Księga przychodów i rozchodów – jak i kiedy ją zakładać?

Mali podatnicy, rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo, nie muszą od razu prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych. Do przekroczenia ustawowego limitu mogą się oni zdecydować na „lżejszą” wersję ewidencji – podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy dotyczące zasad prowadzenia księgi zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.

Terminy – kiedy powinieneś założyć podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów służy do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skali podatkowej) lub liniowo. W związku z faktem, że okresem rozliczeniowym dla podatku dochodowego jest jeden rok, także KPiR zakładana jest na taki okres – jeden rok kalendarzowy.

Tym samym, przedsiębiorca rozpoczynający działalność w ciągu roku podatkowego powinien założyć KPiR z pierwszym dniem prowadzenia działalności, i prowadzić ją aż do 31 grudnia tego roku. Każdą kolejną księgę należy zakładać wraz z 1 stycznia nowego roku.

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów – wymogi formalne

Księga przychodów i rozchodów rozpoczyna się stroną tytułową. Jej zawartość jest ściśle określona w przepisach – zgodnie z nimi, powinny się tam znaleźć imię i nazwisko podatnika, nazwa firmy i zakres wykonywanej działalności. W załączniku nr 1 do wskazanego wcześniej rozporządzenia można znaleźć adekwatny wzór.

Dalsza część KPiR dotyczy już samych zapisów księgowych. Księga prowadzona jest w formie tabeli, której kolumny zostały także opisane w rozporządzeniu. Kolumn tych jest 16, a każda z nich jest przeznaczona dla innego rodzaju danych.

Kolumny 1-6 to miejsce na formalne informacje:

1. liczba porządkowa,
2. data zdarzenia gospodarczego,
3. numer dowodu księgowego,
4. imię i nazwisko (firma) kontrahenta,
5. adres kontrahenta,
6. opis zdarzenia gospodarczego.

Kolumny 7-9 są przeznaczone na księgowanie różnego rodzaju przychodów, tj.:

7. wartość sprzedanych towarów i usług,
8. pozostałe przychody,
9. razem przychody (suma przychodów z kolumny 7 i 8).

Zatem, do kolumny 7 powinny trafić wszystkie wpływy powstałe w wyniku sprzedaż towarów i usług, które należą do zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, np. sprzedaż artykułów spożywczych w sklepie spożywczym albo usługa szycia spodni u krawca. Pozostałe przychody z kolumny 8 powstają w wyniku pobocznych operacji, wykonywanych w zakresie firmy, ale niemających związku z jej podstawowym profilem – np. sprzedaż firmowego środka trwałego lub odsetki od kapitału zgromadzonego na firmowym koncie.

W kolumnach 10-14 przedsiębiorca powinien wykazać ponoszone w ramach działalności koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku także wydatki dzieli się na kilka różnych rodzajów:

10. zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
11. koszty uboczne zakupu (materiałów i towarów),
12. wynagrodzenie w gotówce i w naturze,
13. pozostałe wydatki,
14. suma wydatków z kolumn 12 i 13 (wydatków niedotyczących zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych).

Następnie jest kolumna 15 – bez nagłówka (pusta) – w tym miejscu podatnik może wprowadzić dodatkowe informacje w zakresie ewidencjonowanej operacji. Jak wskazuje rozporządzenie, można tu np. ująć wydatki, które odnoszą się do następnego roku lub lat podatkowych.

W kolumnie 16 należy ująć koszty działalności badawczo-rozwojowej, ze wskazaniem opisu kosztu i jego wartości.

Ostatnia kolumna 17 jest zatytułowana jako „Uwagi”. W tym miejscu wprowadzane są informacje dotyczące treści wpisanej w kolumnach 2-16.

Każda strona KPiR jest sumowana – u dołu powinny znaleźć się wiersze:

• suma strony,
• przeniesienie z poprzedniej strony,
• razem od początku roku.

W wierszu „Suma strony” sumowane są zapisy dla każdej kolumny od 7 do 16, wprowadzone na danej stronie KPiR. Po zsumowaniu ich wraz z kwotą z poprzedniej strony KPiR uzyskamy wartość, która powinna zostać wpisana do wiersza „Przeniesienie z poprzedniej strony”.

Jak już wskazano wcześniej, okres rozliczeniowy dla podatku dochodowego to jeden rok kalendarzowy. Dlatego, płacąc co miesiąc (lub co kwartał) zaliczkę, bierzemy pod uwagę wszystkie przychody i koszty od początku roku aż do bieżącego miesiąca. Za styczeń wyliczymy zatem zaliczkę na podstawie dochodu styczniowego, w lutym weźmiemy pod uwagę wszystkie zaksięgowane koszty i przychody ze stycznia i lutego, w marcu – ze stycznia, lutego i marca etc. Tym samym niezbędne jest także rzetelne wypełnianie wiersza „Razem od początku roku”.

Zgodnie z przepisami, podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być zbroszurowana oraz mieć ponumerowane strony. Zbroszurowanie oznacza, że strony księgi powinny zostać trwale ze sobą połączone. Co do numeracji, podatnik ma możliwość dokonywania jej w ramach roku albo poszczególnych miesięcy.

Zaczynaj i kończ remanentem

Każdy przedsiębiorca prowadzący KPiR jest zobowiązany do przeprowadzania początkowych i końcowych spisów z natury (remanentów), bez względu na profil swojej działalności. Remanent początkowy przeprowadzany jest na dzień założenia działalności, a następnie na rozpoczęcie każdego nowego roku podatkowego. Remanentem końcowym należy zakończyć każdy rok podatkowy, a także przeprowadzić go na zakończenie działalności gospodarczej.

W związku z powyższym to właśnie remanenty będą stanowiły pierwszą i ostatnią pozycję każdej KPiR. W przepisach nie wskazano dokładnie, w której kolumnie powinien znaleźć się remanent początkowy – widnieje tam jedynie obowiązek jego wpisania. Dlatego też podatnicy wartość remanentu ujmują najczęściej w kolumnie 13 lub 15 KPiR.

Ważne jest, że sam remanent początkowy nie wpłynie na rozliczenie podatkowe (bez względu na to, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty) – dla podatku znaczenie będzie on miał dopiero w momencie przeprowadzenia remanentu końcowego. Wtedy też różnica pomiędzy początkowym a końcowym spisem z natury zwiększy lub zmniejszy wysokość dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania. Zatem jeśli:

• remanent początkowy > remanent końcowy – nastąpi pomniejszenie dochodu,
• remanent początkowy < remanent końcowy – nastąpi zwiększenie dochodu,
• remanent początkowy = remanent końcowy – brak wpływu na dochód.

Warto pamiętać, że wartość spisu z natury kończącego jeden okres rozliczeniowy jest jednocześnie wartością początkowego spisu z natury dla następnego okresu. Dlatego tworząc remanent na 31 grudnia 2023 r., uzyskamy automatycznie wartość remanentu początkowego na 1 stycznia 2024 r.

Numeracja z KPiR ważna też dla dokumentów

Pierwsza kolumna podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczona jest – jak już wcześniej wskazano – na wpisanie liczby porządkowej. Co ważne, numer ten jest istotny nie tylko dla zachowania porządku w KPiR – wykorzystuje się go również w celu uporządkowania dokumentacji firmowej i poprawnego jej archiwizowania.

Dokumenty księgowe w firmie powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie ewentualnej kontroli urzędnik skarbowy miał do nich swobodny dostęp, ale by nie były one narażone na ingerencję osób nieupoważnionych. W celu zachowania porządku, przedsiębiorca powinien swoją dokumentację segregować chronologicznie i na każdy dokument nanieść odpowiadający mu numer z księgi przychodów i rozchodów. W ten sposób w przypadku wątpliwości odszukanie faktury jest znacznie łatwiejsze.

Jednak co w sytuacji, kiedy z różnych przyczyn konieczne będzie wprowadzenie nowego dokumentu do KPiR i zaburzenie już naniesionej numeracji? Najczęściej okazuje się, że trzeba wtedy dołożyć pominięty wcześniej druk i przenumerować całość raz jeszcze. Warto jednak zwrócić uwagę, że dopuszczalne jest prowadzenie numeracji w KPiR nie tylko w obrębie roku, ale i w skali miesiąca. Decydując się na drugie rozwiązanie, nawet jeśli okaże się, że trzeba dołożyć dokument do okresu sprzed kilku miesięcy, przedsiębiorca będzie miał znacznie mniej pracy numerując ponownie dokumenty tylko z jednego miesiąca.