Kiedy można odliczyć VAT z biletu PKP?

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego kojarzy się z obowiązkiem posiadania faktury i tak najczęściej jest. Jednak przepisy zawierają pewien katalog wyjątków od tej generalnej zasady. Dzisiaj zajmiemy się tematem odliczenia VAT podatku VAT od biletu PKP.

Kiedy bilet jest traktowany jak faktura?

Przedsiębiorca nie może dowolnie dokonywać rozliczeń w prowadzonej działalności. Nie każdy dokument potwierdzający poniesienie wydatku w świetle przepisów będzie mógł być ujęty po stronie kosztów podatkowych. Jednym z takich dokumentów jest bilet, który otrzymujemy w związku z przejazdami, najczęściej w podróży służbowej. Może to być przykładowo bilet za przejazd autostradą płatną, bilet PKP, autokarowy, za podróż statkiem czy samolotem. Taki dokument nie zawiera wszystkich danych, do których jesteśmy przyzwyczajeni otrzymując fakturę. Żeby rozwiać wątpliwości przedsiębiorców zostało wydane Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur, z którego dowiemy się kiedy bilet jest traktowany jak faktura, o ile zawiera następujące elementy:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę usługodawcy,
• numer NIP usługodawcy,
• rodzaj usługi,
• kwotę podatku VAT,
• kwotę należności ogółem.

Jak widzimy na bilecie nie znajdziemy danych usługobiorcy, które zidentyfikowałyby nabywcę usługi. Jednak nie jest to przeszkodą, żeby odliczyć podatek VAT naliczony z takiego dokumentu.

Kiedy można odliczyć VAT od biletu PKP?

Wiemy już kiedy bilet jest fakturą, a to oznacza, że każdy bilet PKP bez względu na odległości przejazdu, będzie mógł być uznany za fakturę, o ile posiada te dane, które zostały wymienione powyżej. Kupując bilet w kasie lub u konduktora otrzymamy dokument, który spełnia wymogi Rozporządzenia. Ponadto jest wystawiony przez usługodawcę/przewoźnika, a to jest jest jeden z kluczowych warunków uznania biletu za fakturę. Co jednak kiedy bilet nabywamy różnymi kanałami sprzedażowymi takimi jak:

• serwis internetowy,
• aplikacja mobilna,
• biletomat.

W takich przypadkach pomimo, że bilet będzie zawierał wszystkie elementy, żeby uznać go za fakturę, to nią nie będzie, ponieważ nie został wystawiony przez przedsiębiorcę uprawnionego do świadczenia usługi, w przypadku biletu PKP przewoźnika. W takich przypadkach należy czujnie śledzić pojawiające się w trakcie zakupu komunikaty. W przypadku zakupu przez Internet czy z aplikacji należy zaznaczać opcję z wystawieniem faktury. W obydwu przypadkach będzie możliwe wystawienia i przesłania faktury na wskazany przez nas adres mailowy. Natomiast przy zakupie z biletomatu otrzymamy wskazówki, w jaki sposób otrzymać fakturę. W tym celu trzeba będzie podjąć dodatkowe kroki, a instrukcje w jaki sposób to zrobić często są zamieszczane na automatach biletowych. W takim przypadku zdobędziemy fakturę udając się do wskazanego punktu lub będzie wskazana opcja z przesłaniem faktury na adres mailowy.

Kiedy odliczymy podatek VAT naliczony od zakupu widoczne jest na poniższym zestawieniu:

Księgowanie biletu PKP

Jeżeli już posiadamy dokument, który spełnia wymogi faktury lub jest fakturą, to można dokonać księgowania. W przypadku czynnego podatnika VAT w kwocie netto w PIT i w rejestrze VAT zakupów wykażemy podatek VAT naliczony. Podatnik VAT zwolniony, który prowadzi PKPiR zaksięguje bilet lub fakturę w kwocie brutto w podatku PIT. W przypadku przedsiębiorcy, który jest na ryczałcie i nie jest vatowcem bilet PKP nie zostanie nigdzie zaksięgowany.

Podsumowanie

Możliwość odliczenia podatku VAT od biletu PKP zależy od spełnienia wymogów Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Jeżeli bilet kupimy u konduktora lub w kasie, to nie będzie problemów z uznaniem go za fakturę. W takich przypadkach bilet jest wystawiany przez usługodawcę/przewoźnika, a to jest jeden z warunków opisanych w przepisie. Zakup przez Internet, aplikację czy biletomat wymaga posiadania faktury, co najczęściej nie jest problematyczne, pod warunkiem, że nie zapomnimy o tym podczas wystawiania biletu. Szczególnie zakup przez Internet wymaga zaznaczenia opcji z fakturą, ponieważ po zakończeniu transakcji może być problem z uzyskaniem faktury. Jeżeli już ustalimy, że nasz bilet PKP jest traktowany jak faktura, to możemy go zaksięgować w VAT i odliczyć VAT naliczony od zakupów. W przeciwnym wypadku podatek VAT odliczymy na podstawie faktury, która zostanie wystawiona po podjęciu stosownych działań przez przedsiębiorcę. O jakie działania chodzi zostało opisane w publikacji.