Kontrola legalności zatrudnienia z PIP – jak wygląda?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może zostać przeprowadzona bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy. Sprawdź, jak wygląda taka kontrola, jakie prawa przysługują inspektorom i jakie są konsekwencje nieprzestrzegania przepisów prawa pracy.

Zadania państwowej inspekcji pracy

Zadaniem PIP jest nadzór i kontrola przestrzegania prawa pracy, przede wszystkim w zakresie legalności zatrudnienia oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Kontroli PIP podlegają wszyscy pracodawcy, a także przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, na rzecz których świadczona jest praca przez osoby fizyczne zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło oraz wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą. Kontrolę przeprowadza się najczęściej w siedzibie podmiotu kontrolowanego i podległych mu jednostkach, a także w miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, choć niektóre czynności kontrolne mogą być przeprowadzone także w siedzibach jednostek PIP.

Co kontroluje PIP?

Do zadań PIP należy kontrolowanie zakładów pracy i nadzorowanie przestrzegania prawa pracy, między innymi:

• przestrzegania obowiązku potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków,
• zgłoszenia osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego,
• przestrzegania przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Najczęstszą przyczyną kontroli Państwowej Inspekcji Pracy są skargi pracowników. Skargi dotyczą zazwyczaj braku umów, niezgłaszania pracowników do ZUS, nieterminowego wypłacania wynagrodzeń czy niezgodnego z przepisami rozwiązania umów o pracę.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że od 1 września 2016 r. każdy pracownik przed podjęciem pracy musi mieć umowę o pracę zawartą na piśmie albo potwierdzone w formie pisemnej warunki umowy, jeżeli nie została ona zawarta na piśmie. Niedopełnienie tego obowiązku jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Kontrola Inspekcji Pracy – przebieg kontroli legalności zatrudnienia

Kontrola Inspekcji Pracy może zostać przeprowadzona bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy. PIP uprzedza o planowanej wizycie tylko wtedy, gdy ma pewność, że nie wpłynie to na rezultat kontroli.

Kontrolę przeprowadzają inspektorzy pracy, a dokumentem uprawniającym do jej podjęcia jest legitymacja służbowa oraz upoważnienie. W szczególnych przypadkach kontrola może być podjęta bez upoważnienia, jedynie po okazaniu legitymacji służbowej (w takiej sytuacji PIP ma jednak obowiązek dostarczenia upoważnienia w terminie do 7 dni od dnia podjęcia kontroli).

Inspektorzy zaczynają zazwyczaj od ustalenia liczby, tożsamości i charakteru pobytu osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie kontrolowanej firmy (np. wylegitymowania osób zastanych w firmie, zażądania wypełnienia oświadczenia, czy dana osoba jest pracownikiem czy np. klientem, przesłuchania pracowników na okoliczność ustalenia kwoty rzeczywiście otrzymywanego wynagrodzenia). Inspektorzy sprawdzają akta osobowe i wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy (a więc np. zawarte umowy, listy plac, listy obecności, dokumenty zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego), mogą też ocenić, czy umowy cywilnoprawne są zawierane zgodnie z prawem, czy może zaistniał przypadek zawierania ich zamiast umów o pracę.

Podczas kontroli inspektorzy pracy mają prawo rejestrować przebieg kontroli przy pomocy środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku oraz wykonywać (lub zażądać od pracodawcy wykonania) niezbędnych dla celów kontroli odpisów, zestawień lub wyciągów z dokumentów oraz obliczeń i zestawień sporządzanych na podstawie tych dokumentów.

Kontrolę inspektorzy kończą sporządzeniem notatki urzędowej lub, jeśli stwierdzono uchybienia, sporządzeniem protokołu kontrolnego. Przedsiębiorca ma prawo zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole – należy to zrobić na piśmie, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Naruszenie przepisów – jakie mogą być konsekwencje?

Po skończonej kontroli, inspektorzy mogą nałożyć mandat karny lub skierować wniosek o ukaranie do sądu, nawet jeśli pracodawca odmówi podpisania protokołu. Jeśli w toku kontroli inspektorzy stwierdzą, że w zakładzie zatrudnia się osoby „na czarno”, to zawiadamiają o tym urząd kontroli skarbowej i ZUS.

Zgodnie z przepisami, za wykroczenie przeciwko prawom pracownika inspektor pracy może ukarać pracodawcę mandatem w wysokości od 1.000 zł do 2.000 zł – lub do 5.000 zł, jeśli pracodawca popełnia to samo wykroczenie w ciągu 2 lat od ostatniego ukarania. Jeśli pracodawca odmówi przyjęcia mandatu, inspektor kieruje sprawę do sądu. A sąd, w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika, może nałożyć karę grzywny od 1.000 zł do nawet 30.000 zł.

Przedsiębiorca, który w wyniku kontroli otrzyma decyzję inspektora pracy, ma obowiązek informowania Państwowej Inspekcji Pracy o jej realizacji z upływem terminów określonych w decyzji.