Kilometrówka 2023 – wyższa stawka za kilometr od połowy stycznia

Chyba nikt nie wyobraża sobie funkcjonowania firmy bez samochodu. Bardzo często jest tak, że przedsiębiorcy potrzebują taboru samochodowego, jednak taki zakup mógłby być dla niech nierentowny. W takich przypadkach najczęściej podpisują umowy z pracownikami o wyrażenie zgody na używanie ich samochodu prywatnego do celów służbowych. Oczywiście nie odbywa się to nieodpłatnie. W dzisiejszej publikacji przypomnimy o tym, że wprowadzone zostały wyższe stawki kilometrówki od połowy stycznia 2023 roku.

Zwrot kosztów dla pracownika w tytułu użytkowania samochodu prywatnego

Żadne przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku wykorzystywania samochodu prywatnego w działalności gospodarczej swojego pracodawcy. Nie ma też regulacji, że pracodawca ma obowiązek dokonywania zwrotu poniesionych wydatków pracownikowi, jeśli swój samochód wykorzystywałby w ten sposób, jednak przepisy tego nie zabraniają. W interesie obu stron leży, żeby doszło do porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą i najczęściej ma ono formę umowy cywilnoprawnej. Z tego dokumentu powinno jasno wynikać, w jaki sposób będą dokonywane rozliczenia i w jakich okresach. Jak już umowa zostanie podpisana przedsiębiorca musi wiedzieć, że zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych do celów służbowych dokonuje się w oparciu o przepisy rozporządzenia, które co jakiś czas jest zmieniane. O aktualnie obowiązujących stawkach kilometrówki napiszemy poniżej.

Stawki kilometrówki od 17 stycznia 2023 roku

Ostatnia zmiana Rozporządzenia Ministra Infrastruktury została opublikowana w Dzienniku Ustaw z dnia 2 stycznia 2023 r. i zacznie obowiązywać po 14 dniach od ogłoszenia. Zmiana stawek za 1 km przebiegu pojazdu została wymuszona przez znaczny wzrost inflacji w ostatnim okresie.

W Rozporządzeniu zmieniającym została zamieszczona informacja, że w przypadku gdy oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych stosuje się stawki określone w niniejszym rozporządzeniu.

Zasada rozliczania przedsiębiorców wykorzystujących samochód prywatny w prowadzonej działalności gospodarczej nie zmieniła się, w dalszym ciągu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 20% poniesionych wydatków. Nie ma to również nic wspólnego z rozliczaniem 100% poniesionych wydatków w związku z wykorzystywaniem pojazdu tylko w działalności gospodarczej. Zobaczmy jak będzie wyglądało rozliczenie kilometrówki przy zmianie przepisów na przykładzie.

Przykład 1

Pracownik był w podróży służbowej od 14.01-19.01.2023 r. samochodem prywatnym o pojemności skokowej powyżej 900 cm3, za zgodą pracodawcy. Z uwagi na zmianę limitów kilometrówki w trakcie miesiąca, która to zaczęła obowiązywać od 17.01.2023 r. rozliczenie będzie dokonane w oparciu o stare i nowe limity.

• wyjazd 14.01.2023 r. – podróż do miejsca docelowego wyniosła 500 km,
• przyjazd 19.01.2023 r. – podróż powrotna wyniosła również 500 km.

Pracownik za przejazd prywatnym samochodem w delegacji służbowej otrzyma zwrot kosztów w wysokości 992,90 zł.

Przykład 2

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 15.01-18.01.2023 r. Pracodawca pozwolił, żeby skorzystał z samochodu prywatnego, którego pojemność przekracza 900 cm3. Oświadczenie pracownika o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zostało złożone 13.01.2023 r., ale rozpatrzone dopiero po powrocie pracownika 19.01.2023 r. W takim przypadku do rozliczenia stosuje się już nowe stawki kilometrówki, tak bowiem wynika ze zmienionego rozporządzenia. Pracownik w jedną i w drugą stronę przejechał 1.200 km, w takim przypadku rozliczenie kilometrówki będzie następujące:

• 1.200 km x 1,15 zł = 1.380 zł

Pracownik za przejazd w delegacji służbowej prywatnym samochodem otrzyma zwrot poniesionych wydatków w kwocie 1.380 zł.

Kilometrówka 2023 – podsumowanie

Poprzednio obowiązujące stawki kilometrówki nie były zmieniane od 15 lat, wielokrotnie ten temat był podnoszony przez zainteresowane strony. Podkreślano, że stawki nie są adekwatne do wysokości ponoszonych wydatków w związku z użytkowaniem pojazdów. W ostatnich latach znacząco wzrosły zarówno ceny paliw, jak i pozostałych wydatków eksploatacyjnych. Według limitów, o których napisaliśmy w dzisiejszej publikacji rozliczane są zarówno jazdy lokalne pracowników jak i te, które odbywają się w ramach jazd zamiejscowych (podróże służbowe). Pracodawcy, którzy dokonują takich rozliczeń powinni jak najszybciej poznać nowe stawki kilometrówki.