Kiedy nabywca ma prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej w trybie samofakturowania

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, mają obowiązek wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług. Nabywca, czynny podatnik VAT, ma przywilej odliczenia podatku VAT naliczonego po spełnieniu warunków ustawowych. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie kiedy nabywca ma prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej w trybie samofakturowania.

Samofakturowanie na czym polega?

Jesteśmy przyzwyczajeni, że faktura sprzedaży jest wystawiana przez dostawcę towaru czy usługi. Jednak ustawa o podatku VAT wprowadza również zasady szczególne w obszarze wystawiania faktur. Jedną z nich jest wystawienie faktury przez nabywcę towaru czy usługi i wówczas mówi się o samofakturowaniu.

Numeracja faktur w przypadku samofakturowania

Skoro faktura jest wystawiana przez nabywcę, to powstaje pytanie jak powinna wyglądać numeracja faktur? Bardzo często słyszy się o zachowaniu ciągłości numeracji faktur, co w tym przypadku z oczywistych względów jest niemożliwe. Skoro to nabywca wystawia fakturę, to numer na fakturze będzie nadawany przez niego. Jeśli kolejność wystawiania faktur przez nabywcę będzie zachowana, to takie działanie należy uznać za prawidłowe.

Potwierdza to również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 27.10.2016 r. sygn. 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO. W piśmie czytamy m.in., że faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. W procesie samofakturowania nabywca jest odpowiedzialny za prawidłowość wystawienia faktury, ponieważ działa w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Dlatego też element faktury w postaci kolejnego numeru powinien być określany przez wystawcę tego dokumentu. Nabywca stosuje swoją numerację faktur.

Kiedy nabywca ma prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej w trybie samofakturowania?

Naturalnym następstwem wystawienia faktury sprzedaży jest obowiązek wykazania podatku VAT należnego od sprzedaży i prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Ustawa o podatku VAT nie wprowadziła jakiś szczególnych przepisów, które wskazywałyby wprost kiedy nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Z uwagi na brak przejrzystych przepisów, które regulowałyby tę kwestię, przedsiębiorcy zaczęli występować z wnioskami o wydanie interpretacji podatkowych. W jednej z nich sygn. 0112-KDIL3.4012.59.2021.2.LS z dnia 08.09.2021 r. wnioskodawca napisał, że zatwierdzanie wystawionych faktur przez dostawcę będzie odbywać się na dwa sposoby poprzez:

1. Akceptację aktywną – w drodze pisemnego/ mailowego zatwierdzenia.
2. Akceptację pasywną (milczącą) – nieprzekazanie przez dostawcę żadnych zastrzeżeń w stosunku do przesłanej drogą elektroniczną faktury, wystawionej w systemie samofakturowania, w terminie określonym w umowie, będzie równoznaczne z zatwierdzeniem/akceptacją danej faktury przez dostawcę.

Przedsiębiorca stanął na stanowisku, że będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego zarówno poprzez akceptację pasywną, jak i aktywną. Jednak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pierwszej wersji się z nim nie zgodził z takim podejściem. W uzasadnieniu napisał m.in., że nabywcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych w ramach procedury samofakturowania zarówno w drodze aktywnej, jak i milczącej akceptacji w rozliczeniu za okres, w którym nastąpi wystawienie faktury w imieniu i na rzecz dostawcy, o ile przed upływem tego okresu powstał już obowiązek podatkowy w VAT po stronie dostawcy oraz pod warunkiem zaakceptowania faktury przez dostawcę nie później niż do upływu terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Przedsiębiorca nie zgodził się z tym stanowiskiem i złożył skargę do sądu WSA, w wyniku czego została wydana interpretacja zmieniająca z dnia 16.11.2021 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.59.2021.4.LS.

Dyrektor KIS zmienił swoje stanowisko i napisał, że przedsiębiorcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych w ramach procedury samofakturowania zarówno w drodze aktywnej, jak i milczącej akceptacji w rozliczeniu za okres, w którym nastąpi wystawienie faktury w imieniu i na rzecz dostawcy. Warunkiem jest, żeby przed upływem tego okresu powstał obowiązek podatkowy po stronie dostawcy w stosunku do nabywanych towarów/usług oraz pod warunkiem zaakceptowania tej faktury przez dostawcę nie później niż do upływu terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy.

W świetle tych rozstrzygnięć zobaczmy, jak prawidłowo powinien postąpić przedsiębiorca na konkretnych przykładach.

Przykład 1

Pani Magdalena podpisała umowę z dostawcą towarów na wystawianie faktur w trybie samofakturowania. W umowie przyjęto, że akceptacja faktury przez sprzedawcę odbędzie się drogą mailową, najpóźniej w terminie 5 dni od przesłania faktury. Faktura została wystawiona 30 lipca i wtedy też powstał obowiązek podatkowy. Pani Magdalena przesłała fakturę 5 sierpnia, termin na uwagi mija 10 sierpnia. W terminie złożenia JPK_V7 za lipiec minęło 5 dni i potwierdzenie jeszcze nie dotarło. To oznacza, że pani Magda nie odliczy podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za ten okres, tylko dopiero w następnym okresie rozliczeniowym, pod warunkiem że otrzyma potwierdzenie drogą mailową.

Przykład 2

Pan Jacek wystawia faktury w trybie samofakturowania i uzgodnił z dostawcą, że akceptacja wystawionej faktury jest milcząca (pasywna), a ewentualny okres na uwagi do wystawionej faktury wynosi 5 dni od jej przesłania. Obowiązek podatkowy powstał 30 lipca i tego dnia została wystawiona faktura, natomiast przesłano ją sprzedawcy 5 sierpnia. W tym przypadku w terminie złożenia JPK_V7 za lipiec upłynęło już umowne 5 dni a sprzedawca nie wniósł sprzeciwu do wystawionej faktury. Oznacza to, że pan Jacek ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres wystawienia faktury, ponieważ zostały spełnione wszystkie warunki.

Podsumowanie

Jednym z nietypowych rozwiązań, jakie wynikają z ustawy o podatku VAT jest wystawianie faktur przez nabywcę, a nie przez sprzedawcę, mówimy wówczas o samofakturowaniu. W przepisach nie ma zbyt wiele informacji na ten temat. Dla przedsiębiorców szczególnie ważny jest moment, w którym przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, a co do samofakturowania nie ma szczególnych regulacji. Mowa jest tylko o procedurze zatwierdzania faktur przez dostawcę, która powinna być zapisana w umowie pomiędzy stronami. W publikacji pokazaliśmy, że taka akceptacja może mieć postać aktywną, czyli pisemną lub pasywną, czyli dorozumianą. Jedna i druga opcja jest prawidłowa, o ile w rozliczeniu za okres wystawienia faktury powstał obowiązek podatkowy u dostawcy i zaakceptował on wystawione faktury przed terminem przesłania JPK_V7 zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie.

Stan prawny na dzień: 14.08.2024 r.