KSeF 2026 – od kiedy będzie obowiązkowy? Najważniejsze terminy

Na temat wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej mówi się od dłuższego czasu, jednak z różnych przyczyn termin wdrożenia KSeF był już kilkakrotnie przesuwany. W dzisiejszej publikacji napiszemy, jaki jest aktualny stan prawny obowiązkowego wdrożenia KSEF i przybliżymy najważniejsze terminy.

Faktura ustrukturyzowana – definicja

W ustawie o podatku VAT w słowniczku pojęć czytamy, że pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to dokument w formie elektronicznej w formacie XML wystawiony według wzoru, z nadanym numerem KSeF. W broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów można uzyskać wiele szczegółowych informacji na temat faktury wystawionej w KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych i przesyłać do KSeF przez API.

Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF.

Krótka historia wdrażania KSEF

Na etapie wdrażania KSeF przedsiębiorcy mogą dobrowolnie zdecydować się na wystawianie faktur w KSeF. Trzeba jednak mieć na uwadze, że cały czas trwają prace nad udoskonalaniem nowej funkcjonalności. Wprowadzanie KSeF odbywa się etapami.

Przesunięcie w czasie wejścia w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF ma związek z wykrytymi błędami w realizacji projektu. Audyt zewnętrzny, który został przeprowadzony w Ministerstwie Finansów wykazał liczne, krytyczne wady systemu. Jak można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów audyt wskazał przede wszystkim na źle zaprojektowaną architekturę IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania. W oparciu o wyniku audytu podjęta została decyzja o budowaniu architektury systemowej od początku, stąd zmiana terminu na 2026 rok.

KSEF od kiedy obowiązkowy?

Wielu przedsiębiorców czuje się zagubionych w morzu informacji, jakie napływają ze wszystkich stron. Zasadnicze pytanie, jakie ciśnie się na usta, brzmi w takim razie od kiedy będzie obowiązywał KSeF? Czy wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w KSeF?

KSeF o czym się jeszcze dyskutuje?

Na stronie Ministerstwa Finansów zamieszczone zostały proponowane rozwiązania prawne i biznesowe, do których przedsiębiorcy mieli możliwość zgłaszania swoich uwag i wniosków, termin upłynął w listopadzie 2024 r. MF proponuje między innymi.

Wprowadzenie KSeF nakłada na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki poza wystawieniem i przesłaniem faktury do KSeF. Od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązywał przepis mówiący o obowiązku umieszczania numeru KSeF w przelewie, jednak wejdzie on w życie dopiero z dniem 1 sierpnia 2026 r. Również do tego czasu odroczony został termin w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

Przedsiębiorcy będą mogli stosować wystawianie faktur w trybie offline do końca 2026 roku.

Ministerstwo Finansów dopuszcza możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF na zasadzie dobrowolności. Pozostaje pytanie, czy system będzie w stanie obsłużyć większą ilość faktur?

Przedsiębiorcy “wykluczeni cyfrowo” będą mogli w okresie przejściowym do 30 września 2026 roku wystawiać faktury w dotychczasowym formacie, jeśli skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka.

Faktura konsumencka a KSeF

Jeśli chodzi o wystawianie tzw. faktur konsumenckich w KSeF, to na przestrzeni czasu, w którym omawiane są zagadnienia związane z wdrożeniem KSeF zmieniały się założenia co do wystawiania takich faktur. W pierwszej wersji faktury konsumenckie miały być obowiązkowo wystawiane. W pewnym okresie założono, że takie faktury nie będą przesyłane do KSeF. W obecnym stanie prawnym dopuszcza się możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów.

KSeF 2026 – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat wejścia w życie obowiązkowego KSeF, opisane zostały terminy i proponowane rozwiązania, które są konsultowane.

Z ogólnie dostępnych informacji dowiadujemy się, że KSeF będzie wdrożony dwuetapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – największe firmy z obrotem za 2025 rok powyżej 200 mln,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT.

Wiele kwestii związanych z wdrożeniem obowiązkowego KSeF jest jeszcze konsultowanych i nie wiemy, jaki będzie ostateczny kształt przepisów. Ministerstwo Finansów zdaje sobie sprawę, że przedsiębiorcy stoją przed dużym wyzwaniem. Dodatkowo pojawiają się obawy o przepustowość systemu i brak finalnych ustaleń. Czasu do pełnego wdrożenia pozostało niewiele, a brak konkretów nie napawa optymizmem.

Stan prawny na dzień: 13.01.2025 r.