Przepisy regulujące pracę zdalną zaczęły obowiązywać od kwietnia 2023 roku. W ustawie Kodeks pracy dedykowano cały rozdział, w którym omawia się zasady wykonywania pracy zdalnej. W dzisiejszej publikacji napiszemy, które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty.
Idea pracy zdalnej
Praca zdalna jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, najczęściej pod adresem zamieszkania pracownika. Jeśli to będzie inna lokalizacja, to pracodawca musi znać miejsce, gdzie będzie wykonywana praca zdalna. Pracodawca ma określone obowiązki w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Sprawdź nasz materiał na Youtube:
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane.
Dodatkowo pracodawca ma obowiązek m.in.:
pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalne,
pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy
Pracownik może wykorzystywać własne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny lub ryczałt w wysokości ustalonej z pracodawcą
Jak widać przepisy w sposób jednoznaczny wskazują, że pracodawca ma zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia do wykonywania pracy zdalnej, więc zobaczmy, które wydatki można wrzucić bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.
Koszty pracy zdalnej
Kosztami uzyskania przychodów w działalności gospodarczej może być wszystko, co ma związek z prowadzoną działalnością. Koszty są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. To oznacza, że znajdą się tutaj wszystkie koszty, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganymi przychodami. Jedną z kategorii kosztów będą te, które ponosi pracodawca zatrudniający pracowników.
Koszty pracy zdalnej poniesione przez pracodawcę będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, o ile:
mają charakter definitywny i bezzwrotny,
zostały poniesione przez przedsiębiorcę, a nie osobę trzecią,
mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
zostały w sposób właściwy udokumentowane,
nie zostały wymienione w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów podatkowych (art. 23 ustawy PIT)
Które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty?
Chyba nie ma nikt wątpliwości, że wydatki na sprzęt do pracy zdalnej mają pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc nie ma przeszkód, żeby znalazły się w kosztach uzyskania przychodów. O tym, czy zakup znajdzie się w całości w kosztach uzyskania przychodów, czy będzie tym kosztem poprzez cykliczne odpisy amortyzacyjne będzie przede wszystkim decydowała kwota.
Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (ŚTWNiP) o wartości początkowej do 10.000 zł mogą zostać od razu zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
Jeśli zakup ŚTWNiP jest powyżej 10.000 zł, to wówczas przedsiębiorca będzie dokonywał odpisów amortyzacyjnych i one będą kosztem. Chyba że jest to fabrycznie nowy środek trwały o wartości do 100.000 zł i można skorzystać z jednorazowej amortyzacji
Jednak jeśli chodzi o materiały, towary czy urządzenia techniczne wykorzystywane do pracy zdalnej, to najczęściej będziemy mieli do czynienia z zakupami poniżej 10.000 zł, typu: laptop, komputer, drukarka, biurko, krzesło, lampka
Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach nie kwestionują różnego rodzaju wydatków w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przykładowo w jednej z nich sygn. 0111-KDIB1-2.4010.701.2022.6.DP z dnia 03.01.2023 r. jest mowa o kosztach zakupu voucherów, kart podarunkowych lub kart typu prepaid w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że kosztami uzyskania przychodów są również tzw. „koszty pracownicze” ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie. Dyrektor KIS podkreślił również, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.
Kiedy wydatek może być zakwestionowany?
Mało kto pamięta, że w ustawie o podatku dochodowym jest jeszcze jeden zapis mówiący o tym, kiedy wydatek na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa nie będzie stanowił kosztów uzyskania przychodów.
Ważne!
Wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, o ile:
nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej,
służą celom osobistym przedsiębiorcy, pracowników lub innych osób,
bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Czyli chodzi o wydatki o charakterze osobistym
Jednak jeśli chodzi o zakup sprzętu do pracy zdalnej, to nikt nie powinien mieć wątpliwości, że ten zakup ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, nawet jeśli znajduje się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Ponadto przepisy wręcz narzucają na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej. Ustawodawca nie narzuca, w jakiej formie pracodawca wywiązuje się z tego obowiązku. Przedsiębiorca może zakupić i przekazać pracownikowi niezbędne wyposażenie w postaci rzeczowej lub będzie wypłacał ekwiwalent czy ryczałt na zasadach ustalonych w firmie.
Sprzęt do pracy zdalnej – podsumowanie
Formuła pracy zdalnej z założenia dotyczy wykonywania obowiązków służbowych na odległość, z wykorzystaniem dostępnych środków komunikacji z pracodawcą. W dzisiejszej publikacji podjęliśmy temat rozliczania wydatków na zakup sprzętu wykorzystywanego do pracy zdalnej. Przedsiębiorca ma w tym przypadku dowolność, może zakupić sprzęt i przekazać pracownikowi lub wprowadzić zasady wypłaty ryczałtu czy ekwiwalentu za wykorzystanie sprzętu własnego pracownika. Takie regulacje powinny być znane wszystkim pracownikom, którzy realizują zadania służbowe przebywając na pracy zdalnej. Jeśli przedsiębiorca wybierze to pierwsze rozwiązanie, to jak najbardziej będzie mógł taki zakup wrzucić bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny mieć cienia wątpliwości, że taki zakup ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przywołana interpretacja podatkowa potwierdza prawidłowość takiego postępowania. Przedsiębiorca ma do wyboru, taką swobodę daje mu ustawodawca, może zakupić sprzęt i narzędzia pracy lub wypłacać ekwiwalent. Rozliczając koszt podatkowy przedsiębiorca powinien pamiętać, że wydatek musi być właściwie udokumentowany, a przede wszystkim mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy.
Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.
Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.
Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga.
O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
Za święto przypadające w sobotę pracodawca ma obowiązek oddać dzień wolny. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak to się ma do pracowników przebywających na L4.
Niektórzy przedsiębiorcy nie muszą czekać 60 dni na zwrot VAT-u z US. Mogą złożyć wniosek o przyspieszony zwrot w terminie 15 dni. Przeczytaj artykuł i sprawdź, kiedy przysługuje prawo do szybszego zwrotu.
W dzisiejszych czasach sztuczna inteligencja, to dynamicznie rozwijająca się grupa technologii przyczyniająca się do wielu różnych korzyści społeczno-ekonomicznych we wszelkich gałęziach przemysłu i obszarach działalności społecznej. Wobec tego Parlament Europejski w dniu 14 czerwca 2023 r. odbył głosowanie nad aktem regulującym kwestię sztucznej inteligencji w Unii Europejskiej wskutek czego pojawiły się pierwsze unijne regulacje dotyczące sztucznej inteligencji.
Więcej na temat regulacji wynikających z rozporządzenia w sprawie sztucznej inteligencji przeczytasz w niniejszym artykule.
W dzisiejszych czasach pośrednictwo można spotkać praktycznie w każdej dziedzinie naszego życia. Rynek pracy coraz bardziej wypełniany jest przez agencje pracy, których zadaniem jest pośrednictwo pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.
Klauzula informacyjna –
kontakt
telefoniczny marketing
Jeżeli wyrazisz zgodę, zadzwonimy do Ciebie, aby przybliżyć Ci naszą
ofertę. Wyrażoną zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, wysyłając
wiadomość e-mail na adres iod@ifirma.pl. Administratorem Twoich
danych
osobowych będzie IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu przy ul.
Grabiszyńskiej 241G, 53-234 Wrocław. Więcej o tym, jak chronimy
Twoje
dane dowiesz się na stronie: https://www.ifirma.pl/rodo
Małgorzata Jagusiak 
Święto przypadające w sobotę a choroba- czy należy się dzień wolny?
Justyna Czerwińska
Zwrot VAT w terminie 15 dni – zmiany w związku z Slim VAT 3
Akt prawny w sprawie sztucznej inteligencji (AI ACT) – główne założenia
Adrianna Glapiak
Agencja pracy tymczasowej, czyli jak zatrudnić pracownika tymczasowego?
