkowych świadczeń może się kryć wszystko to, co pracodawca będzie chciał sfinansować z własnych środków lub będzie chciał partycypować częściowo w kosztach. Dodatkowe świadczenia mogą być finansowane przez pracodawcę zarówno z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), jak i ze środków własnych, tzw. środków obrotowych.

Na temat rozliczania świadczeń finansowanych z ZFŚS pisaliśmy niejednokrotnie na łamach naszych publikacji, dlatego nie będziemy ponownie poruszać tego tematu. Odsyłamy do podlinkowanej publikacji, w której omówione zostały szczegółowo zasady opodatkowania i oskładkowania takich świadczeń.

Natomiast co do dodatkowych świadczeń finansowanych ze środków obrotowych, to należałoby wymienić niektóre z nich, jedynie jako przykładowe.

Pakiety medyczne

Przykłady katalog dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników:
Samochód służbowy
Telefon służbowy
Służbowy komputer
Ubezpieczenia grupowe na życie
Spotkania integracyjne
Posiłki – bony żywieniowe
Karnety sportowe
Kursy,szkolenia, nauka języków obcych
Upominki, prezenty okolicznościowe

Zanim przejdziemy do omówienia zwolnienia dodatkowych świadczeń z ZUS czy z opodatkowania zdefiniujemy pojęcie nieodpłatnych świadczeń.

Czym jest nieodpłatne świadczenie?

Z uwagi na to, że dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników mogą być w całości lub w części sfinansowane przez pracodawcę punktem wyjścia będzie ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie “świadczenie nieodpłatne”. Pojawia się ono w ustawie o podatku dochodowym, jednak nie zostało zdefiniowane. Podjął się tego Trybunał Konstytucyjny w wyroku K 7/13 z dnia 08.07.2014 r. i pomimo upływu czasu w dalszym ciągu zachował swoją aktualność.

W ocenie Trybunału Konstytucyjnego (TK) z nieodpłatnym świadczeniem mamy do czynienia wówczas, gdy spełnione są 3 warunki:
Po pierwsze świadczenie zostało przyjęte przez pracownika dobrowolnie
Po drugie spełnienie świadczenia leży w interesie pracownika, a nie pracodawcy, stanowi korzyść dla pracownika, który uzyskuje przysporzenie majątkowe lub unika wydatku
Po trzecie otrzymane świadczenie jest mierzalne, można określić jego wartość w odniesieniu do konkretnego pracownika
Jeżeli te 3 warunki zostaną spełnione to oznacza, że mamy do czynienia ze świadczeniem nieodpłatnym, które stanowi przychód dla pracownika, który należy opodatkować
TK podkreślił również, że z uwagi na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców – nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie PIT wszystkich nieodpłatnych świadczeń

Zobaczmy jaki stosunek do opodatkowania mają organy podatkowe na przykładzie niektórych interpretacji podatkowych.

Dodatkowe świadczenie na rzecz pracowników – składki ZUS i opodatkowanie

Z uwagi na to, że nie zawsze przepisy odnoszą się do każdej sytuacji, jaka może wystąpić w związku z finansowaniem przez pracodawcę dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników zrobimy krótki przegląd niektórych z interpretacji podatkowych.

Dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników
Opodatkowanie	Składki ZUS
Sala zabaw dla dzieci
Interpretacja z dnia 22.05.2020 r. 0112-KDIL2-1.4011.389.2020.1.KF W interpretacji poruszono temat utworzenia sali zabaw dla dzieci, z której będą korzystały dzieci pracowników. Zadano pytanie czy u pracowników, którzy będą korzystali z tej inicjatywy w pewnych okresach, powstanie przychód do opodatkowania. W ocenie przedsiębiorcy przychód nie powstanie, ponieważ nie będzie spełniał definicji nieodpłatnego świadczenia. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się z tym stanowiskiem wskazując, że w tym przypadku nie będzie obowiązku pobrania zaliczek na podatek PIT	W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne znajdzie się przychód ze stosunku pracy. Jeżeli ustalimy, że dodatkowe świadczenie przychodu nie stanowi, to nie będą od niego należne składki ZUS
Szczepienie przeciwko grypiem, polisa na życie, masaż, fizjoterapia
Interpretacja z dnia 10.03.2021 r. 0113-KDIPT2-2.4011.1021.2020.2.AKU W tej interpretacji zadano pytanie, czy szczepienia przeciwko grypie, polisa na życie, masaż oraz fizjoterapia, stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Dyrektor KIS uznał, że świadczenia w postaci szczepień przeciwko grypie, masaży i fizjoterapii, nie będą stanowiły dla pracowników przychodu. Natomiast wykupienie polisy na życie będzie stanowić dla pracowników przychód, od którego należy naliczyć i pobrać zaliczki na podatek PIT	Jeżeli nie stanowi przychodu ze stosunku pracy nie będzie w podstawie do naliczania składek ZUS. Zakup polisy na życie stanowi przychód pracownika a więc będą od niej naliczone składki ZUS
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej
Interpretacja z dnia 23.06.2022 r. 0115-KDIT2.4011.183.2022.1.RS Pytanie dotyczy ekwiwalentu za pranie, naprawę i konserwację odzieży roboczej własnej lub przydzielonej przez pracodawcę. Taki ekwiwalent stanowi przychód dla pracownika, który korzysta ze zwolnienia od podatku PIT, ponieważ jest to świadczenie przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy	Ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej, o ile wynika to z przepisów BHP korzystają ze zwolnienia z obowiązku opłacania składek ZUS. Mowa jest o tym w Rozporządzeniu w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie i rentowe. Jednak należy wiedzieć, że ZUS kwestionuje wypłaty ryczałtu w stałej miesięcznej wysokości za pranie odzieży roboczej. W takim przypadku ZUS uznaje, że podlegają pod składki ubezpieczenia społeczne. Przykładowa interpretacja z dnia 14.07.2022 r. numer: DI/200000/43/698/2022. ZUS stoi na stanowisku, że tylko wypłata ekwiwalentu w wysokości faktycznie poniesionych kosztów może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS
Posiłki, bony żywieniowe
Oferowanie pracownikom posiłków stało się bardzo popularne w ostatnim czasie. Na temat rozliczania dofinansowania do posiłków pisaliśmy w podlinkowanej publikacji, znajdzie się w podstawie do naliczania zaliczki w PIT	Wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł nie znajdzie się w podstawie do naliczania składek ZUS

Interpretacja z dnia 21.07.2023 r. 0114-KDWP.4011.59.2023.1.IG Sprawa dotyczy przekazywania pracownikom voucherów i świadczeń rzeczowych w zamian za pracę w biurze, a nie w ramach pracy zdalnej. Tego typu dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników będą stanowiły przychód ze stosunku pracy, który jest opodatkowany w PIT	Przychód z tytułu otrzymanych voucherów i świadczeń rzeczowych znajdzie się w podstawie do składek ZUS
Upominki dla pracowników z okazji ważnych uroczystości
Interpretacja z dnia 22.12.2022 r. 0113-KDIPT2-3.4011.796.2022.1.GG W świetle tego rozstrzygnięcia obdarowanie pracowników upominkami rzeczowymi, z ważnych okazji w ich życiu m.in. urodzin, nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy i nie ma obowiązki poboru podatku PIT	Świadczenia rzeczowe, które nie stanowią przychodu nie będą oskładkowane
Świadczenia pieniężne z tytułu istotnych w życiu uroczystości, takich jak m.in. ślub czy urodziny dziecka
Interpretacja z dnia 14.01.2022 r. 0113-KDIPT2-3.4011.952.2021.1.SJ Tego typu świadczenia w ocenie Dyrektora KIS nie znajdą się w przychodach do opodatkowania, ale będą podlegać pod podatek od spadków i darowizn	Świadczenia pieniężne, które nie stanowią przychodu podatkowego nie znajdą się w podstawie do naliczania składek ZUS

Dodatkowe świadczenia dla pracownika – podsumowanie

W publikacji omówiony został przykładowy katalog dodatkowych świadczeń dla pracowników pod kątem ich opodatkowania i oskładkowania. W większości przypadków powołaliśmy się na interpretacje podatkowe, które pamiętajmy są wydawane w indywidualnych sprawach. Zagadnienia rozstrzygane na gruncie nieodpłatnych świadczeń są delikatnej natury i nigdy do końca nie wiadomo, jakie stanowisko będą prezentowały organy podatkowe. Co do zasady jeśli dodatkowe świadczenie nie spełnia kryterium nieodpłatnego świadczenia, to nie znajdzie się w podstawie do opodatkowania i oskładkowania. Jednak właściwa ocena i kwalifikacja nie jest prosta, stąd wiele wątpliwości powstaje wokół tego tematu. Na podstawie zaprezentowanych interpretacji podatkowych widać, że stanowisko organów podatkowych liberalizuje się. Jednak warto pamiętać, że jeśli nawet dodatkowe świadczenie nie będzie opodatkowane w PIT, to należałoby zbadać, czy przypadkiem nie kwalifikuje się pod podatek od spadków i darowizn. Nie znajdziemy odpowiedzi na wszystkie nurtujące pytania, jednak wiele cennych wskazówek pojawiło się w artykule i mamy nadzieję, że będą pomocne dla przedsiębiorców.