Korygowanie nazwy kontrahenta na fakturze a JPK_VAT

Błędne dane kontrahenta na fakturze sprzedaży nie należą do rzadkości. Pomyłki zdarzają się z przyczyn leżących po obydwu stronach transakcji. W tym przypadku nie ma znaczenia kto popełnił błąd, ale jak prawidłowo ten błąd poprawić. Przy tej okazji należy wspomnieć, że postrzeganie przez organy podatkowe korygowania nazwy kontrahenta zmieniło się od momentu obowiązywania JPK_VAT przy niezmienionych przepisach ustawy o VAT.

Korygowanie faktur a ustawa o VAT

W ustawie o VAT wskazano przepisy, które jasno określają kiedy wystarczy wystawić notę korygującą a w jakich sytuacjach niezbędne jest wystawienie faktury korygującej. Korygowania faktur można dokonać z 2 powodów:

1. Z powodu błędów rachunkowych.
2. Z powodu błędów formalnych.

Błędy formalne dotyczą natomiast sytuacji, w których m.in. nastąpi pomyłka w nazwie i adresie kontrahenta, numerze NIP, dacie i numerze faktury. Wówczas przepisy ustawy pozwalają na wystawienie noty korygującej. Co do zasady od momentu obowiązywania JPK_VAT, jeżeli dane firmy są niezgodne w całości wówczas obecnie wymagane jest wystawienie faktury korygującej dane formalne. W niniejszej publikacji zajmiemy się rozważaniami w jaki sposób korygować błędy natury formalnej.

Korygowanie nazwy kontrahenta na fakturze

Kiedy jeszcze nie obowiązywał JPK_VAT korygowanie błędów natury formalnej, łącznie z numerem NIP, odbywało się na podstawie noty korygującej zgodnie z przepisami o VAT. Jak już wspomniano przepisy w tym zakresie się nie zmieniły, ale stanowisko organów skarbowych już tak. W jaki sposób w takim razie powinna być dokonywana korekta nazwy kontrahenta? Otóż w zależności od sytuacji w jakiej powstał błąd formalny można tego dokonać w następujący sposób:

Błędnie wskazane wszystkie dane nabywcy na fakturze. Tak wystawiona faktura trafia wraz z towarem/usługą do nabywcy, który faktycznie kupił towar lub usługę.

W takiej sytuacji sprzedawca wystawia fakturę korygującą na dane formalne. Dokonuje tego albo na podstawie noty przesłanej przez nabywcę, albo bez noty z własnej inicjatywy. W obu przypadkach wystawiana jest korekta faktury w zakresie danych formalnych. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych wskazują, że “wyzerowanie” faktury pierwotnej i ponowne wystawienie faktury z właściwymi danymi odbiorcy jest nieprawidłowe. Przedsiębiorca “… nie powinien wystawić faktury korygującej „do zera”, a jedynie fakturę korektę z właściwą nazwą kontrahenta.” – tak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w m.in. interpretacji indywidualnej z dnia 15.03.2018 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO. Wynika to z faktu, że transakcja handlowa doszła do skutku, obowiązek podatkowy powstał w momencie wystawienia faktury pierwotnie wystawionej, nie było faktyczne zwrotu towaru, więc nie można tworzyć fikcyjnych transakcji.

Błędnie wskazane wszystkie dane nabywcy na fakturze, dokument trafia do osoby wskazanej na fakturze, która nie jest stroną transakcji a wysyłka towaru do właściwego nabywcy.

W takiej sytuacji do takiej faktury powinna być wystawiona korekta faktury “do zera”, ponieważ dane na fakturze nie są zgodne z przebiegiem transakcji gospodarczej.

Korygowanie błędów formalnych a JPK_VAT

Rodzi się pytanie czy w takich sytuacjach powinna być dokonywana korekta JPK_VAT? Otóż Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej opublikowało pytania na niektóre problematyczne zagadnienia związane z korektą JPK_VAT. Oto wybrane z nich.

Pytanie 1: Dostawca wystawił fakturę z błędną nazwą odbiorcy. Czy powinien wykazać taką fakturę w JPK_VAT? Jak powinien postąpić kupujący, w sytuacji gdy ustali, że sprzedawca popełnił błąd i na fakturze wpisał błędną nazwę nabywcy. Czy nabywca może wykazać taką fakturę w swoim JPK_VAT?

W odpowiedzi na to pytanie można przeczytać, że jeżeli błąd występuje jedynie w nazwie kontrahenta (NIP oraz adres są prawidłowe) nabywca powinien wystawić notę korygującą nieprawidłową nazwę i przekazać ją do akceptacji odbiorcy, chyba że otrzyma fakturę korygującą. W sytuacji gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu informacji JPK_VAT, a w przesłanym JPK_VAT sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej – należy złożyć korektę JPK_VAT. W poprawnie sporządzonej korekcie JPK_VAT, poza błędnie wykazaną fakturą, należy wykazać storno tej błędnej faktury z kwotami na „-„ podając numery faktury pierwotnej (błędnej) oraz wprowadzić kolejny zapis z prawidłowymi danymi nabywcy z numerem faktury pierwotnej. Zapisy powyższe można byłoby zastąpić jednym poprawnym zapisem jedynie w sytuacji, gdy wystawienie faktury pierwotnej i korygującej miałoby miejsce, jeszcze przed przesłaniem JPK_VAT za dany okres. W sytuacji, gdy opisywana zmiana dotycząca danych nabywcy nastąpiła już po złożeniu JPK_VAT, należy postąpić tak jak opisano powyżej. Dalej w tej odpowiedzi można przeczytać, że “Powyższe wskazania w zakresie sposobu dokonywania zapisów korygujących w JPK_VAT (stornujących) – mają formę zaleceń. Szczególne zasady ujmowania korekt faktur mogą być dokonywane odmiennie w zależności od możliwości technicznych oprogramowania wykorzystywanego przez podatnika do prowadzenia ewidencji VAT. Odmienne zasady ewidencji stosowane przez podatnika, wymuszone np. posiadanym programem mogą wiązać się koniecznością wyjaśnienia niezgodności w rozliczeniu VAT, zidentyfikowanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej, na podstawie przesłanych informacji JPK_VAT.”

Pytanie 2: Czy należy złożyć korektę JPK_VAT, jeśli nie było zmiany w wartościach tylko np. danych nabywcy (innych niż NIP)?

W odpowiedzi MF pisze: “W przypadku błędu w danych nabywcy (NIP) – należy złożyć korektę, w przypadku błędu w adresie nabywcy nie ma konieczności złożenia korekty.”

Pytanie 3: W jakich sytuacjach podatnik ma obowiązek przesłania korekty JPK_VAT?

W odpowiedzi MF pisze: “Korektę JPK_VAT należy złożyć między innymi w przypadku zmiany pozycji dotyczących: podatku należnego, podatku naliczonego, błędów dotyczących dat, w przypadku zmiany danych kontrahenta uniemożliwiających jego identyfikację. Korekta powinna polegać na złożeniu nowego, kompletnego i zawierającego prawidłowe dane pliku JPK_VAT (błędem będzie złożenie pliku JPK_VAT zawierającego jedynie dane korygowane).”

Odpowiedzi na pytania są nieostre i ze sobą sprzeczne. MF nie wyjaśniło co to są “dane kontrahenta uniemożliwiające jego identyfikację”? Dodatkowo zbliżający się okres składania nowego pliku JPK_VDEK (JPK_V7M i JPK_V7K) od 1 października 2020 r. po wejściu, którego mają być nakładane kary za błędy w JPK_VAT budzi określony niepokój wśród przedsiębiorców jak również księgowych. Pozostaje mieć nadzieję, że pojawią się wyjaśnienia, które w sposób jednoznaczny odniosą się do tej problematyki. Jeżeli w firmie takie sytuacje występują często wskazany byłby kontakt z urzędem skarbowym lub wystąpienie o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.