Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Zmiany przepisów podatkowych nikogo już nie dziwią, stały się normą, a wszyscy jedynie próbują za nimi nadążyć. Wprowadzanie usług online w ostatnim czasie nabrało na sile, coraz więcej spraw można załatwić bez wychodzenia z domu. Kolejna propozycja zmian dotyczy wystawiania e-faktur w formie ustrukturyzowanej. Pojęcie na razie nieco enigmatyczne, ale musimy się z nim zaznajomić, ponieważ już niedługo takie faktury staną się faktem. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie czym jest faktura ustrukturyzowana.

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Jakie mamy obecnie faktury?

Obecnie w obrocie gospodarczym funkcjonują tradycyjne faktury papierowe i faktury elektroniczne. Jeżeli chodzi o faktury elektroniczne, to zasady ich wystawiania i zakres wymaganych danych jest taki sam, jak dla faktur papierowych. Faktura elektroniczna została zdefiniowana w ustawie o VAT, jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, np. pdf czy xml. Pamiętajmy, że obie przesłanki muszą być spełnione łącznie, aby można było uznać, że mamy do czynienia z fakturą elektroniczną. Czyli nie będzie fakturą elektroniczną dokument zeskanowany i przesłany elektronicznie, tylko musi mieć formę elektroniczną (np. pdf) i być przesłany np. pocztą e-mail. Nadrzędną zasadą jest zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej.

Faktura ustrukturyzowana – projekt ustawy

Ministerstwo Finansów zaczęło już procedować wprowadzanie faktury ustrukturyzowanej. Pojawił się projekt zmiany ustawy o podatku VAT, który odnosi się do tego zagadnienia. Faktura ustrukturyzowana będzie stanowiła trzecią możliwość dokumentowania transakcji gospodarczych. Będzie ona stanowiła pewnego rodzaju fakturę elektroniczną, ale będzie wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak będzie wyglądało wystawianie faktur ustrukturyzowanych?

Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych przedsiębiorcy oraz przesyłane do systemu faktur poprzez API. Dlatego konieczne będzie uwierzytelnienie się w KSeF kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym oraz weryfikacja posiadanych uprawnień. Dostęp do takiej faktury będzie również możliwy poprzez podanie określonych danych identyfikujących tę fakturę i określonych elementów tej faktury. Po przesłaniu faktury KSeF nada numer faktury ustrukturyzowanej, nie należy go mylić ze stanowiącym element faktury numerem, o którym jest mowa w ustawie o VAT.

Jeżeli mikroprzedsiębiorca nie będzie korzystał z systemów finansowo-księgowych udostępnianych online, będzie miał dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów, mowa o aplikacji webowej e-Mikrofirma. Faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego, który będzie dostępny na stronie MF.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktura ustrukturyzowana – przywileje dla przedsiębiorcy

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów przedsiębiorca, który będzie wystawiał tylko faktury ustrukturyzowane, będzie posiadał przywilej:

• uzyskania zwrotu podatku VAT w terminie 40 dni po spełnieniu łącznie warunków, o których jest mowa w projekcie ustawy,
• ujmowania korekty faktury w miesiącu wystawienia bez posiadania stosownej dokumentacji,
• posiadania bazy wystawionych faktur,
• braku konieczności wystawiania duplikatów faktur.

Ustawa weszła w życie z dniem 1 października 2021 roku, stosowanie zmienionych przepisów będzie w początkowej fazie dobrowolne, a od 1 lipca 2024 roku już obowiązkowe.